Hur hanterar ni risker och olyckor på din arbetsplats? Rapportera alla avvikelser systematiskt så blir arbetsplatsen tryggare och säkrare. Använd IA-systemet – ett digitalt system. Här är en steg-för-steg-guide. Och fem fördelar.
IA-systemet är en digital plattform som hjälper er att upptäcka och förebygga risker i arbetsmiljön. Afa Försäkring tillhandahåller IA-systemet kostnadsfritt för alla organisationer med kollektivavtalad försäkring, vilket gäller kommun- och regionsektorn. I kommuner kallas det KIA-systemet.
Genom att rapportera och följa upp incidenter får ni en tydlig översikt och kan åtgärda. Här är fem steg för att använda IA-systemet och förbättra säkerheten och hälsan på arbetsplatsen.
1. Kom i gång med IA-systemet
Använder ni redan IA-systemet? Grattis! Hoppa vidare i texten. Annars: hoppa in i nästa direktsända presentation av IA-systemet. Hålls varannan vecka ungefär och kräver ingen föranmälan. De öppna Teamssändningarna visar hur systemet fungerar och man kan ställa frågor.
2. Skaffa testkonto
Prata ihop er i samverkan om att införa IA-systemet. Ni kan införa det i en del av verksamheten eller överallt på en gång. Mejla sedan [email protected] för att få tillgång till ett testkonto och kom-igång-guider för att prova IA-systemet. När ni sedan signerar avtal blir kontot permanent.
3. Utbilda superanvändare
Den eller de hos er som ska administrera IA-systemet får utbildning och kan sedan lotsa chefer och skyddsombud vidare i systemet. Det finns både grundutbildning och fortsättningsutbildning, digital eller fysisk. Afa Försäkring kallar dem som ska bygga upp, anpassa och hantera systemet i den egna verksamheten för superanvändare. Sedan 2025 finns dessutom en digital chefsutbildning i IA-systemet, som även passar skyddsombud.
4. Informera och börja rapportera
Se till att alla hos er känner till IA-systemet och hur man rapporterar. Använd exempelvis intranätet och arbetsplatsträffar för att informera om hur man gör och varför det är viktigt. Det går alltid att rapportera anonymt.
5. Utnyttja hela IA-systemet
IA-systemet handlar inte bara om att rapportera incidenter. Ni kan använda systemet till mycket mer i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Här är IA-systemets huvuddelar:
Händelsehantering. Rapportera direkt i en app eller på webben. Det kan handla om olycksfall, tillbud, risk, arbetssjukdom och kränkning men även avvikelser i säkerhet, miljö och kvalitet samt förbättringsförslag. Ärendet följer sedan ett bestämt flöde i systemet.
Riskhantering. IA-systemet innehåller flera typer av checklistor, exempelvis arbetsmiljörond, brandskyddsrond, skyddsrond, personlig checklista och riskanalys. Skapa en mall direkt i systemet eller använd färdiga som andra delat med sig av. Suntarbetslivs checklistor finns numera uppladdade i IA-systemet.
Handlingsplan och rapporter. Få en samlad bild över alla händelser och riskhanteringar. Ta fram rapporter för hela eller delar av organisationen. Filtrera t ex utifrån skadetyp eller plats. Eller se var ni är extra bra på att förebygga skador!
I systemet finns även en guideportal med snabb tillgång till stöd, tips och fördjupning.
IA-systemet i välfärden
190 av Sveriges 290 kommuner använder KIA-systemet. Det berättar Kajsa Linderborg, gruppchef på IA-avdelningen hos Afa Försäkring.
– Kommunerna har ju tusen olika verksamheter med många olika risker. Det är spännande att försöka bygga ett system som kan stödja hantering av alla dessa olika risker, så väl fysiska som psykosociala.
Av regionerna är det 5 av 21 stycken som använder IA-systemet. Sjukvården arbetar mycket med och har särskilda system för patientrelaterade händelser. Det tror Kajsa Linderborg kan bidra till att det varit lite mer trögt att få i gång användning där.
Hur får man alla på en arbetsplats att använda IA-systemet, när man infört det?
– Bäst användning blir det när ledningen är dedikerad i att skapa en bra arbetsmiljö, man är intresserad av det som rapporteras in och av statistiken och efterfrågar den för att kunna följa upp. Vi kan aldrig börja underifrån.
Finns det risk för överrapportering?
– Det är en farhåga som många har men vi har inte fått de indikationerna. Till en början kan folk börja rapportera att ingen har plockat ur diskmaskinen och att man därför inte trivs. Men det brukar lägga sig ganska fort. Man behöver prata om varför man gör det här.
Fokus är på risker och tillbud i IA-systemet. Samtidigt är friskfaktorer viktiga för arbetsmiljön. Hur ser ni på det och finns det planer på att få med det perspektivet i systemet?
– Genom att använda IA-systemet löser man friskfaktorn ”Systematiskt arbetsmiljöarbete i vardagen”. Leder ett utvecklat systematiskt arbetsmiljöarbete till ett ökat välbefinnande? Kanske skulle man kunna hantera även sådant, som organisation, i appen.
Visste du att...
…IA står för Information om Arbetsmiljö. Systemet lanserades 1997.
- 5 100 organisationer med 1,7 miljoner anställda i ett 40-tal branscher använder IA-systemet.
- Systemet branschanpassas och kallas lite olika beroende på bransch, som KIA-systemet för kommunerna, men grunden är IA-systemet.
- Under 2024 rapporterades totalt mer än 2 800 000 händelser och riskhanteringar i systemet, vilket var en ökning med över 20 procent från 2023.
- Branscher med flest användare är teknikföretag och livsmedelsbranschen. Kommuner kommer på femte plats.
