Under våren minskade Östertorpsvägens gruppboende i Flen sin sjukfrånvaro med nära 75 procent. Bakom förändringen ligger ett nytt sätt att lägga schema, som både har ökat gemenskapen och skapat ett lugnare arbetsklimat. Men även kommunens arbete med friskfaktorer har haft betydelse.
– Jag trodde inte att sifforna stämde först, säger enhetschef Jim Merkelin.
– Men det gjorde de.
Den stora procentuella skillnaden påverkas av att personalgruppen är liten på Östertorpsvägens LSS-boende. Sju tillsvidareanställda arbetar med de sex brukarna. Men det betyder inte att det är tillfälligheter bakom sifforna.
– Det finns flera anledningar till att sjukskrivningarna gått ner, men den största är att vi fått ett flexibelt grundschema, säger skyddsombudet Fia Wallén.
Långsiktighet har minskat sjukfrånvaron
Tidigare hade personalen stort inflytande över schemat, som lades för fyra veckor i taget. Modellen kallas önskeschema, men resultatet blev inte så önskvärt. Det ledde till slitningar och osämja i gruppen.
– De som har lätt att hävda sig fick ofta de bästa passen, vilket varken upplevdes som rättvist eller solidariskt, säger Fia Wallén.
Dessutom kunde det vara svårt att planera fritiden längre än en månad framåt. Man visste inte om ens önskemål var beviljade förrän två veckor innan schemat började gälla.
Det gick inte heller att veta i god tid om man skulle behöva ansöka om semester för ledighet på storhelger som jul och nyår.
– Allt detta var stressmoment. Det skapade en oro som bidrog till att folk tappade ork, säger Fia Wallén.
Själva schemaläggningen tog också mycket kraft.
– Det lades väldigt mycket tid och energi på att lägga schema, tycka om schema och ändra schema. Den energin har vi vunnit tillbaka nu, säger Jim Merkelin.
Bättre sammanhållning har gett ökad ork
Både han och Fia Wallén hade tidigare erfarenheter av en annan modell, och efter en omröstning i höstas fick de med sig hela gruppen.
Nu arbetar de med ett så kallat flexibelt grundschema.
Vi har fått ett lugnare arbetsklimat och en mycket bättre gemenskap.
Fia Wallén, skyddsombud
Det innebär att chef och gruppledare – i samarbete med hela arbetsgruppen – har lagt ett schema som ska fördela passen rättvist.
Detta rullar sedan på så att man vet hur man arbetar även längre fram i tiden.
Inför varje månad stämmer de av på en arbetsplatsträff ifall något behöver justeras.
– Då kan man byta pass om det behövs. Oftast löser det sig. Det är sällan någon behöver ta ut semester för att kunna vara ledig när den vill, säger Jim Merkelin.
– Jag har sagt att cirka 80 procent av schemat är fast. Och 20 procent kan man ge och ta med, men vi har inte haft så stora önskemål om förändringar.
Boendes önskemål styr bemanning
Inför förändringen gjorde Östertorp även ett ”täthetsdiagram” för att bättre matcha bemanningen med de boendes önskemål. Det har inneburit att det numer är mer personal på plats när behoven är som störst, vilket också det minskat stressen.
Dessutom har de sett över rutiner och dagsplanering så att det inte ska råda några tveksamheter kring vem som ska göra vad.
Både Jim Merkelin och Fia Wallén tycker att den nya modellen bidragit till en bättre arbetsmiljö.
– Vi har fått ett mycket lugnare arbetsklimat och en mycket bättre gemenskap, säger Fia Wallén.
Men det är inte bara förändringarna kring schemat som stärkt sammanhållningen och förbättrat kommunikationen. Förändringen har också en koppling till Friska Flen – kommunens satsning på friskfaktorer för att minska sjukfrånvaron.
Diskuterar friskfaktorer på apt
Redan 2021 inledde Flens kommun ett arbete för att stärka de förutsättningar som behöver vara på plats för att medarbetare ska må bra och prestera väl på jobbet. Friskfaktorer brukar de kallas, och forskare har identifierat åtta sådana. Det kan till exempel handla om att uppleva sin arbetsplats som rättvis, känna delaktighet – och ha en närvarande, engagerad chef.
Först ut att lära sig mer om friskfaktorerna i samarbete med Suntarbetsliv var alla chefer och en del av skyddsombuden i kommunen.
Därefter har arbetet fortsatt ute i verksamheterna. Alla chefer ska arbeta med friskfaktorer i sina arbetsgrupper och alla medarbetare ska vara delaktiga och bidra i arbetet med att stärka dem, förklarar Jim Merkelin.
På Östertorpsvägens gruppboende har friskfaktorer varit ett återkommande tema på arbetsplatsträffarna det senaste året, även om semestrar och arbete med ekonomin kommit emellan senaste tiden.
Min känsla är att det bara kommer bli ännu bättre ju längre vi kommer.
Jim Merkelin, enhetschef
– Vi arbetar med en friskfaktor åt gången och går igenom hela friskfaktorhjulet, säger Jim Merkelin.
Till hjälp har de en verktygslåda med ”flenifierat” material från Suntarbetsliv. Hittills har de bland annat tittat på några korta filmer som satt fart på både lärande och undersökande diskussioner.
– Min känsla är att det bara kommer att bli ännu bättre ju längre vi kommer. Det känns fortfarande som om vi bara skrapat på ytan, och det föds nya tankar och idéer hela tiden, säger Jim Merkelin.
Läs mer: Deras samarbete satte fart på arbetsmiljöarbetet i Flen
Läs mer: Jobba med friskfaktorer – 8 säkra sätt
Ringer alla som är sjuka
En friskfaktor är att ha koll på sjukfrånvaron. Därför har man i Flens kommun bestämt att cheferna ska kontakta alla medarbetare efter någon dags sjukskrivning. Detta för att stämma av om sjukskrivningen har koppling till något på jobbet som kan behöva åtgärdas.
Jim Merkelin ser flera fördelar med detta. Dels ger det honom möjlighet att lära känna sina medarbetare bättre. På så vis kan han ta tillvara på deras kompetens på bästa sätt. Dels får han en bättre koll på om det finns någon smitta som riskerar att sprida sig på boendet.
Skyddsombudet Fia Wallén tror inte att någon känner sig påpassad av rutinen, tvärtom upplever hon det som en del i ett närvarande och engagerat ledarskap.
– Vi känner inte att Jim jagar oss, utan förstår att det är för att få reda på om det är något arbetsrelaterat, säger hon.
Bättre för både personal och brukare
Den sänkta sjukfrånvaron i sig har skapat en positiv spiral. Den har ökat kvaliteten för brukarna, och skapat en vilja att upprätthålla de fina sifforna.
– Vi är en grupp som arbetar mot samma mål nu. Vi ska ju jobba i många år och arbetsmiljön är en stor grej. Det är ett löpande arbete att arbeta med att den ska vara bra – och det finns ju alltid saker som kan förbättras, säger Fia Wallén.
God stämning på jobbet. Skyddsombudet Fia Wallén och enhetschefen Jim Merkelin gläds åt den sänkta sjukfrånvaron på Östertorpsvägens gruppboende i Flen. Foto: Fredrik Sederholm
