Hur många medarbetare är rimligt att ansvara för som chef? Svaret är sällan en siffra. Ändå fastnar diskussionen ofta där när man pratar om chefers arbetsmiljö. Nu utvecklas ett nytt verktyg som ska ge en mer rättvis bild.
Säg mig hur många medarbetare du har och jag ska säga hur du mår som chef. Eller? Riktigt så enkelt är det inte, även om arbetsgruppens storlek spelar stor roll.
– Det har funnits en efterfrågan i Sverige att hitta något instrument som mäter chefers kontrollspann där man väger in mer än bara antal medarbetare.
Det säger Karin Lundin, forskare vid Högskolan i Gävle. Hon har i sin doktorsavhandling tittat närmare på just en sådan mätmetod. Utgångspunkten är ett kanadensiskt verktyg som togs fram för 20 år sedan på ett universitetssjukhus i samband med en omorganisation.
Självtest: Hur är mina chefsförutsättningar?
Ville mäta chefers kontrollspann
– Man ville mäta och följa chefernas arbetsmiljö och fånga komplexiteten i deras uppdrag. Det var väl inte tänkt att föras vidare men flera har snappat upp det och en vidareutvecklad variant finns i USA och Spanien. Men i de studier som finns beskrivs verktyget sällan i detalj, berättar Karin Lundin.
Förutom att göra det i sin avhandling har hon även låtit första linjens chefer på 35 sjukhus spridda i Sverige skatta sitt kontrollspann via en enkätundersökning.
Kontrollspann anger hur stort och krävande ett chefsuppdrag är – inte bara hur många medarbetare chefen har, även om det traditionellt ofta mätts så.
Tre sätt att fånga chefsuppdraget
Men vad mäter då verktyget för att ringa in arbetsomfång och komplexitet? Det finns tre huvuddimensioner: 1. Enhetens karaktär, 2. Personalgruppen och 3. Organisatorisk struktur.
1. Enhetens karaktär
Här kan det exempelvis handla om öppettider, förutsägbarhet i verksamheten, patientflöden, kapacitet och materialhantering.
– Är det en enhet som hanterar väldigt mycket material och maskiner så ökar det också komplexiteten.
2. Personalgruppen
Antalet medarbetare spelar förstås in, men även antalet yrkeskategorier och vilken erfarenhetsnivå de har.
– En väldigt oerfaren arbetsgrupp kräver såklart mer av chefen än om det är en lagom mix av erfarna och nya sjuksköterskor till exempel.
Personalomsättningen har också betydelse, liksom sjukfrånvaron.
– Sjukskrivningar tar tid från chefens dagliga arbete. Man har kanske flera ärenden med långtidssjukskrivningar eller de som är på väg tillbaka. Det läggs mycket ansvar på chefen att få till en bra återgång i arbete, säger Karin Lundin.
3. Organisatorisk struktur
Hit hör faktorer som antalet enheter chefen ansvarar för, hur de är lokaliserade och budgetens storlek.
En väldigt oerfaren arbetsgrupp kräver såklart mer av chefen.
Karin Lundin, forskare i vårdvetenskap
Här kan verktyget användas
– Chefer vi intervjuat har tyckt att de saknat möjlighet att på ett sådant här bredare sätt beskriva sin arbetssituation, till exempel i sitt medarbetarsamtal.
Andra situationer då verktyget kan komma till nytta är vid förändringar och samtal om chefers uppdrag, stödstrukturer och hållbara arbetsmiljöer.
– Vissa saker är ju mer eller mindre fasta när det gäller uppdraget. En enhet ser ut på ett visst sätt. Patientflödet är som det är. Det är begränsat med resurser. Ett utvecklingsarbete pågår. Ja, men vad är det vi kan göra för att det då ska bli mer hanterbart?
Läs mer: Så förbättrade de sina chefers arbetsmiljö
Chefers kontrollspann: nästa steg
Tanken är nu att Karin Lundin och hennes forskarkollegor ska vidareutveckla mätverktyget och anpassa det för aktuella svenska förhållanden för chefer inom främst vård och omsorg.
– Vi ska skruva på det ytterligare för att göra det så relevant som möjligt för den svenska kontexten här och nu. Det har några år på nacken och vi behöver se hur det ser ut för cheferna i dag, säger Karin Lundin.
Första linjens chefer i Sverige har till exempel ett större ansvar för arbetsanpassning och rehabilitering vid återgång i arbete än i många andra länder. Chefskapet har också förändrats. Delar som budget, kvalitetsutveckling och arbetsmiljöansvar har blivit större med åren.
Utmaningar lika för första linjens chefer
– Målet är att det här ska bli ett användbart instrument, inte bara på sjukhusavdelningar utan även i primärvård och äldreomsorg. I forskningen beskrivs ju utmaningarna ganska likartade för de här första linje-cheferna.
Med lyckad finansiering skulle det kunna finnas ett färdigt verktyg inom ett till två år.
Behöver ni inspiration redan nu? Ta del av tre goda exempel:
Så får cheferna avlastning på Södertälje sjukhus
Så gick de från dåligt till bra klimat för cheferna
Lyckat chefsstöd sprids till alla kommunens chefer
Testa dina chefsförutsättningar!
☐ Jag chefar över lagom många medarbetare.
☐ Min chefsroll är tydlig – jag vet mina mål och mitt mandat.
☐ Jag får det administrativa stöd och expertstöd jag behöver.
☐ Min chef och jag har en bra och regelbunden dialog om mitt uppdrag.
☐ Jag får praktisk hjälp och behöver inte agera vaktmästare.
☐ Det är tydligt hur min organisation fungerar och hur beslut fattas.
☐ Jag kan lägga det mesta av min arbetstid på mina huvudsakliga arbetsuppgifter.
☐ Jag har stöd från ledningen, som regelbundet diskuterar och utvecklar mina och övriga chefers förutsättningar.
☐ Jag har snabb och nära IT-support samt IT-system som stödjer mitt arbete.
Stämmer det mesta in på dig? Grattis! Då har du goda förutsättningar för ditt chefskap. Om inte, använd gärna checklistan som underlag i dialog med din chef eller hr.
Källa: Chefoskopet – ett kostnadsfritt verktyg som hjälper er att förbättra era chefers organisatoriska förutsättningar
3 tips för organisationen
Tydliggör roller för första linjens chefer och ta med dem tidigt i beslutsforum.
Tillsätt stödroller (samordnare, biträdande chefer) där kontrollspannet är stort.
Följ upp kontrollspannet, arbetsflöden och stödstrukturer lika noga som ekonomi.
Källa: Karin Lundins doktorsavhandling
