Cheferna: "Oj, vi är verkligen spretiga!"

Ojämn arbetsbörda, otydliga uppdrag och olika tillgång till stödfunktioner. Något behövde göras åt arbetsmiljön för cheferna. Nu renodlar Fritids- och folkhälsoförvaltningen i Borås chefsuppdraget – och sjösätter en helt ny organisation. Chefoskopet har banat vägen.

Vad innebär det att vara enhetschef i vår förvaltning? Hur ska uppdraget se ut? Det här är två frågor som stötts och blötts i Borås stads förvaltning för fritid och folkhälsa.

Att ingå i en strategisk chefsgrupp och samtidigt stå i kassan på ett bad eller själv lösa kvällens bemanning kanske inte är optimalt.

– Det är ett alltför omfattande uppdrag för att kunna vara den som driver på utveckling för att lyckas, säger Mia Wallengren, som sedan 2022 är chef över förvaltningen och dess 190 medarbetare.

Kartlägger arbetsmiljön för chefer

Det här och mer därtill om arbetsmiljön för cheferna har förvaltningen synliggjort med hjälp av Chefoskopet. Det är ett forskningsbaserat verktyg som hjälper organisationer att kartlägga hur deras chefer har det, vad cheferna gör och hur chefernas kommunikationsvägar och stöd ser ut.

– Vi ville skapa en samsyn och ett gemensamt språk, säger Mia Wallengren.

Läs mer: Chefoskopet – bättre arbetsmiljö för chefer

Anders Eliasson är en av två processledare som höll i arbetet med Chefoskopet:

– Mycket handlade om att få fatt i att det såg väldigt olika ut för olika chefer, både vad gäller uppdrag och förutsättningar. Förvaltningen fick syn på sin organisation: ”Oj, vi är verkligen spretiga!”.

Nästa steg: ny organisation

Det här var delar i arbetsmiljön för cheferna som trädde fram i kartläggningen:

• Stora skillnader i antal medarbetare per chef, från ca 3 till 35.
• Splittrat chefsuppdrag med både operativt och strategiskt innehåll.
• Olika storlek på uppdraget med skillnader i mandat och ansvar.
• Skiftande chefskompetens och -utbildning.
• Olika tillgång till stödfunktioner.

– Vi gick sedan igenom alla processer och tittade på vem som gör vad för att få fram hur vi skulle organisera oss annorlunda, säger Mia Wallengren.

Det här ledde fram till att arbetsgivare och fack i samverkan beslutade om en ny organisation, där uppdraget för enhetschefer ser annorlunda ut.

Större chefsansvar

– Som enhetschef hos oss ska du ha lite större ansvar, kanske fler medarbetare, och inte vara operativ arbetare. Du ska ha ett strategiskt ledaruppdrag och ha medarbetare som är i verksamheten, säger Mia Wallengren.

Alla förvaltningens 20 chefer har fått nya uppdrag och fått söka om tjänster.

– Ingen har valt att söka sig till annat jobb. Några får avsevärt ändrade roller och ser fram emot det. Två chefer blir verksamhetssamordnare i stället. Sedan är det några som byter enhet men blir kvar i samma typ av verksamhetsområde, berättar Mia Wallengren.

Stöd under lång tid

Anders Eliasson funderar kring varför Chefoskopet verkligen lett till ett förbättringsarbete i förvaltningen.

– En avgörande faktor är att vi processledare kunnat stödja och följa under så lång tid. De flesta har fullt upp i sin egen vardag. Ofta med ett stort fokus på det operativa och på ekonomin. Då krävs det mycket för att kunna skifta fokus till chefers förutsättningar, säger han.

Nytt och renodlat chefsuppdrag

Sofie Nelsén är sedan tio år enhetschef och verksamhetsansvarig chef på Träffpunkt Simonsland, som är ett allaktivitetshus i Borås. Här finns dels en mötesplatsverksamhet för alla stadens invånare, dels en öppen ungdomsverksamhet för barn 10–18 år

Hur ser din roll ut i den nya organisationen?

– Jag byter tjänst. Jag tar över mötesplatserna ute på de fem områden vi har. Det tror jag blir jättebra. Det blir lite flängigt att vara på fem olika ställen, men jag kommer att ha bra verksamhetssamordnare, säger hon.

Enhetscheferna bereds också kontorsplatser i ett centralt hus.

– Vi har pratat om att vara inne på måndagar, så att vi kan utbyta erfarenheter.

Färre stuprör, mer helhet

Även om förvaltningen varit duktig i de olika verksamheterna, som baden och den öppna ungdomsverksamheten, menar Sofie Nelsén att man inte varit så duktiga ihop, på helheten.

– Jag visste inte ens om vilka som var med i förvaltningen och visste väldigt lite om andra delar i förvaltningen, men under denna resa har jag fått ett större och bredare perspektiv.

På Träffpunkt Simonsland finns det fik och mycket mer. På servicesektionen arbetar Samuel Lagerstedt, Maria Brage och Abshira Farah.  Foto: Anna Rehnberg

Samverkan och riskbedömningar

Simon Erlandsson arbetar sedan 2016 som fritidsledare på öppen ungdomsverksamhet i Fritids- och folkhälsoförvaltningen. Sedan 2018 är han även facklig företrädare för Kommunal och huvudskyddsombud. Han är med när fack och arbetsgivare samverkar på förvaltningsnivå och han är även med i en av de lokala samverkansgrupperna.

– Omorganisationen har varit en stående punkt på våra samverkansträffar. Samverkan har fungerat och det har gjorts riskbedömningar kontinuerligt. Mia har också varit bra på att få ut information och svarat på frågor direkt i formulär till henne för att möta upp oron, berättar han.

Tydligare arbetsuppdrag

– Just nu är det lite förvirrat kring hur saker och ting ska funka men över lag har det tagits emot positivt att roller och arbetsuppdrag förtydligas. Jag gillar att det blir en större övergripande förändring, där cheferna får en jämnare fördelning, fortsätter han.

Han ser också fram emot att mötesplatser och öppen ungdomsverksamhet delas upp. Som fritidsledare ska han finnas där för ungdomarna och inte serva mötesplatsverksamheten.

– Det ser jag mest fram emot, säger han.

Alla ska lyfta arbetsmiljöproblem

Cheferna får nu kontorsplatser i ett centralt hus och kommer att leda geografiskt utspridda verksamheter. Hur ser du på det?

– Det kan vara en risk att man inte är på plats på samma sätt som tidigare. Man kan då missa potentiella arbetsmiljöproblem. Det blir mer att personal behöver uppmärksamma och anmäla risker. Vilket vi i och för sig är skyldiga till, säger han, och tillägger:

– Men det är jättebra att cheferna kommer att kunna bolla med varandra.