”Friskfaktorarbetet hjälpte oss att se våra styrkor”

När Sydnärkes folkhälsoteam började arbeta med sina friskfaktorer fick de bättre koll både på vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas. En av de första sakerna de gjorde var att minska sårbarheten om någon skulle bli sjuk.

Julia Olsson, samordnare för psykisk hälsa på folkhälsoteamet, visar ett dokument med enhetens uppdrag.

Vid flera av uppgifterna står numer namn på två personer.

Den första är huvudansvarig. Den andra är medhjälpare eller eventuellt stöd vid behov.

– Det är ett sätt att tydliggöra vad alla gör, och ett bra dokument att ha ifall någon skulle bli sjukskriven, säger hon.

Prioritera arbetsuppgifter

Folkhälsoteamet i Sydnärke består bara av sex personer. Men deras ansvarsområde är stort.

De ska ta initiativ till, samordna och leda projekt och metodstöd inom fem prioriterade områden: det tidiga livets villkor, hälsosamt åldrande, levnadsvanor, delaktighet och inflytande samt psykisk hälsa.

Teamet är anställt av Lekebergs kommun men arbetar i Askersund, Hallsberg, Kumla, Laxå och Lekeberg.

– Behoven är stora och vi är ett litet team. Att ta fram och prioritera arbetsuppgifter är ett arbete i sig för oss, säger enhetschef Annika Karlsson Juliussen.

Prioritering av arbetsuppgifter är också en så kallad friskfaktor. Det vill säga sådant som gör att anställda mår bra och presterar väl på jobbet. Forskare har identifierat åtta friskfaktorer efter att ha studerat arbetsplatser med låg sjukfrånvaro. De rör allt från delaktighet och rättvisa till ledarskap och kommunikation.

Skapat större tydlighet

När folkhälsoteamet började titta närmare på friskfaktorerna på sin arbetsplats visade det sig att den som handlar om prioritering stack ut.

Därför började de arbeta med den.

– Under året har vi jobbat mycket med hur vi formulerar vår verksamhetsplan så att vårt uppdrag blir tydligt. Dessutom har vi gjort en plan för hur vi ska prioritera om ifall någon blir sjuk, säger Annika Karlsson Juliussen.

Även om de i dagsläget är ett väldigt stabilt team, så skulle det få stora konsekvenser om någon föll ifrån. Därför har de – förutom att det nu finns två personer som är väl insatta i varje uppdrag – även beräknat ungefär hur mycket tid varje arbetsuppgift tar. På så vis blir det lättare att se vad som behöver täckas upp ifall någon är frånvarande.

– Det har både ökat tryggheten i teamet och transparensen i verksamheten, säger Annika Karlsson Juliussen.

Skattade ganska lika på apt

Folkhälsoteamet inledde sitt friskfaktorarbete i januari.

Då skattade först var och en enskilt hur starka de tycker att arbetsplatsens friskfaktorer är. De graderade på en skala från ett till tio, där tio var bäst.

Till hjälp tog de Suntarbetslivs verktyg Friskfaktorstarten*, som förklarar vad varje friskfaktor innebär.

Sedan redovisade de vad de kommit fram till på en arbetsplatsträff.

– Vi hade skattat ganska lika, men ibland skilde det sig åt och då blev det bra diskussioner om vad det berodde på, säger Julia Olsson.

Ganska snabbt kom de fram till att de behövde dela upp friskfaktorerna i mindre bitar för att få med alla aspekter. De gjorde också en uppdelning mellan sådant de kan styra över internt och sådant som påverkas av hur det fungerar i kommunerna där de har uppdrag.

– Det blev som att lägga ett raster över hela verksamheten. Man fick både nya inblickar i de andras arbetsvardag och såg fler nyanser av vad det är som gör att något fungerar bra, säger Julia Olsson.

Diskuterade åtgärder tillsammans

Därefter tog de tog fram ett medelvärde för de åtta friskfaktorerna som helhet, och började lista saker som skulle kunna stärka de två som hade fått sämst resultat.

Förutom prioritering av arbetsuppgifter handlade det om kommunikation och återkoppling.

Där har teamet en utmaning eftersom de är anställda i en kommun, men arbetar i flera. Därför har de tagit den frågan vidare till sin styrgrupp, där alla kommuner är representerade.

– Vi har en jättebra kommunikation internt, men det kan vara svårt med återkoppling från verksamheter där vi inte finns på plats hela tiden, säger Julia Olsson

– Nu har vi tydliggjort vilka nätverk och strukturer vi finns i och vilken information vi behöver där. Friskfaktorarbetet gav oss också en möjlighet att tänka till om vad vi behöver veta. Man behöver ju inte ha koll på allt, säger Annika Karlsson Juliussen.

Kommunikationsvägarna är korta inom folkhälsoenheten, men när de arbetade med sina friskfaktorer såg de att de behövde stärkas i externa projekt. Foto: Pavel Koubek.

Stärkte teamet att se styrkorna

Generellt låg skattningarna av folkhälsoteamets friskfaktorer högt vilket bidrog till en bra känsla.

– Vi har redan ett väldigt öppet arbetsklimat och det blev ytterligare en boost för oss som team att det finns så mycket vi är nöjda med och tycker lika om, säger Julia Olsson.

Hon tillägger att hon förstår att det inte är likadant överallt – och att friskfaktorarbetet nog kan vara tuffare om man inte redan har en viss tillit till varandra i arbetsgruppen eller till sin chef.

– Jag hoppas att folk tar sig an det på samma sätt som vi, att man delar upp det i mindre bitar och tar tag i en sak i taget, säger hon.

Att friskfaktorarbetet även hjälper arbetsgruppen att se det som fungerar väl ger positiv kraft och ökar motivationen att arbeta vidare, menar Annika Karlsson Juliussen.

–Det är så viktigt att man inte bara fastnar i det som behöver utvecklas!

Enkelt verktyg att använda

Annika Karlsson Juliussen kom i kontakt med friskfaktorerna eftersom Lekebergs kommun har bestämt sig för att stärka dem i hela kommunen.

I samarbete med Suntarbetsliv har de bland annat hållit workshoppar för chefer och skyddsombud. Annika är en av dem som varit med – och sedan tagit arbetet vidare på sin enhet.

– För mig som chef är friskfaktorer ett jättebra sätt att få ordning på vad som är viktigt för att vi ska må bra på jobbet. De skapar en struktur för hur man kan arbeta med det på ett systematiskt sätt, säger hon.

Hon tycker att man kommer långt bara genom att utgå från den pdf som förklarar innebörden i de olika friskfaktorerna.

– Det är ett enkelt material som sätter i gång diskussioner. Det behöver faktiskt inte vara mer komplicerat än så.

– Bara att vi har skapat en gemensam bild av vad som är svårt i vårt uppdrag – och vad vi ska ta vidare – är viktigt.

Hon tänker att folkhälsoenheten bara är i början av sitt friskfaktorarbete. Nu ska de jobba vidare på sina arbetsplatsträffar – där friskfaktorer är en stående punkt. Dessutom har de lagt in årliga skattningar i sitt årshjul för arbetsmiljöarbetet, för att kunna följa utvecklingen.

Vidare syn på arbetsmiljö

För Julia Olsson har friskfaktorarbetet inneburit en ny syn på arbetsmiljö.

– Jag har inte jobbat med arbetsmiljö förut och förknippar det mest med hur man sitter eller står på jobbet. Det här har gett mig en vidare bild. Hur vi mår på jobbet handlar ju om mycket mer än så, säger hon.

* Suntarbetsliv har numera ersatt Friskfaktorstarten med verktyget Friskfaktorlabbet.