Vi kommer inte undan att det uppstår skav och konflikter på jobbet ibland. Men det går att främja samarbete och undvika konfliktpotential. Hur gör man det? Här är några experttips för att skapa en robust samarbetskultur.
Robust betyder tålig, stabil, motståndskraftig. Med en robust samarbetskultur kan en arbetsplats eller organisation hantera inre och yttre påfrestningar bättre. Det i sin tur förebygger konflikter.
Thomas Jordan är konfliktforskare och expert på konflikthantering. Han ingår även i ett mindre nätverk för robust samarbete, med konsulter som jobbar med konflikthantering. Under några webbinarier har nätverket delat med sig av tips och råd kring att skapa stabila organisationer som förebygger konflikter.
Då bör man agera
När kan det då vara extra viktigt att se över samarbetskulturen? Det här är några anledningar, enligt Thomas Jordan:
- Vid missnöje i organisationen, med dåliga resultat på arbetsmiljöundersökningar.
- Vid skav man inte fått bukt med.
- När allvarliga konflikter har hanterats – hur hamnade vi här och hur förhindra att vi hamnar där igen?
- Inför omfattande förändringar, för att klara kommande påfrestningar.
Skav kan skapa konflikter
– Vår erfarenhet är att man inte särskilt ofta tar sig an det så systematiskt, säger Thomas Jordan, som nämner tre lämpliga sätt att närma sig temat:
Inventera skav. Vilka olika sorters frågor är olösta och ligger och skaver? Titta särskilt på sådant som ingen tagit ansvar för att reda ut.
Gör en hälsocheck. Hur är de organisatoriska förutsättningarna? Bädda inte för konflikter med otydliga roller, starka stuprör och incitament som leder till rivalitet. Bygg in en hälsocheck i SAM, det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Värna det ”mjuka”. Hur är samarbetskulturen? Ge akt på vad som sitter i väggarna och hur ni kommunicerar när det finns frågor att hantera. Psykologisk trygghet och ett bra samtalsklimat är viktigt.
Det handlar om att bli en arbetsplats som tidigt löser problem och frågor.
Mindre stress = färre konflikter
– Konflikter har mer med OSA att göra än med personligheter, samarbetssvårigheter och personkemi, menar Thomas Jordan.
OSA står för organisatorisk och social arbetsmiljö. En dålig OSA orsakar stress, som i sin tur aktiverar hjärnans primitivare delar, så kallad kamp- eller flyktrespons.
– Man får då sämre tillgång till sin logiska analytiska del av hjärnan och klarar inte att lösa konflikter. Alla personer som jag träffar i konflikthantering är i stress, säger Helen Carlson, socionom och konsult som med bl a Thomas Jordan skrivit boken Att bygga en robust samarbetskultur.
Så förebygger ni konflikter
De båda nämner en rad rätt enkla saker som arbetsplatser kan göra för att förebygga konflikter:
- Se regelbundet över att chefer och medarbetare har en rimlig arbetssituation. Ha rutin för att ställa frågor som kartlägger om arbetsbördan är rimlig. Skatta själv om ditt arbete är hållbart för dig.
- Ha en nära relation till dina medarbetare om du är chef. Var tydlig med förväntningar och krav. Följ upp och återkoppla, inte bara vid problem. Då blir det lättare att ta upp frågor och problem med chefen.
Främja ökad transparens i beslutsfattandet. Som chef, tala om varför du fattar ett beslut eller gör en förändring. Det förebygger missnöje.- Skapa ett samarbetskontrakt tillsammans med medarbetarna där spelregler för samarbete och konflikthantering tydliggörs. Håll det levande, utveckla och följ upp. Gör gärna övningen Vårt samtalsklimat.
- Skapa tydliga riktlinjer för hantering av konflikter. Alla ska veta vart man ska vända sig.
- Utbilda chefer och medarbetare i konflikthantering. Med en gemensam bild av vad en konflikt är, hur den eskalerar och hur den hanteras blir det lättare att ta upp skav.
- Öka förmågan att hantera givna utmaningar – de som finns och inte kan tas bort. Gäller i hög grad kontaktyrken, där man jobbar med människor.
- Utbilda chefer i effektiva och kreativa mötesformer. Röriga möten skapar frustration. Läs mer i artikeln Så får ni effektiva möten
– Det är vanligt att chefer eller andra som ska leda möten inte mäktar med att leda mötet. Man pratar om fel saker, gör utspel och skapar konflikt, säger Helén Carlson.
Hon tipsar om att ha en parkeringslista för ämnen om en diskussion spårar ur på ett möte.
– Ibland dominerar några i gruppen och då kan man jobba parvis eller gå laget runt.
Om spänningar uppstår
För att undvika att spänningar utvecklas till konflikter har experterna också några råd:
- Fånga upp frustration – direkt på möten, via medarbetarsamtal och via medarbetarundersökningar.
- Låt inte samma fråga komma upp gång på gång. Lös den eller se till att den hanteras.
- Avsätt tid efteråt om ni har incidenter. Reflektera kring vad ni lärt er. Utnyttja avvikelsesystem. Läs också artikeln IA-systemet – 5 steg till en säkrare arbetsplats
– Vill man vara en lärande organisation är det avgörande att ta vara på sitt eget lärande och se till att man skaffar sig bättre och bättre förutsättningar, menar Thomas Jordan.
Fotnot: Texten bygger på webbinarier arrangerade av Nätverket för robust samarbete
Vad är en konflikt?
När en eller flera parter har önskemål de inte vill släppa och upplever att någon annan blockerar dem att tillgodose önskemålet.
Då uppstår frustration som kan driva en part att agera mot den andra parten om blockeringen kvarstår.
Frustrationen är energin som driver konflikten vidare.
Källa: Konfliktkunskapens ABC av Thomas Jordan
