– Ett otydligt arbetsinnehåll är en grogrund för konflikter och påverkar verksamhetens resultat, säger Ulrich Stoetzer, Arbetsmiljöverket.

Foto: Mats Utbult

Lättare att göra rätt med nya krav på arbetsmiljön

Med tydligare krav om arbetsbelastning, arbetstidsförläggning och kränkande särbehandling blir det lättare att göra rätt. Det säger Ulrich Stoetzer, Arbetsmiljöverket, som reser runt och håller föredrag om verkets nya föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA).

Ulrich Stoetzer menar att föreskrifterna (går att hämta här) ger ett stöd till arbetsgivare och anställda när det gäller vad man ska sätta fokus på.  (För definition och beskrivning paragraf för paragraf – läs tidigare artikel: ”Nya krav på god organisatorisk och social arbetsmiljö”.).

Föreskrifterna förtydligar vad man ska göra i sitt ordinarie systematiska arbetsmiljöarbete, när det gäller frågor inom organisatorisk och social arbetsmiljö.

– Det stärker rättssäkerheten och det blir lättare att göra rätt. Vi får samma språk när vi kommer och inspekterar.

De tre huvudområdena inom föreskrifterna är arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling (exempelvis mobbning). Ulrich Stoetzer förklarar att Arbetsmiljöverket har utgått från det som forskningen kommit fram när, det gäller vilka faktorer som bidrar till ohälsa. Dessa finns sammanfattade en rapport från Statens beredning för medicinsk utvärdering SBU: allt från höga krav och små möjligheter att påverka, till konflikter eller mobbning och skiftarbete.

Det finns individuella skillnader när det gäller alla hälsorisker på en arbetsplats

De flesta av faktorerna återfinner man i föreskrifterna. Undantagna är de som handlar om belöning och osäkerhet i anställningen, eftersom dessa ligger utanför det som arbetsmiljölagen reglerar.

Minska riskerna för alla

”Det här är ju så individuellt.” Det är en invändning som man ofta hör när man talar om dessa frågor. Men Ulrich Stoetzer påpekar att det finns individuella skillnader när det gäller alla hälsorisker på en arbetsplats, beroende exempelvis på sådant som muskelstyrka och känslighet för temperatur eller olika ämnen.

Arbetsmiljöverket har valt att inte tala om psykosocial arbetsmiljö, det begrepp som hittills varit det vanliga.

– Psykosocialt – då kan man tror att det är någonting som sker inom individen. Men vi har valt att lyfta frågorna till arbetsplatsen, gruppen och de funktioner som de berörda har, säger Ulrich Stoetzer. Vi strävar efter att lyfta fram det allmänna. Man ska minska riskerna för alla på en arbetsplats. För att göra det behöver man först kartlägga vilka risker som finns och sedan ta itu med vad man ska göra åt dem – precis som i det systematiska arbetsmiljöarbetet med andra risker.

Brister i organisatorisk och social arbetsmiljö får följder som drabbar såväl individ och verksamhet som samhället i stort, konstaterar Ulrich Stoetzer. Det handlar om ökad risk för sömnstörningar, hjärt- och kärlsjukdomar, ryggproblem och depression. Men brister i arbetsmiljön kan också bidra till att arbetstagare tar risker som leder till olyckor.

Även om man inte blir sjuk så ökar risken för stressreaktioner, som påverkar sådant som koncentration, minne, problemlösning och beslutsfattande. Detta är i sin tur negativt för verksamhetens resultat.

Väga jämnt mellan krav och resurser

För att förklara vad Arbetsmiljöverket menar med sina krav på att motverka ”ohälsosam arbetsbelastning” visar Ulrich Stoetzer en bild av en våg, där krav och resurser ligger i varsin vågskål. Kraven handlar om arbetsmängd, tid, svårighetsgrad, emotionell påfrestning, kognitiv belastning. Resurser handlar om metoder, redskap, kunskap, bemanning, socialt stöd, möjligheter till kontroll i arbetet, och till återhämtning.

