Västerbotten: Friskfaktorer blir en checklista i vardagen

Servicecenter i Region Västerbotten använder friskfaktorer som ett raster för att prata arbetsmiljö i många olika sammanhang. Genom det får de syn på vad som fungerar bra – och vad som behöver utvecklas. Arbetet löper som en kedja genom hela verksamheten – från högsta ledningen till första linjen. I telefonväxeln talar de friskfaktorer på walk and talks.

En av verksamheterna inom Servicecenter i Region Västerbotten är telefonväxeln. Här hanterar medarbetarna i snitt 22 000 samtal varje vecka. Och arbetet handlar om långt mycket mer än att koppla vidare till rätt person. Växeln fungerar även som en larmcentral för alla sjukhus i Västerbotten.

– Vi sköter alla larm och skickar rätt person till rätt plats. Samtalen kan handla om allt från akuta kejsarsnitt till hjärtstopp. Vi har även hand om helikopterlandningar, hisslarm, överfallslarm och fastighetslarm, berättar avdelningschef Donna Tegman.

– Även om vi inte är läkare har vi dagligen människors liv i våra händer.

För att inget ska gå fel gäller det att medarbetarna har rätt kompetens – och är stresståliga. Dessutom måste de alltid veta hur de ska prioritera.

– Vi är otroligt duktiga på rutiner. Både att följa dem, uppdatera dem och göra nya. Vi har rutiner för allt. Det är så inarbetat att vi inte ens tänker på det, säger skyddsombud Camilla Liljendahl.

Nu ska sjukhustelefonisterna bli bättre på att uppmärksamma sina styrkor.

– Det är så lätt att man bara talar om det som inte funkar. Vi behöver lyfta det vi är duktiga på också. Genom att få syn på vad det konkret är minskar risken att vi tappar det, säger Camilla Liljendahl.

– Och det är intressant vad vi kan lära av det som fungerar bra, och ta med till det som inte fungerar lika bra, fyller Donna Tegman i.

Stärkande friskfaktorpromenader

Under vintern lämnar de 16 sjukhustelefonisterna på Norrlands universitetssjukhus kontorslandskapet då och då, och ge sig ut på walk-and-talks. I 30 – 40 minuter promenerar de två och två och talar om vad som fungerar bra på arbetsplatsen. Utgångspunkten är åtta friskfaktorer som forskare identifierat i organisationer med låg sjukfrånvaro.

– Alla ska tala om vad vi gör bra utifrån en friskfaktor åt gången. Sedan skriver de ned vad de har kommit fram till, berättar Donna Tegman.

Chefen Donna Tegman och skyddsombudet Camilla Liljendahl sammanställer sedan allt, som underlag för fortsatta samtal på arbetsplatsträffarna.

Att uppmärksamma telefonväxelns styrkor tror de kommer ha positiv inverkan på hela arbetsgruppen.

– Jag tror att det både kommer stärka gemenskapen och humöret. Allt bra vi gör har vi ju åstadkommit tillsammans, säger Camilla Liljendahl.

– Medarbetarna ska känna sig stolta. Jag vill att de ska kliva upp på morgonen och längta till jobbet, och att vi ska vara den där attraktiva arbetsplatsen vi så ofta talar om, säger Donna Tegman.

Friskfaktorkedja genom hela verksamheten

Friskfaktorpromenaderna ingår i en större satsning. Telefonväxeln är en del av avdelningen Kundtjänstservice, som i sin tur ingår i basenheten Servicecenter, som är en del av verksamhetsområdet Digitalisering och Service (Dos) i Regionförvaltningen. Arbetet med friskfaktorer löper från högsta ledningen i Dos till medarbetarna i första linjen.

– Tanken är att se vad som behövs på varje nivå, det kan skilja sig åt beroende på vilka arbetsuppgifter och vilket mandat man har, säger Lena Lundqvist.

Hon är projektledare för verksamhetsutveckling på Servicecenter, och det var när hon rekryterades som allt tog fart.

– Vi hade ett arbete på gång redan innan, men inget riktigt koncept för det, berättar verksamhetschef Joel Backman.

– Vi hade talat om vad som ger glädje och energi på jobbet. Vi hade talat om ledarskap, medarbetarskap och beteenden…

När Lena Lundqvist introducerade friskfaktorer föll alla bitarna på plats.

Friskfaktorer förändrade stämningen

Joel Backman testade att använda friskfaktorer första gången inför en organisationsförändring.

En grupp han tidigare lett skulle få en ny mellanchef.

I 15 minuter lade gruppen fram risk efter risk på bordet.

Sedan tog Joel Backman i stället fram friskfaktorhjulet, där åtta friskfaktorer utgör en tårtbit var. De tittade på verksamheten utifrån varje friskfaktor.

– Då såg vi att det mesta fungerar bra. Enda risken som kvarstod blev då att vi skulle rekrytera en person som förstörde allt som redan var på plats, säger han.

