Med informationssystemet för arbetsmiljö i kommunerna, Kia, får man lättare överblick över skador, tillbud och incidenter och kan se mönster och hitta lösningar, berättar Jennie Bergendorff i Vallentuna, som använt systemet sedan 2013.
Alla anställda kan själva direkt anmäla arbetsmiljöproblem in i systemet, via dator, mobil eller surfplatta. Med de mobila enheterna kan de också direkt ta en bild av det som de anmäler.
De väljer mellan fyra typer av anmälan:
- AJ för personskada
- OJ för tillbud
- AHA för observerad risk
- ASCH för egendomsskada (exempelvis klotter, skadegörelse)
Varje anmälan går per e-post vidare till skyddsombud och berörd chef. Och såväl anmälarna som de ansvariga kan sen följa ärendet i systemet. De ser vilka som fått ansvaret för det, vilket beslut om åtgärd som de fattar, och hur de följer upp det. Med en knapptryckning kan de få fram liknande händelser inom den egna verksamheten och hos andra i samma bransch.
Bättre möjligheter att arbeta förebyggande
– I Vallentuna har vi i stort sett lyckats med att rensa upp bland det otal metoder och rutiner som tidigare funnits när det gäller rapportering av risker, tillbud och olyckor. Det finns inte längre samma risk för att papperslappar försvinner eller glöms bort på en hylla, förklarar Jennie Bergendorff, en av de arbetsmiljöansvariga på personalavdelningen.
de får nu allt bättre möjligheter att arbeta förebyggande
Hon förklarar att de nu får allt bättre möjligheter att arbeta förebyggande, eftersom de får en samlad bild av olyckor, tillbud och risker på kommunens arbetsplatser.
– Det blir lättare att ta fram handlingsplaner och checklistor med hjälp av det underlag vi får fram med Kia. Systemet tydliggör också vilka det är som har arbetsmiljöansvaret inom olika områden.
Fler rapporter om risker och tillbud
Rapporteringen av skador och tillbud var redan tidigare ”hyfsad”, säger Jennie Bergendorff. Men de ser efter första dryga året att det blivit många fler rapport om risker (AHA), och även tillbud (OJ). Som exempel på risker som tidigare i högre grad förblev orapporterade, tar hon att man vid skolor ser backande bilar på gatan utanför, eller vid en förskola varje måndagsmorgon hittar en massa fimpar på gården, eller hotfulla personer inom vården.
Hur mycket man använder Kia varierar mellan olika verksamheter och arbetsplatser – och hur användningen ser ut. På fastighetssidan talar man om nolltolerans när det gäller olyckor. En viktig fråga är då att alla följer reglerna om att bära hjälm.
– En fördel är att det går att anmäla risker anonymt. Den som exempelvis förgäves har tjatat om hjälmreglerna kan anmäla avvikelser utan att framträda själv, berättar hon. På så vis blir det synliggjort och dokumenterat. Men än så länge har vi inte fått så många anonyma anmälningar. I en del fall kan det förstås också bli svårare att utreda en arbetsmiljöfråga, till exempel om det handlar om den psykosociala miljön.
Bättre överblick över hot och våld
Inom den sociala sektorn siktade de in sig på äldreomsorgen som tidiga användare:
– Där har de flest olyckor och tillbud och de hörde redan till de bästa att rapportera. Det finns rutiner för att exempelvis anmäla våld och hot. Men genom Kia har de fått en bättre överblick.
Inom sociala sektorn som helhet har de varit vana vid att följa upp händelser som drabbar brukare och kunder och det har de haft nytta av när de med Kia stod inför att bli bättre på att rapportera arbetsmiljöproblem. Där har det varit lättare, än inom administrativt arbete.
– På de arbetsplatserna handlar det om psykosocial arbetsmiljö och stress, som har med belastning och otydligt ledarskap att göra, men där tror vi att det finns en underrapportering, säger Jennie Bergendorff.
I skolans värld rör anmälningarna oftare elevernas förhållanden än lärarnas egna – även om allt förstås hänger samman.
Förklara nyttan och motivera
Redan under den första försöksperioden såg Jennie Bergendorff att deras största utmaning gällde att få människor att känna att det är meningsfullt och motiverat att rapportera saker de ser. Och hon berättar att hon har ägnat mycket tid det första året till att vara ute bland medarbetare och chefer för att uppmuntra dem att använda systemet.
En del har varit skeptiska och oroat sig för att det ska ta för mycket tid och energi från verksamheten. Det gäller att kunna förklara nyttan för var och en, för att motivera att man kommer igång, konstaterar hon.
– Vi har hjälp av att ledningen i kommunen tydligt står bakom målen för att öka användningen av Kia under 2014. Och vi ska införa ”Kia-controllers” som följer upp hur det ser ut på olika arbetsplatser och att cheferna tar hand om anmälningarna och ser till att vidta åtgärder.
FAKTA/ IA – informationssystem om arbetsmiljö
Det första informationssystemet om arbetsmiljö (IA) utvecklade AFA Försäkring tillsammans med pappersindustrin redan 1997. Det var en lösning som förutsatte att man skickade resultat per post, med disketter. År 2005 kom det nuvarande internetbaserade grundsystemet, som är lättare att arbeta med.
Från början handlade händelserapporterna enbart om arbetsmiljön. Men idag kan man med de olika IA-systemen även stödja rapportering av många slag av avvikelser, när det gäller miljön, kvalitet och förbättringsförslag, produktionsutrustningen, brand och annat. Man kan koppla systemet direkt till arbete med riskanalys och skyddsrond.
AFA Försäkring tillhandahåller systemen för de olika branscherna, och även utbildning, utan kostnad. För AFA Försäkring, som för parternas räkning hanterar de kollektivavtalade sjuk- och arbetsskadeförsäkringarna, är syftet med satsningen att minska antalet skador i arbetslivet.
Idag hör pappersindustrin till de flitigaste användarna, där finns systemet (som där heter Pia) på så gott som alla fabriker. Systemet används också mycket på framförallt större företag inom gruvor (Gria) och metall– och stålindustri (Mia). Inom teknikföretagen finns också många användare av branschens system, Tia, inom storföretag som SKF, ABB, Atlas Copco och Volvo, som är så stora att arbetsplatserna ofta nöjer sig med jämförelser inom den egna koncernen. Men i branschens småföretag är det inte lika vanligt.
Detta gäller även i branscher som livsmedel (med Lia), liksom i branscher där småföretag är vanliga, som träindustri och sågverk (Wia), skogsindustri (Skia) och grafisk industri (Fia).
Andra branscher som fått sina egna system: transport (Tria), energibranschen (Enia), bygg (Bia), handeln (Hia), sågverksindustrin (Sia), djur- och nöjesparker (Dia), elinstallationsföretag (Elia), bevakningsföretag (Gia), innovations- och kemiindustrin (Ikeamia), räddningstjänster (Ria).