Flertalet krav är självklara för alla, men två kräver lite förklaring.

Emotionell, eller känslomässig, påfrestning – det upplever många som jobbar med människor och ”använder sig själv som instrument”, som i vård, omsorg och skola.

Kognitiv belastning handlar om ansträngningar för hjärnan, i samband med att hantera information i olika former. Och när det gäller detta har arbetet förändrats inom många områden de senaste 20–30 åren, konstaterar han.

Resurserna är inte heller några konstigheter i sig, men utmaningen är att ta reda på hur man ska anpassa dem till kraven. Är kraven höga kan ökad bemanning ofta hjälpa. Men det är inte alltid möjligt att öka bemanningen. Då gäller det att titta desto mer på exempelvis arbetsmetoder och kunskaper. Ulrich Stoetzer lyfter särskilt fram det sociala stödet från chefer och kollegor:

– När man jobbar hårt är det viktigt att vi tillsammans kan reflektera och lära. Det kan bland annat handla om att få klart för sig att det man gör är tillräckligt bra, säger han. Det är också viktigt att man kan påverka sin egen arbetssituation och har förutsättningar för att hantera nya problem. Finns det utrymme för att ta egna beslut?

De flesta vill vara duktiga

– Alla är vi nog i obalans på arbetsplatser där det ibland är så att kraven tynger ner och inte vägs upp av resurser, säger Ulrich Stoetzer. Det kan inte vara balans varje dag. Men om obalansen pågår under lång tid och återkommer hela tiden, gäller det att ha antennerna uppe och göra något åt det, säger han.

Vad händer då om det blir obalans? Han anser att ur hälsosynpunkt borde det första vara att de anställda sänker kvaliteten – men det sker inte så ofta:

– Det vanligaste är nog istället att man jobbar hårdare, och hoppar över raster och lunchpaus. De flesta är samvetsgranna, vill vara duktiga och försöka lösa situationen. Men på sikt kan det här leda till ohälsa.

Obalansen mellan krav och resurser kan också göra att människor tar större risker, till exempel genom att inte använda säkerhets- och förflyttningsutrustning, eller ta hjälp av en arbetskamrat vid ett tungt moment.

Ulrich Stoetzer presenterar en checklista med tecken och signaler om ohälsosam arbetsbelastning, som han menar att chefer och skyddsombud bör vara uppmärksamma på när de kartlägger risker:

  • Låg kvalitet på arbetsresultatet
  • Bristande motivation, nedstämd, mer lättirriterad
  • Sämre förmåga att koncentrera sig. Mer glömsk. Svårare att komma igång och ta initiativ, och att fatta beslut.
  • Konflikter, svårigheter att samarbeta, kränkningar.
  • Värk, sömnbesvär, mag-tarmbesvär
  • Sjukskrivningar, sjuknärvaro, hög personalomsättning
  • Olyckstillbud

– Den vanligaste reaktionen på stress är nog att man slutar, om man kan. Det är en frisk reaktion. Men med en hög personalomsättning uppstår det en nedgående spiral. Det gäller att bryta en sådan trend, exempelvis på en skola där lärare inte vill vara kvar.

Känna till förväntningar

När chefen, i samarbete med de anställda och deras fackliga företrädare och skyddsombud, kommit fram till lösningar som möjliggör en bra balans, är nästa utmaning att se till att alla på arbetsplatsen känner till detta och använder sig av lösningarna. Ulrich Stoetzer framhåller att det är viktigt att arbetsgivaren klargör vad som gäller – i dialog med anställda:  Vem ska göra vad? Vilket resultat ska vi uppnå – och på vilka sätt? När tiden inte räcker – hur ska man prioritera?

– Ett otydligt arbetsinnehåll är en grogrund för konflikter och påverkar verksamhetens resultat, säger han.

