Bollnäs: Så ska kommunen stärka sina friskfaktorer

Bollnäs kommun satsar på friskfaktorer. Alla chefer och skyddsombud får lära sig hur de kan jobba med frågan. Dessutom finns friskfaktorer med i rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Följ med till samhällsbyggnadsförvaltningen – som kommit en bit på väg.

Snön knarrar under kängorna när jag går mot stadshuset i Bollnäs. Det är fortfarande mörkt ute, men ur fönstren från det höga 60-talshuset lyser det. Den karaktäristiska klockan på ena gaveln visar strax före åtta.

Mari Carlsson, tillsynshandläggare och skyddsombud på samhällsbyggnadsförvaltningen, möter upp i entrén. Vi tar oss sex trappor upp i huset till mötesrummen där utsikten över sjön Varpen och ett vidsträckt bergslandskap snart ska skönjas.

Förvaltningschef Kjell Petersson och Erik Lundh, planarkitekt och gruppledare på planenheten, är redan på plats.

Alla tre bor i Bollnäs kommun. Men en del av deras 33 kollegor, på förvaltningens fem olika verksamhetsgrupper, kommer från Gävle. Den större staden ligger cirka tio mil söderut.

– Vi behöver vara en arbetsplats man tycker det är värt att pendla till. Annars riskerar vi att bara bli en språngbräda vidare i karriären för nyutexaminerade. Vi vill vara en arbetsplats där man vill stanna, och i förlängningen kanske flytta närmare, säger Erik Lundh.

I mångt och mycket är de redan det. Även om kontroversiella frågor kring bygglov, strandskydd, naturvård och trafik ibland kan leda till en pressad arbetsmiljö är trivseln generellt bra. Resultaten i medarbetarenkäten är goda och sjukfrånvaron ligger under två procent.

Men det betyder inte att de slår sig till ro.

Vill vara attraktiv arbetsplats

– Vi har pensionsavgångar, och vi byter personal. Bollnäs växer inte direkt, och det är inte helt lätt att rekrytera. Med en åldrande befolkning och stora behov av personal råder det konkurrens om arbetskraften. Vi behöver ständigt arbeta med att vara en attraktiv arbetsplats, säger Kjell Petersson.

– Arbetsmiljö kan liknas vid relationer. Man kan aldrig bara säga att det är bra, luta sig tillbaka och sluta jobba för att det ska fortsätta att vara bra. Dessutom förändras ju en arbetsplats hela tiden, säger Mari Carlsson.

Det är här arbetet för att stärka förvaltningens friskfaktorer kommer in.

Skapa rätt förutsättningar

Redan för snart två år sedan introducerade hr-konsult Ditte Västibacken friskfaktorer i kommunen. På sin tidigare arbetsplats hade hon varit processledare i ett arbete för att stärka dem.

– Att jobba med friskfaktorer handlar om att skapa de förutsättningar som krävs för att vi ska klara vårt uppdrag väl och samtidigt må bra. Ytterst handlar det om att vi ska kunna göra största möjliga nytta för de medborgare som vi är till för, säger hon.

– Det som är så bra med friskfaktorer är att de kopplar arbetsmiljöarbetet till ett önskat läge, något att sträva efter. Det gör oss mer framåtsyftande och lösningsfokuserade än när vi enbart fokuserar på risker och oro.

Hon fick snart gehör för tanken att starta ett friskfaktorarbete i Bollnäs.

Kommunchefens ledningsgrupp och den centrala samverkanskommittén fick prova en workshop, som Ditte Västibacken höll i. De talade om nuläge, önskat läge och vad de kan förändra. En samsyn växte fram kring vikten av att göra detsamma i hela kommunen. När en kommunövergripande kompetensförsörjningsplan antogs blev också friskfaktorer en av sex prioriterade punkter.

– Det finns ett stort engagemang för detta i hela kommunen, vilket jag tror är avgörande. Ett friskfaktorarbete behöver löpa genom hela organisationen. Alla har olika roller och kan bidra till att stärka dem på olika sätt inom sina respektive mandat, säger Ditte Västibacken.

Workshop på alla förvaltningar

Mellan 2023 och 2025 ska nu alla chefer och skyddsombud i Bollnäs kommun lära sig hur man kan jobba med friskfaktorer. Det sker genom att Ditte Västibacken håller fyra halvdagslånga workshoppar – med hjälp av material från Suntarbetsliv – på alla förvaltningar.

– Vi börjar med att rusta chefer och skyddsombud, för att de sedan ska kunna ta arbetet vidare till övriga medarbetare. De får både kunskap om friskfaktorer och verktyg för att jobba med dem. Dessutom får de öva på nya beteenden, berättar hon.

Fick skatta sina friskfaktorer

Samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunstyrelseförvaltningen var först ut förra året.

På den första workshoppen fick de bland annat skatta hur starka de tyckte att de olika friskfaktorerna var i den egna arbetsmiljön. Åtta friskfaktorer satt uppe på väggarna, och deltagarna fick ställa sig vid den de ville arbeta vidare med.

Flest ställde sig vid friskfaktorn En välutvecklad kommunikation och återkoppling.

