Olyckor och nästan-olyckor - viktigt att hålla koll på. Med parternas eget system för incidentrapportering blir det enklare. I kommunerna heter systemet KIA.

Foto: Mats Utbult

Kia-systemet ger överblick över aj, oj, aha och asch

Med informationssystemet för arbetsmiljö i kommunerna, Kia får man lättare överblick över skador, tillbud och incidenter, se mönster och hitta lösningar, berättar Jennie Bergendorff i Vallentuna, som använt systemet sedan 2013.

Alla anställda kan själva direkt anmäla arbetsmiljöproblem in i systemet, via dator, mobil eller surfplatta. Med de mobila enheterna kan de också direkt ta en bild av det som de anmäler.

De väljer mellan fyra typer av anmälan:

  • AJ för personskada
  • OJ för tillbud
  • AHA för observerad risk
  • ASCH för egendomsskada (exempelvis klotter, skadegörelse)

 

Varje anmälan går vidare, per e-post, till skyddsombud och berörd chef. Och såväl anmälarna som de ansvariga kan sen följa ärendet i systemet. De ser vilka som fått ansvaret för det, vilket beslut om åtgärd som de fattar, och hur de följer upp det. Med en knapptryckning kan de få fram liknande händelser inom den egna verksamheten och hos andra i samma bransch.

Bättre möjligheter att arbeta förebyggande

–  I Vallentuna har vi i stort sett lyckats med att rensa upp bland det otal metoder och rutiner som tidigare funnits när det gäller rapportering av risker, tillbud och olyckor. Det finns inte längre samma risk för att papperslappar försvinner eller glöms bort på en hylla, förklarar Jennie Bergendorff,  en av de arbetsmiljöansvariga på personalavdelningen.

de får nu allt bättre möjligheter att arbeta förebyggande

Hon förklarar att de nu får allt bättre möjligheter att arbeta förebyggande, eftersom de får en bättre samlad bild av olyckor, tillbud och risker på kommunens arbetsplatser.

– Det blir lättare att ta fram handlingsplaner och checklistor med hjälp av det underlag vi får fram med Kia. Systemet tydliggör också vilka det är som har arbetsmiljöansvaret inom olika områden.

Fler rapporter om risker och tillbud

Rapporteringen av skador och tillbud var redan tidigare ”hyfsad”, säger Jennie Bergendorff. Men de ser efter första dryga året att det blivit många fler rapport om risker (AHA), och även tillbud (OJ). Som exempel på risker som tidigare i högre grad blev orapporterade, tar hon  att man vid  skolor skolor ser backande bilar på gatan utanför, eller vid en förskola varje måndagsmorgon hittar en massa fimpar på gården, eller hotfulla personer inom vården.

Hur mycket man använder Kia varierar mellan olika verksamheter och arbetsplatser – och hur användningen ser ut. På fastighetssidan talar man om nolltolerans när det gäller olyckor. En viktig fråga är då att alla följer reglerna om att bära hjälm.

– En fördel är att det går att anmäla risker anonymt. Den som exempelvis förgäves har tjatat om hjälmreglerna kan anmäla avvikelser utan att framträda själv, berättar hon. På så vis blir det synliggjort och dokumenterat. Men än så länge har vi inte fått så många anonyma anmälningar. I en del fall kan förstås också bli svårare att utreda en arbetsmiljöfråga, till exempel om det handlar om den psykosociala miljön.

Bättre överblick över hot och våld

Inom den sociala sektorn siktade de in sig på äldreomsorgen som tidiga användare:

– Där har de flest olyckor och tillbud och de hörde redan till de bästa att rapportera. Det finns rutiner för att exempelvis anmäla våld och hot. Men genom Kia har de fått en bättre överblick.

Inom sociala sektorn som helhet har de varit vana vid att följa  upp händelser som drabbar brukare och kunder och det har de haft nytta av när de med Kia stod inför att bli bättre på att rapportera arbetsmiljöproblem. Där har det varit lättare, än inom administrativt arbete.

– På de arbetsplatserna handlar det om psykosocial arbetsmiljö och stress, som har med belastning och otydligt ledarskap att göra, men där tror vi att det finns en underrapportering, säger Jennie Bergendorff.

