Semestervikarier – 5 tips för introduktionen

Så får semestervikarier en bra start: här kommer praktiska sista minuten-tips från Lilla Edet.

– Semestervikariernas första intryck av oss som arbetsgivare är otroligt viktigt.

Det säger Emelie Johansson som är enhetschef för bemanningsenheten i Lilla Edet, en kommun som behöver ungefär 150 vikarier till äldreomsorgen varje sommar.

Om introduktionen inte fungerar bra påverkar det både arbetsmiljön och verksamheten åt fel håll, menar hon.

Det kan bli rörigt och stressigt om vikarierna inte vet vad som gäller och inte vågar fråga. Det kan till exempel leda till att de helt plötsligt inte dyker upp på jobbet som avtalat. Och då får de som är på plats dra ett tyngre lass, berättar Emelie Johansson.

– Vi ser introduktionen som en viktig arbetsmiljöfråga, säger Emelie Johansson.

Därför satsar Lilla Edet på att skapa en så bra introduktion som möjligt för semestervikarierna.

Först individuella samtal

I Lilla Edet börjar de bygga relationer med de blivande sommarvikarierna redan innan de börjat jobba. I många kommuner är det vanligt att semestervikarierna får komma på en gruppinformation innan de börjar. Så gör de inte här.

Istället bokar de in var och en av vikarierna på ett personligt besök. Då sitter de ned i lugn och ro, för att den nya medarbetaren ska känna sig sedd och kunna ställa sina frågor.

En av de som tar emot de här personliga samtalen är Lena Andersson, administratör och rekryterare på bemanningsenheten. Hon är även semestervikariernas kontaktperson när de sedan börjar arbeta, utöver chefen på arbetsplatsen.

Lena Andersson, vårdbiträde i botten och med många års erfarenhet av arbete inom äldreomsorgen, kan svara på frågor om det mesta. Kanske känns det lättare att som ny ställa en fråga till henne än till chefen.

För frågor, det finns det, konstaterar Lena Andersson. Och det är ofta den sorts frågor som inte kommer upp i storgrupp.

– Vi kan inte räkna med att de unga vet något alls om hur det är att ha ett jobb, säger Lena Andersson.

Därför får varje sommarvikarie även en mapp med information som de går igenom tillsammans på det personliga mötet.

– Vad är sekretess? Vad betyder det att vi har en mobilpolicy? Hur rapporterar man frånvaro och vad gäller för rökning? Det är exempel på vad vi pratar om.

På det individuella mötet får den blivande medarbetaren även veta vilken arbetsplats som den ska jobba på, vilka arbetstiderna blir och framför allt: vem som tar emot på boendet första dagen.

– Den personliga relationen ger trygghet. De vet vart de kan vända sig när något känns oklart.

Det personliga mötet har uppskattats mycket av tidigare sommarvikarier, visar tidigare enkäter som skickats till sommarvikarier. Hela 91 procent skulle rekommendera sommarjobbet till någon annan.

Sen kickoff på arbetsplatserna

Lilla Edet har även en kickoff inför sommaren. Då bjuds vikarierna in till arbetsplatsen och får träffa sin blivande chef och arbetskamraterna.

– Där och då gäller det att visa att här får du goa och glada kollegor.

Vikarierna får även en goodiebag med information och annat smått och gott i stil med kanske ett läppbalsam och godis.

– På kickoffen går chefen igenom varför det är jätteviktigt att just du kommer till jobbet. Många ungdomar förstår nämligen inte konsekvenserna av om de inte kommer. De behöver få sammanhanget och se vad man själv betyder för kollegorna, och att man är viktig.

Sen kommer första dagen, och då gäller det att som arbetsgivare leverera till vikarien, säger Emelie Johansson.

– Att bli mött första dagen på nya jobbet är en liten detalj som gör stor skillnad.

I början ska vikarien gå parallellt med en ordinarie tills den är redo att arbeta mer självständigt.

När det inte fungerar som tänkt

Efter en tid på sommarjobbet kan det ändå hända att sommarvikarien inte trivs, eller att det inte fungerar som det var tänkt på andra sätt.

– Vikarien kanske vill sluta, men då försöker vi hålla i innan vi släpper personen. När sånt händer kollar vi alltid om det finns en annan arbetsplats som passar bättre. Men ibland blir det ändå ett avslut tidigare än planerat, och då ska det också ske på ett schyst sätt. Risken är annars att den som hoppar av inte sprider de bästa lovorden om välfärden som arbetsgivare.

Men de flesta av sommarvikarierna gör alltså tummen upp till sommarjobbet i enkäten som de får svara på.

Även enhetscheferna får svara på en enkät efter semesterperioderna.

– Hur upplevde enhetschefen sommaren och sina vikarier, hur fungerade det? Deras svar ligger sedan till grund när vi planerar nästa års rekrytering.

Fler tips från Lilla Edet:

• Ha bara en väg in för alla vikarierna. Centralisera rekryteringen, här sköts den av bemanningsenheten.
• Erbjud heltidsarbete till alla som vill ha det, och deltid till de som föredrar det.
• Ha tydliga rutiner kring vem som gör vad: Vad gör bemanningsenheten och vad gör enhetschefen? Månadsanställda har sin chef i verksamheten medan de timanställda har sin chef i bemanningsenheten.
• Ha ett nära samarbete mellan bemanningsenheten och enhetscheferna.
• Ha avstämningar varje månad kring det aktuella behovet av vikarier.

Artikeln bygger på webbinariet Så säkrar du sommarbemanningen till äldreomsorgen som Sveriges kommuner och regioner, SKR, arrangerade i februari 2024. Lilla Edet var en av flera kommuner som berättade och gav tips om sin sommarbemanning.