Han beskriver hur tre kollegor, som inte känner till arbetsgivarens förväntningar, kan göra helt olika arbetsinsatser: för lite, för mycket – och rätt och lagom.

I föreskrifterna lyfter Arbetsmiljöverket upp särskilt psykiskt påfrestande arbeten som en orsak till ohälsosam arbetsbelastning. Ulrich Stoetzer tar som exempel hur många anställda i socialtjänst och hemtjänst möter etiska dilemman i sin vardag. Det gör också chefer, exempelvis när de måste bestämma vilka anställda som måste gå, i samband med en nedskärning.

– Alla med psykiskt påfrestande arbeten behöver stöd i form av professionell handledning, information och utbildning. Stöd är mer än att få en uppmuntrande klapp i korridoren. De berörda behöver bli avlastade och få sitta ner tillsammans. Det måste finnas rutiner för att hantera krävande situationer.

Arbetstider för återhämtning och sömn

Får människor för lite återhämtning och sömn, påverkar det deras koncentration och omdöme och risken ökar för felhandlingar och olyckor. Och hur man förlägger arbetstiden påverkar återhämtning och sömn på tre sätt, förklarar Ulrich Stoetzer:

  • Hur länge man arbetar
  • Vilken tid på dygnet som man arbetar
  • Ledigheten mellan arbetspass

Arbetsgivaren ska motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa (här ingår faktiskt hjärt-kärlsjukdomar, stroke och cancer). Det handlar såväl om att undvika riskabel arbetstidsförläggning och att minimera risken, när exempelvis nattarbete är oundvikligt. Ulrich Stoetzer förklarar att det kan handla om att se över raster och pauser, så att man får en återhämtning under passet, och att om möjligt flytta riskabla jobb från natt till dag.

– Arbetsgivaren måste också erbjuda medicinska kontroller till anställda som arbetar skift, för att upptäcka tidiga tecken på hälsoproblem, säger Ulrich Stoetzer.

Det är viktigt att man verkligen är ledig mellan arbetspassen. En faktor är då att ledigheten inte får vara för kort, så att man bara hinner sova. Därför är det bäst så kallade medurs-scheman, det vill säga att ett pass följs av ett som startar senare på dygnet: dagpass>kvällspass>nattpass. Man ska inte ha rygg-mot-ryggscheman: kvällspass>dagpass.

För att främja verklig återhämtning är det ofta bra att begränsa kontakter med jobbet på ledig tid, exempelvis genom e-post och sms.

Motverka kränkande särbehandling

En anställd blir förnedrad i ord eller handling, och annorlunda behandlad – detta kännetecknar kränkande särbehandling, enligt Ulrich Stoetzer. Med fyra O beskriver han hur den drabbade upplever det:

  • Obehagligt
  • Olustigt
  • Obegripligt
  • Orättvist

Den nya föreskriften kräver att arbetsgivarna tydligt ska klargöra att man inte accepterar kränkande särbehandling på arbetsplatsen, och motverka de förhållanden i arbetsmiljö som kan ge upphov till det. De måste också ha tydliga rutiner för vad man ska göra, om kränkande särbehandling ändå inträffar:

  • Vem tar emot information?
  • Vad händer med informationen?
  • Vad ska mottagaren göra?
  • Hur kan de som är utsatta snabbt få hjälp?

– Vi kräver inte specifikt att arbetsgivare utreder om eller hur kränkande särbehandling har skett. Men det finns ju krav i föreskriften om det systematiska arbetsmiljöarbetet som säger att om ohälsa uppstår ska man utreda och åtgärda risker, säger han.

Någonting som är nytt, jämfört med tidigare föreskrift om kränkande särbehandling, är att det inte finns krav om att det ska vara upprepande handlingar. Det kan räcka med en enda handling idag, då man kan skada en medmänniska för lång tid genom en enda gång publicera något förnedrande via Facebook, Twitter, Instagram eller e-postutskick på arbetsplatsen.