– Hela stämningen i rummet förändrades. Fokus försköts från oro till hur vi säkerställer att vi fortsätter jobba som vi gör och skapar delaktighet i rekryteringsprocessen. Bara genom att titta på situationen ur en annan synvinkel blev det helt annorlunda!

Joel Backman berättar att det var en aha-upplevelse.

– Oj vilket enkelt och bra verktyg det här är, tänkte jag. Man behöver inte lära sig nya komplicerade metoder. Det räcker att göra samma saker som vi alltid gjort i arbetsmiljöarbetet, men på ett annat sätt.

Från högsta ledningen till första linjen

Stärkt av erfarenheten tog han med sig friskfaktorhjulet till ledningsgruppen för hela verksamhetsområdet Digitalisering och Service (Dos). Där beslöt de att använda konceptet brett. Dels genom att öka kunskapen om friskfaktorer i hela verksamheten. Dels genom att integrera dem i mallar och styrsystem – till exempel i medarbetarsamtal, riskanalyser och kommunikationsunderlag.

Lena Lundqvist – som arbetat med friskfaktorer på tidigare arbetsplatser – tog fram två workshoppar för alla nivåer i organisationen.

– Vi började i Dos ledningsgrupp eftersom det är viktigt att leva som man lär. Det här är inte något som någon annan ska göra, utan något vi alla ska göra, säger Joel Backman.

Verksamhetsledningen skattade bland annat nuläget utifrån varje friskfaktor. De tittade på vad som fungerar bra, och hur de kan säkerställa att det fortsätter så. De talade även om vad som behöver stärkas – och om det finns saker de ska sluta göra.

– Just det sista är en viktig del. Vi är så bra på att lägga till, men sämre på att ta bort sådant som inte längre ger önskad effekt, säger Joel Backman.

Sedan fortsatte kunskapsarbetet nedåt i verksamheten.

Alla ledningsgrupper fick delta i workshops, liksom alla chefer, skyddsombud och fackliga företrädare i första linjen.

Del i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Det var på en sådan workshop som Donna Tegman och Camilla Liljendahl kom på idén om friskfaktorpromenader för telefonväxeln.

– Jag kan absolut tänka mig att det finns några som känner att det här bara är ytterligare en sak att hinna med. Därför valde vi att göra något roligt av det. Vi har ett stillasittande arbete, nu får man komma ut en stund och själv ta ansvar för samtalet, säger Donna Tegman.

– På en walk and talk måste alla engagera sig. På en apt är det alltid några som talar mer, och några som inte säger något alls, fyller Camilla Liljendahl i.

Sjukhustelefonisterna Julia Nummiranta och Camilla Liljendahl på ”walk and talk” utanför Norrlands universitetssjukhus. På varje promenad tar de upp olika friskfaktorer. Foto: Patrick Trägårdh

Hennes kollega, Julia Nummiranta, har hunnit gå två friskfaktorpromenader hittills.

Det hon uppskattar mest är att samtalen fokuserar på det som är positivt.

– Det öppnar upp för en tacksamhet över allt som är bra i vår arbetsgrupp, säger hon.

– Sen är det också viktigt att tala om förbättringsområden. Men att först se att vi har en jättebra arbetsplats blir en bättre ingång till det. Annars glöms det som fungerar så lätt bort.

Framöver tänker de att friskfaktorer ska vara en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet i telefonväxeln.

– Vi ska bli lika bra på det som på rutiner, det ska vara en del av vår vardag, säger Donna Tegman.

En checklista i vardagen

Projektledare Lena Lundqvist liknar friskfaktorer vid ett mindset som kan vara till hjälp i allt från förändringsarbete och rekryteringar till rehabärenden.

– Friskfaktorer ger en struktur för att täcka in allt som är viktigt i arbetsmiljöarbetet. Det blir som en checklista man bär med sig i sin chefsvardag, säger hon.

Verksamhetschefen Joel Backman använder friskfaktorerna så mycket han bara kan.

– Det kan till exempel handla om att analysera resultaten i medarbetarenkäten. I stället för att fritt fundera över varför resultatet för stress ser ut som det gör, kan jag hitta rotorsakerna genom att titta på vad som brustit utifrån de olika friskfaktorerna, säger han.

Han tycker att arbetssättet tillför positiv energi.

– Annars ser man ett problem och vill lösa det. När man gjort det känner man lättnad över att vara tillbaka på samma nivå som innan. Men med friskfaktorer känns det som om vi når ett steg längre. Vi jobbar för att förebygga problem genom att bli bättre.

Camilla Liljendahl, Julia Nummiranta och Lena Lundqvist är alla på olika sätt inblandade i arbetet med friskfaktorer i Region Västerbotten. Foto: Patrick Trägårdh

Foto porträttbilder Camilla Liljendahl, Lena Lundqvist och Julia Nummiranta: Patrick Trägårdh
Foto porträttbilder Donna Tegman och Joel Backman: Region Västerbotten