Uppföljning av rutiner

Att följa upp rutiner är ett sätt att se till att de fungerar i verkligheten och inte bara på pappret. Uppföljning görs lämpligen med hjälp av en arbetsgrupp (revisionsgrupp) med representanter för både arbetsgivare och anställda, till exempel skyddsombud.

Exempel på vad ni kan följa upp:

• Hur antalet stick- och skärskador förändras över tid. Går detta att följa upp i ert skaderapporteringssystem? Kan ni använda statistik från infektionskliniken för att följa upp hur många anställda som behandlats efter stick- eller skärskada? Finns andra system som ger en bra bild av antalet stick- och skärskador?
• Analys av mönstret i skadorna för att hitta tecken på om någon del av organisationen, vissa yrkesgrupper, lokaler, arbetsuppgifter eller utrustning drabbas eller bidrar till skador i större utsträckning. Går det att göra något åt de vanligaste skadorna eller orsakerna kan ni minska antalet skador.
• Om det finns risk för likartade skador i olika delar av verksamheten, är det bra att sprida erfarenheter av skador men också om åtgärder inom organisationen. Att dela erfarenheter innebär ofta en tids- och kostnadsbesparing och bättre kvalitet i verksamheten.

Utöver antalet skador och beroende på vilka rutiner ni har kan ni också följa upp:

• Användning av säkerhetsprodukter är en central del i arbetet för att minska stick- och skärskador. Inköp/förbrukning av olika säkerhetsprodukter jämfört med produkter utan säkerhetsmekanism. Uppföljning centralt och/eller lokalt på avdelningar är ett sätt att följa upp att policy och rutiner följs och att utvecklingen går åt rätt håll.
• Att er uppföljning av stickskador där någon varit utsatt för till exempel Hepatit eller HIV har dokumenterats på det sätt som Arbetsmiljöverket kräver. OBS! Risk för sanktionsavgift på 5 000-50 000 kronor, se AFS 2018:4, § 11.
• Att de som använder vassa instrument har tillgång till en behållare för stickade och skärande avfall och att behållaren är märkt med ”skärande och stickande avfall. OBS! Risk för sanktionsavgift på 15 000-150 000 kronor, se AFS 2018:4, § 15.
• Rutinerna för sticksäkert arbetssätt, exempelvis förbudet mot att sätta tillbaka skyddshylsan (recapping).
• Tecken på eller misstankar om att några särskilda rutiner inte följs.
• Underbemanning eller bristande styrning och ledning inom någon verksamhet. Forskning har visat att sådana faktorer ökar risken för stick- och skärskador.

Använd resultatet av uppföljningen

Uppföljningen i sig har inget värde. Den blir bara värdefull om ni kan använda resultatet för att förbättra rutinerna.

Det kan ni till exempel göra genom att:

• Se över att rutinerna inte är onödigt krångliga eller svåra att tillämpa. De ska vara enkla och anpassade till verksamheten.
• Informera om rutinerna, resultatet av uppföljningen och vikten av att rutinerna följs. Kan ni dessutom informera om att uppföljningar görs återkommande ökar anställdas motivation att följa rutinerna. Uppföljningen blir ett bevis för att ledningen tycker att det är viktigt att rutinerna följs.

Förbättra uppföljningen

För att ytterligare förbättra uppföljningen av inträffade skador kan ni till exempel:

• Kommunicera att det är viktigt och värdefullt att alla skador rapporteras, eftersom det ökar kunskapen och gör det möjligt att förebygga liknande skador. Rapportering bidrar till att utveckla arbetsplatsen och göra den säkrare och arbetet effektivare. Det är dock vanligt att skador och avvikelser inte alltid rapporteras, vilket kan bero på att skadan negligeras, att de anställda är dåligt insatta i hur rapportering görs, inte tycker att de har tid eller att det inte känns meningsfullt eftersom man inte får någon återkoppling om hur informationen om skador används.
• Vara tydliga med att inte skuldbelägga den som skadat sig, utan istället lyfta upp och visa att många olika faktorer bidrar till skadorna.
• Återkoppla till de anställda om vad rapporterna används till och att de leder till åtgärder som ökar säkerheten.
• Bistå med hjälp och stöd om hur uppföljning kan göras om den görs av någon som inte har så stor vana. Stödet kan ges genom att öka kunskapen om varför skador ska följas upp, vilka metoder som kan användas och vilka fallgropar som finns. På så vis kan en bättre analys av orsakerna göras, vilket ger ett bra underlag för åtgärder.

Om ni driver en kampanj för förbättrad rapportering av skador ska ni tänka på att en större andel av skadorna sannolikt kommer att rapporteras. Statistiken visar då att antalet skador ökar, även om de i praktiken minskar. Om uppföljningen görs över en längre period, minskar denna effekt.

Tänk också på att om det är få skador inom en grupp är det naturligt att det blir en större slumpmässig variation i antalet skador när man jämför mellan olika år. Det är viktigt att inte dra alltför långtgående slutsatser av sådana slumpmässiga variationer.

Registrering av skador

För att uppföljningen av rapporterade skador och avvikelser ska bli av god kvalitet krävs det att informationen är relevant och av god kvalitet. Det underlättas av:

• Ett databaserat system där alla anställda kan gå in och göra anmälning och fylla i uppgifter om inträffade skador och avvikelser.
• Ett enda system för alla typer av skador, avvikelser, tillbud och olyckor – oavsett om det rör arbetsmiljö, patientsäkerhet eller annat. Den stora fördelen med ett gemensamt system är att anställda bara behöver lära sig hur detta enda system fungerar.
• Att systemet är anpassat till användaren och att det är enkelt och går snabbt att lämna uppgifter i. Systemet behöver vara lätt att förstå, så att man inte behöver be om hjälp när man ska registrera en händelse.
• För att det ska vara enkelt att analysera bör basfakta registreras, exempelvis vilken typ av händelse det handlar om (patientsäkerhet, arbetsmiljö, yttre miljö) och andra basfakta om händelsen. Då blir det enkelt att sammanställa likartade händelser.

Om ni vill förbättra ert system för skaderapportering kan ni jämföra ert system med exempelvis andra landstings. Ni kan också följa upp de skador som anmälts och fråga användarna av systemet hur de tycker att systemet fungerat och hur det kan förbättras.