Krav på kunskaper och mål

Arbetsmiljöverket kräver också att det finns tillräckliga kunskaper för att arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger såväl ohälsosam arbetsbelastning som kränkande särbehandling.

– Men det gäller också att se till att man kan omsätta dessa kunskaper i praktiken, förklarar Ulrich Stoetzer.

Föreskriften kräver också att parterna på arbetsplatsen tillsammans sätter upp mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, som man kan haka på den allmänna arbetsmiljöpolicyn, om man redan har en sådan. Och det gäller att förankra målen i högsta ledningen, och i alla delar av organisationen.

De mål som man ska ta fram ska handla såväl om att främja hälsa som att motverka ohälsa. Detta innebär att det alltså inte bara handlar om att förebygga risker, utan också att höja ambitionerna till att skapa förutsättningar för ett hälsofrämjande arbete.

När man utifrån målen skriver handlingsplaner inom de olika områdena, måste de vara konkreta så att det tydligt framgår vad det är som man ska göra.

– Vi utbildar nu våra inspektörer om den nya föreskriften. Men vi har inte resurser för att öka antalet inspektioner och vi förbereder inte heller någon särskild inspektionskampanj. Det här kommer vara ett långt, ständigt pågående arbete, säger Ulrich Stoetzer.

På Arbetsmiljöverkets hemsida finns mer information, bland annat frågor och svar om kraven på organisatorisk och social arbetsmiljö. Under våren kommer verket med en vägledning om vad man ska göra på arbetsplatserna. Men hur man ska göra det överlåter Arbetsmiljöverket till parterna, och till parternas gemensamma arbetsmiljöorganisationer.

En första checklista

Ulrich Stoetzer sammanfattar här vad man ska göra på arbetsplatsen i en första, enkel checklista.

På arbetsplatsen ska man:

1. Anpassa resurserna till kraven i arbetet (eller vice versa).

2. Klargöra arbetets innehåll:

  • Vad som görs, vad som ska göras och vem som ska göra vad.
  • Kvantitet (hur mycket) och kvalitet (tillräckligt bra)
  • Arbetsgång/metod
  • Prioriteringsprinciper

3. Identifiera psykisk påfrestning.

4. Bedöma risker kopplade till arbetstid.

5. Förebygga kränkande särbehandling.

6. Ha rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras.

  • Vem tar emot informationern
  • Vad mottagaren ska göra
  • Hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp

7. Se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ovanstående.

8. Komplettera arbetsmiljpolicyn med mål för organisatorisk och social arbetsmiljö.

Text: Mats Utbult, 12 januari 2016

Senaste artiklar

Så vässade Hässleholm sin samverkan

I Hässleholms kommun har arbetsgivare och fack utvecklat sin samverkan. Konkreta mallar för möten och stödmaterial för arbetsplatsträffar är några resultat av arbetet. Arbetsmiljön är mera i fokus nu, anser…

4 Ess sänkte sjukskrivningstalen i Småland

Samverkansmöten tidigt i sjukskrivningsprocessen och arbetsmiljöutbildningar för chefer. Det är två viktiga delar i metoden 4 Ess, som har lett till drastiskt sänkta sjukskrivningstal i tre småländska kommuner. 4 Ess…

Digitaliseringscoacher löser vardagsproblem

Appar till tvättstugelås, matbeställningar online och digitala levnadsberättelser på äldreboenden. Det är några projekt som har lanserats och testats, sedan Kungsbacka utsåg nio medarbetare till digitaliseringscoacher. I Kungsbacka kommun har…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Kunskapsöversikter

Konsten att hitta rätt kunskap

Det sker mycket forskning inom arbetsmiljöområdet, och mycket av slutsatserna samlas i kunskapsöversikter. Men det gäller att vara på tårna...