I skolans värld rör anmälningarna oftare elevernas förhållanden än lärarnas egna – även om allt förstås hänger samman.

Förklara nyttan och motivera

Redan under den första försöksperioden såg Jennie Bergendorff att deras största utmaning gällde att få människor att känna att det är meningsfullt och motiverat att rapportera saker de ser. Och hon berättar att hon har ägnat  mycket tid det första året till att vara ute bland medarbetare och chefer för att uppmuntra dem att använda systemet.

En del har varit skeptiska och oroat sig för att det ska ta för mycket tid och energi från verksamheten. Det gäller att kunna förklara nyttan för var och en, för att motivera att man kommer igång, konstaterar hon.

– Vi har hjälp av att ledningen i kommunen tydligt står bakom målen för att öka användningen av Kia under 2014. Och vi ska införa ”Kia-controllers” som följer upp hur det ser ut på olika arbetsplatser och att cheferna tar hand om anmälningarna och ser till att vidta åtgärder.

FAKTA/ IA – informationssystem om arbetsmiljö

Det första informationssystemet om arbetsmiljö (IA) utvecklade AFA Försäkring tillsammans med pappersindustrin redan 1997. Det var en lösning som förutsatte att man skickade resultat per post, med disketter. År 2005 kom det nuvarande internetbaserade grundsystemet, som är lättare att arbeta med.

Från början handlade händelserapporterna enbart om arbetsmiljön. Men idag kan man med de olika IA-systemen även stödja rapportering av många slag av avvikelser, när det gäller miljön, kvalitet och förbättringsförslag, produktionsutrustningen, brand och annat. Man kan koppla systemet direkt till arbete med riskanalys och skyddsrond.

AFA Försäkring tillhandahåller systemen för de olika branscherna, och även utbildning, utan kostnad. För AFA Försäkring, som för parternas räkning hanterar de kollektivavtalade sjuk- och arbetsskadeförsäkringarna, är syftet med satsningen att minska antalet skador i arbetslivet.

Idag hör pappersindustrin till de flitigaste användarna, där finns systemet (som där heter Pia) på så gott som alla fabriker. Systemet används också mycket på framförallt större företag inom gruvor (Gria) och metall– och stålindustri (Mia). Inom teknikföretagen finns också många användare av branschens system, Tia, inom storföretag som SKF, ABB, Atlas Copco och Volvo, som är så stora att arbetsplatserna ofta nöjer sig med jämförelser inom den egna koncernen. Men i branschens småföretag är det inte lika vanligt.

Detta gäller även i branscher som livsmedel (med Lia), liksom i branscher där småföretag är vanliga, som träindustri och sågverk (Wia), skogsindustri (Skia) och grafisk industri (Fia).

Andra branscher som fått sina egna system: transport (Tria), energibranschen (Enia), bygg (Bia), handeln (Hia), sågverksindustrin (Sia), djur- och nöjesparker (Dia), elinstallationsföretag (Elia), bevakningsföretag (Gia), innovations- och kemiindustrin (Ikeamia), räddningstjänster (Ria).

Inlägg taggat med:

Riskbedömningar
Tillbud
KIA-system
Text: Mats Utbult, 23 april 2014

Senaste artiklar

Samverkan gav svalare somrar på boenden

När fem äldreboenden i Vänersborg skulle byggas om, involverades personalen i processen redan från början – långt innan byggstart. Det har lett till mindre stress, sänkta sjuktal och behagligare inomhustemperaturer…

Så tog Region Skåne fram sin handlingsplan

Som en följd av coronaviruset har Region Skåne tagit fram en handlingsplan för att bedöma risker i arbetsmiljön. Arbetet tog bara några veckor. De flesta punkter i planen handlar om…

Reflektionsstöd svetsar samman gruppen

Fyra korta reflektionsfrågor, i början och slutet av varje arbetspass. Det är en metod som används i Region Östergötland för att skapa tydlighet, lyfta svåra frågor och svetsa samman vårdlag.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Handbok för återhämtning

Pressad vårdpersonal behöver återhämtning för att orka. Även små förändringar i rätt riktning är viktiga. Nu har forskare skrivit en...