Korrekt introduktion av nyanställda kan minska stress, stärka yrkesrollen och få fler att stanna kvar. Men många arbetsplatser gör inte riktigt rätt. Lär er lyckas med onboarding i välfärdssektorn – med våra 9 tips.
Onboarding av nya medarbetare handlar om mycket mer än att säga hej och välkommen och visa runt. Särskilt för nyexaminerade är introduktionen till arbetslivet viktig. Forskning visar att det tar tre månader för en nyanställd att etablera sig på arbetsplatsen. Viktiga moment i den processen är, enligt forskningen, hjälp att prioritera, reflektion över yrkesrollen och tid för social integration.
Arbetsgivare missar chansen
Men en ny undersökning visar att många arbetsgivare missar chansen att ge nyexaminerade en bra start. De nyanställda får inte den onboarding som forskningen visar är lyckosam för såväl individen som arbetsplatsen och arbetsgivaren.
Undersökningen bygger på en enkätstudie med drygt 500 nyexaminerade från högskolestudier som varit yrkesverksamma i minst tre månader – 61 procent i offentlig sektor och 39 i privat. Rapporten är utgiven av Sveriges akademikers centralorganisation (Saco) i samråd med Saco studentråd.
Läs direkt: Onboarding – vilka 9 delar kan ni checka av?
Saknas strategi för onboarding
Sacos rapport visar att:
- En fjärdedel inte har fått någon introduktion alls eller är osäkra på om de fått det.
- Endast hälften upplever att deras arbetsplats har en tydlig strategi för onboarding.
- Av dem som fått introduktion
- har över hälften fått stöd högst en månad och var femte endast första veckan.
- är 15 procent missnöjda med introduktionen.
- upplever 65 procent att det finns en tydlig strategi.
- Många introduktioner saknar viktiga delar som forskning visat är effektiva.
Offentlig sektor – steppa upp!
Rapporten visar också att offentlig sektor halkar efter i onboarding. Vissa viktiga delar av introduktionen är mindre vanliga i offentlig sektor än privat:
- Hjälp att prioritera arbetsuppgifter
- Regelbunden återkoppling på arbetet
- Avsatt tid för att lära känna kollegor
Sådana insatser är avgörande för att nya medarbetare snabbt ska komma in i arbetet, känna sig trygga och vilja stanna kvar.
Det här lyfter de svarande fram som en av de viktigaste sakerna som ny på arbetsplatsen.
”Att ha tillgång till människor att fråga saker. Som nyexad är det omöjligt att kunna allting direkt så det är viktigt att ha någon att fråga när ett nytt moment dyker upp.”
Viktigt ur flera aspekter
Karin Fristedt är utredare i arbetsmiljöfrågor på Saco och en av författarna till rapporten.
Varför är bristande introduktion ett problem?
– Man kan se det här ur ett individperspektiv men också ur ett arbetsgivar- och samhällsperspektiv. Det finns idag en utmaning med kompetensförsörjning i många yrken och forskningen visar tydligt att en bra introduktion ökar sannolikheten att man stannar på jobbet och i yrket och snabbare kommer på banan. En introduktion kan både attrahera och behålla kompetens.
– Ur ett individperspektiv underlättar introduktionen att den som kommer ut från studier får en bra start, mår bra, lycks omsätta sina kunskaper, får lägre risk för stress och utbrändhet och förhoppningsvis kan jobba och hålla länge.
Förläng tiden för onboarding
Vad bör alltså arbetsgivarna göra?
– En hel del nyanställda får introduktion och det är positivt. Men den är ganska kort. Man behöver ha någon att kunna ställa frågor till i ett längre perspektiv också eftersom man växer efterhand. Introduktionen bör också innehålla det stöd som forskningen visar är positivt. De som får en mentor eller handledare svarade i högre grad att de är ganska eller mycket nöjda med introduktionen. Betydligt fler av de som har en handledare uppger till exempel att de har fått hjälp att prioritera och reflektera över sin yrkesroll.
– Om arbetsgivaren har en tydlig plan och säger att det här är prioriterat, vi behöver ta hand om våra nya, då blir det också lättare att vara handledare och avsätta tid för det.
Ungdomar utan arbetslivserfarenhet
Karin Fristedt framhåller att det blir allt viktigare att stötta och stärka de som kommer till arbetsplatsen om man vill att de ska stanna.
– Med tanke på att det är ganska många unga som inte har så mycket arbetslivserfarenhet när de kommer från akademiska studier är det viktigare än någonsin att de får en bra introduktion.
Handlar om OSA
Och faktum är att delar av det som Saco efterfrågar är sådant som arbetsgivaren redan är skyldig att göra – enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA.
– Att få hjälp att prioritera, diskutera arbetsinnehåll och omfattning, ställa frågor och få stöd av kollegor är ju delar av det som står i paragraf sju, om arbetsbelastning.
Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till
- vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
- vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
- om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på, och i så fall hur,
- vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
- vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd att utföra arbetet.
– Det här ska arbetsgivaren göra och det blir ännu viktigare om du är ny på arbetsplatsen, säger Karin Fristedt.
Fotot på Karin Fristedt är taget av Knut Capra Pedersen
Onboarding – vilka 9 kan ni checka av?
1. Tid! Vi låter introduktionen ta tre månader, eller knappt 100 dagar, som forskning visar behövs.
2. Struktur. Vi har en skriftlig plan för onboardingen.
3. Tydlighet. Vi tydliggör arbetsrollen, arbetets innehåll och förväntningar.
4. Reflektion. Vi ger stöd till nyanställda att kunna reflektera kring sin yrkesroll.
5. Återkoppling. Hos oss får nyanställda regelbunden feedback kring arbetsinsatser och annat.
6. Stödperson. Hos oss har nyanställda en mentor eller handledare.
7. Social gemenskap. Vi avsätter tid och aktiviteter för nyanställda att lära känna kollegor.
8. Prioritering. Vi ger stöd till planering av arbetet och hjälp att prioritera bland arbetsuppgifter.
9. Lärandeklimat. Vi har ett öppet lärandeklimat där det är tillåtet och välkommet att fråga och lära sig efterhand.
Källa: Fritt efter Sacos rapport och aktuell forskning
Onboarding eller introduktion?
- I Sverige talar man oftast om introduktion när en nyanställd får sitt första stöd på jobbet – ofta praktiskt och under de första dagarna eller veckorna.
- Onboarding är ett bredare begrepp som omfattar hela processen att integrera en ny medarbetare i arbetsplatsens kultur, arbetsuppgifter och sociala gemenskap. Processen sträcker sig över flera månader och omfattar planerad uppföljning, mentorskap/handledning och utveckling.
Hur kan ni skapa en hållbar introduktion för nya medarbetare?