Bakom den finns forskning som visar att sjukfrånvaron är lägre när:

• samtalsklimatet är öppet och tillåtande
• det finns fungerande kommunikationsvägar och forum för information och dialog
• alla lyssnar på varandra
• man får återkoppling på beteenden och hur de påverkar verksamhetens resultat
• sakfrågor hanteras utan att det blir personligt.

– I det fortsatta arbetet diskuterade vi framför allt vad god kommunikation och återkoppling är för oss och hur vi vill ha det i vår grupp, berättar planenhetens gruppledare Erik Lundh.

Samhällsbyggnadsförvaltningen har skattat hur väl alla tårtbitarna i ”friskfaktorhjulet” fungerar.

Frågor som kom upp var bland annat hur mötesstrukturen ska se ut för att alla ska få information, och hur ett möte kan läggas upp för att alla ska bli delaktiga.

– Vi har medarbetare som är födda från 50-talet till 00-talet. En del arbetar med trafikfrågor, andra med naturvård. Alla ska känna sig hörda och komma till tals, säger Erik Lundh.

– Och när vi inte är överens måste vi kunna enas om att vi inte är det.

Varför lyckas vi?

En annan sak de talade om var hur man kan ge feedback, både när något behöver förändras och när något är positivt.

– När jobbet bara flyter på glömmer man ofta att belysa det som är bra. Men när man gör det, och lär sig av varför det fungerar, så stärks hela gruppen, säger skyddsombud Mari Carlsson.

– Man kanske har jobbat med något jättebesvärligt i två år. Sedan lägger man det bara till handlingarna och går vidare. Det gör stor skillnad om man i stället uppmärksammar att man gjort ett bra jobb, säger Erik Lundh.

De upptäckte också att små beteenden kan ha stor påverkan.

– Bara en så enkel sak som att säga god morgon till varandra, säger Mari Carlsson.

– I vår grupp är det inget vi tänker på att vi redan gör. Men när man väl har lyft det inser man hur stor betydelse det har för att man ska känna sig sedd och tycka att det är trevligt på jobbet.

För att få fart på samtalen tittade de på filmer och gjorde övningsuppgifter som de hämtade från Suntarbetsliv.

Bra att samverka kring friskfaktorer

Nio personer från samhällsbyggnadsförvaltningen deltog i workshopen: förvaltningschef, skyddsombud, gruppledare och fackliga representanter.

– Det var jättebra att de fackliga var med. Jag hade turen att flera av dem var från min avdelning. Samtalen blir mer konkreta när man kan sitta ned med dem man arbetar närmast, och hitta lösningar tillsammans, säger gruppledare Erik Lundh.

– Vi kom mycket längre för att de också var med – och nu när vi ska jobba vidare är det bra att fler har varit med från början, säger förvaltningschef Kjell Petersson.

Mellan träffarna berättade de vad de höll på med på förvaltningens gemensamma möten. Därför är alla lite införstådda med vad friskfaktorer är när det nu är dags för nästa steg. 2024 ska alla verksamhetsgrupper börja arbeta med friskfaktorer på sina arbetsplatsträffar.

– Grupperna bestämmer själva hur de lägger upp det. En del kanske behöver titta på alla åtta friskfaktorer, andra bara på en. Man ska känna motivation att göra detta, annars tappar man energi, säger Kjell Petersson.

Blivit bättre på återkoppling

Han ser en vits med att friskfaktorhjulet är just ett hjul, även om det består av åtta olika tårtbitar.

– Grupperna kan behöva jobba med olika saker. Men i slutändan kommer hela förvaltningen fungera bättre. För att hjulet ska rulla bra måste alla tårtbitar vara starka, säger Kjell Petersson.

Ser de redan nu något resultat av arbetet de inlett?

– Vi har blivit bättre på återkoppling och att se varandra, säger alla tre.

Bollnäs kommun har även integrerat friskfaktorer i rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 

Kopplar friskfaktorer till SAM

Bollnäs kommun har också integrerat friskfaktorer i kommunens rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM.

– Friskfaktorer går hand i hand med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, säger hr-konsult Ditte Västibacken.

Varje år undersöker kommunens skyddskommitté ett antal arbetsmiljöområden. Numer kopplas dessa även till olika friskfaktorer.

– På så sätt undersöker vi arbetsmiljöförhållanden utifrån lagstiftarens krav samtidigt som vi arbetar främjande för att stärka friskfaktorerna, säger Ditte Västibacken.

Frågor förs vidare uppåt

Det systematiska arbetsmiljöarbetet löper genom kommunen med hjälp av systemstödet ”SAM-kalendern”. Där finns bland annat stödmaterial för att tala om arbetsmiljö – och där dokumenterar cheferna allt arbetsmiljöarbete.

Två gånger om året görs sedan en förvaltningsövergripande analys med hjälp av hr och företagshälsovård. Samtidigt förs frågor som inte kan lösas vidare till den centrala samverkanskommittén och den ansvariga nämnden.

– På så vis får vi till en friskfaktorkedja där alla kan bidra utifrån sin möjlighet att påverka olika saker, säger Ditte Västibacken.

Alla foton: Ida Frid