Hur stor ska en arbetsgrupp vara? Det finns inget optimalt antal medarbetare per chef. Men samlad forskning visar tydligt: arbetsgruppens storlek påverkar både de anställdas arbetsmiljö och kvaliteten på verksamheten.
Arbetsgrupperna i offentlig sektor är ofta stora, särskilt inom vård, skola och omsorg. Forskning har länge pekat på att en stor arbetsgrupp gör det svårare för chefer att hinna med sitt uppdrag.
Nu har forskare vid Institutet för stressmedicin i Göteborg gjort en kunskapssammanställning om vad vi hittills vet. Linda Corin och kollegan Maral Babapour Chafi har dammsugit forskningsfältet fram till i dag, både i Sverige och internationellt. De har också gått igenom de senaste fem årens föreskrifter, rapporter och utredningar på området. Resultatet är rapporten Betydelsen av antalet medarbetare per chef.
– Det vi hittat nu förstärker det vi redan visste. Vi får fler och fler bevis för att antalet medarbetare per chef spelar stor roll på en mängd nivåer i organisationen. Det påverkar chefens arbetssituation, möjligheten att utöva ett gott ledarskap, medarbetarnas arbetssituation och verksamheten i stort, säger Linda Corin (till höger på bilden).
Antal medarbetare per chef bör minska
Den samlade forskningen visar tydligt att alltför stora arbetsgrupper innebär:
- Stressade och överbelastade chefer som leder sämre.
- Sämre arbetssituation för medarbetarna, med mer missnöje och mindre engagemang.
- Ökad personalomsättning och chefsomsättning.
- Beroende på verksamhet påverkas även tredje part, t ex genom minskad patientnöjdhet och fler tillbud.
Att vara chef för många medarbetare gör det svårt att hinna med uppgifter och att balansera alla olika krav som finns på chefsrollen. Det försvårar en nära relation mellan chef och medarbetare. Stora arbetsgrupper kan också prestera och fungera sämre.
Fler sjukskrivna i större grupper
Enligt Nyckeltalsinstitutet, som kartlägger och mäter arbetsvillkor inom olika branscher, finns det starka samband mellan storlek på arbetsgrupper och sjukfrånvaro. Ju fler medarbetare per chef, desto högre långtidssjukfrånvaro. Verksamheter med mer än 17 anställda per chef i genomsnitt har betydligt högre sjukfrånvaro.
Antal medarbetare per chef – så ser det ut
Redan 2003 publicerade Socialstyrelsen en studie om lämpligt antal medarbetare per chef inom vård och omsorg. Enligt studien hinner en personalansvarig chef inom vård och omsorg med sina arbetsuppgifter om antal medarbetare per chef är strax under 30. Var fjärde kvinnlig chef inom vård och omsorg hade då fler än 50 medarbetare per chef. Här kan du läsa studien.
Ingenting tyder på att människovårdande verksamhet ska ha så stora grupper
18 år senare, efter ett års covidpandemi, kartlade Socialstyrelsen första linjens chefer i äldreomsorgen. Kartläggningen från 2021 visade att antalet medarbetare per chef i genomsnitt var 47 i offentlig regi och 57 i enskild regi. På äldreboenden var arbetsgruppens storlek i snitt 50 medarbetare, inom hemtjänst 42.
– Ingenting tyder på att människovårdande verksamhet ska ha så stora grupper, säger Linda Corin.
Optimalt antal medarbetare per chef
Finns det då ett optimalt antal medarbetare per chef? Forskarsvaret är: det beror på. Förutsättningarna för chefskapet spelar stor roll. Exempel på faktorer som spelar in:
- Typ av verksamhet
- Geografisk spridning på verksamheten
- Medarbetarnas arbetsuppgifter
- Stödfunktioner för chefen
- Chefserfarenhet
– Men oavsett förutsättningar och hur skicklig ledare du är kan du inte kompensera för alltför stora grupper, säger Linda Corin.
Sätter maxtak
Och flera kommuner och regioner jobbar med frågan. Västra Götalandsregionen bestämde 2015 som första region att chefer ska ansvara för 10-35 medarbetare. Läs vår artikel om hur Västra Götalandsregionen gått tillväga och hur det har fungerat.
Andra exempel där storleken på arbetsgruppen nu begränsas är Söderhamn, Umeå, Malmö, Göteborg samt Region Gävleborg och Region Skåne.
Hur går man tillväga?
Sista delen av kunskapssammanställningen om antalet medarbetare per chef publiceras senare och handlar om hur man väljer ett rimligt antal medarbetare per chef.
Vad kan du redan nu ge för råd utifrån forskningsläget?
– Börja med att synliggöra och jämföra! Det är otroligt viktigt att få koll på hur det faktiskt ser ut i organisationen. Analysera sedan och se om medarbetartalet är rimligt utifrån faktorer som geografisk spridning och om verksamheten har dygnet runt-jobb. Glöm inte även andra chefsförutsättningar, säger Linda Corin.
Hon tipsar också om Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet, som tagits fram utifrån forskning kring chefers organisatoriska förutsättningar i offentlig sektor. Forskningen visade bland annat att enhetschefer inom förskola, grundskola och äldreomsorg hade dubbelt så många medarbetare som chefer inom teknisk förvaltning.
– Chefoskopet är ett utmärkt verktyg för att arbeta med chefers förutsättningar i stort, även om det saknar en tydlig ingång till just antal medarbetare per chef, säger Linda Corin.
Snubbla inte på falsk motsättning
Hon pekar också på en uppfattning hon ofta stöter på, att ökad chefstäthet och tillit till medarbetare inte skulle gå ihop. Linda Corin menar att det däri gömmer sig en ganska förlegad syn på vad en chef gör:
– Chefens närvaro behövs även när medarbetare är självständiga. Det är nästan viktigare då men rollen blir en lite annorlunda än den kontrollerande.
Läs mer: ”Nu kan jag vara nära mina medarbetare”
Uppdatering: Läs hela ISM:s kunskapssammanställning om lagom antal medarbetare per chef Leda lagom många, 2023.
