Så fick de ordning på introduktionen

Rörigt och stressigt. Så kunde det vara förr när nya lärare började i Helsingborg. Men inte nu längre. Nyanställda Olle Claesson ger gott betyg åt introduktionen, där mejlen fått en nyckelroll.

En bra introduktion på nya jobbet ger en trygg start. I Helsingborgs skolor finns idag en digital introduktion som stöttar de nyanställda och avlastar rektorerna.

Helsingborgs skol- och fritidsförvaltning har även tidigare haft en introduktionsrutin, med både digitala och icke-digitala moment. Men det var inte så lätt för cheferna att hitta de olika momenten eftersom de låg på olika ställen.

– Vissa saker skulle hämtas från intranätet, andra från exempelvis vår lärplattform. Det har inte heller varit tydligt när man skulle presentera de olika introduktionsdelarna för den nya medarbetaren, säger Karin Gerken, hr-chef på förvaltningen.

Allt detta gjorde att det kunde bli stressigt för cheferna. Särskilt för de som har många nyanställda att hantera samtidigt.

Behövdes ett omtag

Dessutom saknades en viktig del, nämligen det man kallar pre-boarding. Den handlar om tiden från det man skrivit anställningsavtal fram till första dagen på arbetsplatsen. Forskning visar att det glappet är viktigt att fånga upp, så att den nyanställda personen fortsätter känna sig peppad och engagerad inför sitt nya jobb.

– Vi såg att vi behövde göra ett omtag med introduktionen, säger Karin Gerken.

2021 började en grupp som arbetade med frågan. Den bestod av representanter från HR-avdelningen och Pedagogiskt Center, som stöttar förvaltningen på olika sätt. Kommunikations- och marknadsavdelningen var också involverade.

– Vi hade även med ett antal chefer som nyligen börjat jobba hos oss och därför hade viktiga erfarenheter att dela med sig av. Facket informerades löpande i vår samverkansgrupp, berättar Karin Gerken.

Använde sig av forskning

I processen använde man sig av den senaste forskningen på området. Det handlar bland annat om att säkra tre kritiska faktorer under en introduktion:

• Förväntningar på arbetsrollen
• Ledarskapet
• En utvecklingsplan

– Då ökar chansen att medarbetare stannar. Därför har vi byggt in de här faktorerna under introduktionens första tre månader, genom att chef och medarbetare sätter sig ner och diskuterar frågorna med hjälp av en färdig agenda.

Till rätt person i rätt tid

2022 sjösatte man den nya introduktionen. Även om en del inslag är nya, är den största skillnaden egentligen själva formatet, menar Karin Gerken:

– Nu är introduktionsresan en automatiserad process där vi ser till att rätt information kommer i rätt tid, så att det inte blir korvstoppning för den nya medarbetaren.

Marina Ljungdahl Karlsson är biträdande rektor på Rydebäcksskolan i Helsingborg. Inför höstterminen hade hon fyra nyanställda lärare som nu genomgår introduktionsresan. Hon upplever en stor skillnad jämfört med tidigare, då hon fick leta upp introduktionsdelarna själv och dessutom se till att de skickades ut till den nya medarbetaren.

– Nu får jag automatiskt mejlutskick i god tid om vad som händer i introduktionsprocessen. Till exempel när det är dags för uppföljningsmöte, tillsammans med en checklista med punkter som kan vara bra att ta upp. Om jag råkar glömma bort att bocka av det jag gjort i systemet kommer en påminnelse. Det känns mycket mer tydligt och tryggt nu, och inte alls lika stressigt som det kunde bli tidigare.

Chef och kollega följer upp

Den som är ny får alltid en introduktionskollega. Tidigare var det upp till respektive chef att utse en sådan, men nu är även detta moment systematiserat. Introduktionskollegan får också digitala utskick som påminner om att stämma av att den nya medarbetaren funnit sig tillrätta, hänger med när det är fikadags och annat som är betydelsefullt för att komma in i rollen.

Men även om introduktionsprocessen är digitaliserad finns det stort utrymme för att personifiera och utföra momenten på det sätt som passar ens egen ledarstil, menar Marina Ljungdahl Karlsson.

Hon uppskattar också att den nya introduktionsresan fångar upp feedback från medarbetaren på ett kontinuerligt sätt. Ett av de bästa inslagen tycker hon är de uppföljningar som kommer löpande under det år som introduktionen tar.

– Som chef är det lätt att tänka att allt rullar på. Men ett år är ju inte så lång tid. Då är det bra att få sätta sig ner regelbundet och prata om hur det går. Vi vill ju att våra nya medarbetare ska trivas, känna sig sedda och vilja stanna.

Uppskattar stödet som ny

Olle Claesson är nyanställd lärare för högstadiet på Rydebäcksskolan. Jämfört med tidigare arbetsplats tycker han att introduktionen i Helsingborg är mer strukturerad och pedagogiskt upplagd.

– Informationen kommer också med lagom mellanrum så att man hinner ta till sig allting. Dessutom kan man gå tillbaka och hitta den igen om man behöver. Det är jättebra, eftersom man som lärare kan ha svårt att hinna med just där och då.

Olle fick även utskick till sin privata mejl innan första arbetsdagen. Den innehöll information om Helsingborgs stads vision.

– Det fanns också frågor att fundera över, till exempel vilket stöd jag kunde behöva första tiden för att lyckas i min nya roll. Likaså återkommande uppmaningar om att kontakta närmaste chef om jag hade frågor. Jag upplever att arbetsgivaren verkligen vill fånga upp vad vi tycker och att vi ska känna oss välkomna.

Introduktionskollegan får också stöd

Jonas Ljungberg är lärare och skyddsombud på Rydebäcksskolan. Han anställdes 2016 och minns knappt den introduktionsrutin som fanns då. Men han konstaterar att en bra och strukturerad introduktion är jätteviktig för att komma igång som ny på jobbet.

– Jag ska ju först och främst lära känna tjugo nya elever, planera lektioner och undervisa. Samtidigt ska jag ha koll på alla system, som lärplattform, Teams och annat. Då är det bra om introduktionen rullar på av sig själv.

Han är just nu introduktionskollega för en nyanställd lärare på skolan. Redan under sommaren fick Jonas ett mejl med en liten film samt några frågor att svara på.

– Det var ett bra sätt att påminna mig om vad som förväntas av mig som introduktionskollega och gjorde att jag kände mig mer förberedd för uppgiften, säger han.

Utvärderar och förbättrar

Skolförvaltningen fortsätter skruva och justera i den digitala introduktionen tillsammans med det företag som levererade den tekniska lösningen. De planerar också att utvärdera introduktionsprocessen för att kunna kvalitetssäkra den.

– Under hösten kommer vi att följa upp några nya medarbetare mer strukturerat för att fånga upp mer på djupet vad de tycker och tänker, avslutar Karin Gerken.