Bemanning i semestertid – så gör Upplands-Bro

Hur kan vi få bra bemanning under semestrarna? Den frågan brottas äldreomsorgen med i många kommuner. I Upplands-Bro har de en modell som gör det lättare att ha fast personal på plats och samtidigt kunna erbjuda långa vikariat.

Kungsgårdens vård-och omsorgsboende ligger mitt i Kungsängens centrum. Vi är i förortskommunen Upplands-Bro, på pendeltågsavstånd till centrala Stockholm. Här inne på Kungsgården arbetar undersköterskan Anna-Karina Vasquez sedan många år, just nu på en av demensavdelningarna. Idag har hon tagit upp de fyra boende som hon har särskilt hand om och hjälper med allt från att komma igång på morgonen till personlig hygien, mat och aktiviteter.

– Jag tar hand om dem som om de vore min egna familj, säger Anna-Karina Vasquez.

Fast ibland har hon förstås semester. På Kungsgården har de två fasta semesterperioder sommartid. Varje period är på fyra veckor och den första börjar vid midsommar. De strävar också efter att ha halva fasta personalstyrkan på plats hela sommaren, och det fungerar bra, tycker Anna-Karina Vasquez.

Sedan är det tänkt att man ska växla semesterperiod varje år, för period nummer två brukar vara mer populär.

Anna-Karina Vasquez, undersköterska på Kungsgårdens vård- och omsorgsboende. 

– För mig har det stor betydelse att vi vet i god tid när vi ska semester. Om jag har semester första perioden ena året vet jag att nästa år kommer jag automatiskt att få den andra perioden. Men vi kan byta period med varandra också.

De har ett liknande upplägg för jul och nyår.

– Är jag ledig ena året på julen, så vet jag att jag kommer att arbeta nästa jul. Men det är samma sak där, det går att byta semester med arbetskamrater om det skulle behövas.

”Ger mig mer ro under ledigheten”

De strävar också efter att ha vikarier som arbetar hela sommaren på längre vikariat. Vikarierna får introduktion under våren och erbjuds att arbeta helger för att komma in i rutinerna och lära känna arbetskamraterna och de boende.

Anna-Karina Vasquez är glad över att vikarierna hinner få introduktion i förväg, så att de kan ta hand om de boende när hon är på semester.

– Det ger mig mer ro under ledigheten när jag vet att mina goa gubbar och gummor på jobbet är i goda händer. Då får de också en bra sommar.

En rättvis modell

På Kungsgården arbetar även Helena Myöhänen som är tillförordnad enhetschef, och arbetsledaren Margit Wallgren.

Kungsgården har enligt Helena Myöhänen använt sig av två semesterperioder sedan länge. Nu har de fått mer stöd för schemaläggningen i och med att äldreomsorgen har en ny bemanningscontroller och två nya schemaläggare.

Hon tycker att fasta semesterperioder är en modell som även bygger in rättvisa.

Här är de också snabba med att direkt efter sommaren fråga vikarierna om de vill jobba även under jul och nyår. Det gäller att hålla i dem man har, de som redan kan verksamheten och känner de boende.

– Om en personalgrupp inte kan komma överens om hur de ska jobba så vet man att det blir rättvist på det här sättet, säger Helena Myöhänen.

Att ha vikarier som återkommer i längre perioder skapar trygghet för både personalen och de boende.

Viktigaste arbetsmiljöfrågan i semestertider

Margit Wallgren är arbetsledare på en av avdelningarna. Men hon har även ett helt yrkesliv i hemtjänsten bakom sig.

– Bemanningen är den viktigaste arbetsmiljöfrågan i semestertid. Bra bemanning gör att du blir trygg och känner att det blir en bra sommar. När man inte vet hur det kan bli så speglar den ovissheten av sig på hela arbetsplatsen.

I närheten av Kungsgården ligger kommunhuset och där arbetar bemanningscontrollern Annika Särnö. När hon började i Upplands-Bro för snart två år sedan fanns det ingen nedskriven rutin för hur semesterbemanningen skulle gå till, berättar hon.

– Första sommaren jag arbetade här hade vi enormt mycket vikarier. Många medarbetare vill ju ha semester i hela juli. Så kan vi ju inte ha det, tänkte jag då, säger Annika Särnö.

Nu har hon tagit tag i frågan om semesterbemanning. Flera enheter inom äldreomsorgen har börjat med två semesterperioder.

Men det handlar inte bara om sommaren. Julen och nyår är högtider som har stor betydelse för familjer. Att i god tid veta hur man ska jobba då kan underlätta mycket. Därför är målet att varva ledigheten även då.

– Det är en lösning som passar de medarbetare som har sina barn varannan jul. De vet i god tid när de har semester, och kan planera sina liv efter det.

Och det är ingen liten skara som har sina barn halva tiden. Annika Särnö tippar att det är 30 – 40 procent av medarbetarna inom äldreomsorgen som har det så.

Det finns fler fördelar med att alltid ha halva fasta personalstyrkan på plats i verksamheten under semestrar och helger, tipsar hon.

– Det är på semestrar och helger som många anhöriga kommer på besök. Då ska de kunna få svar på sina frågor av personal som känner de boende. Därför får det inte bli så att det står en avdelning med bara vikarier över jul eller på sommaren.

Årshjul för semesterplaneringen

Annika Särnö har gått Sveriges kommuner och regioners, SKR, utbildning om semesterlagen. Där lärde hon sig att man kan ha ett årshjul för semesterplaneringen.

– I årshjulet för semestrar gör man till exempel en utvärdering av sommaren redan i september. Vad gjorde vi bra i år? Vad missade vi och vad behöver vi vara uppmärksamma på?

De erfarenheterna tar man sedan med i planeringen inför nästa år.

Med den nya modellen för semesterbemanning har äldreomsorgen i Upplands-Bro, enligt Annika Särnö, halverat sitt vikarieintag.

– Dessutom slingrar sig sjuktalen långsamt nedåt nu.

Men bemanningscontrollern ser även utmaningar inför sommaren som kommer.

– Vi hoppas att vi ska få in vikarier som vill arbeta båda semesterperioderna. Men jag är medveten om att vi ändå har ett betydligt bättre utgångsläge än många glesbygdskommuner. Här finns storstaden nära och många studenter som behöver sommarjobba.

Fler vill ha semester andra årstider

Men man ska inte heller låsa sig vid att alla vill ha semester just på sommaren. Det tar både Annika Särnö och enhetschefen på Kungsgården upp. Här har de, som på många andra ställen, många nyanlända i personalen. Det påverkar även semesterbemanningen.

Till exempel vill en del av de som kommer från afrikanska länder gärna ha semester under senhösten, konstaterar Annika Särnö. Och i början av januari ligger flera religiösa högtider som personalen firar.

– Man behöver lära sig vilka religioner som finns i personalstaben, då blir det lättare att planera.