Så får ni effektiva möten

Fastnar ni i olika roller på möten? Tar mötena bara energi? Lägg era möten under lupp och skapa bra och effektiva möten. Här är en steg-för-steg-guide.
Läs även om hur Laholms barn- och elevhälsa förbättrat sina möten.

Det kan vara dötrist och långtråkigt och… alldeles underbart! Inte balen på slottet, utan mötet. Beroende på yrkesroll kanske du har några stycken per vecka eller månad. Möten behövs, driver arbetet framåt och utvecklar verksamheten. I bästa fall. I sämsta fall känns de som tidsslöseri och skapar frustration.

Bra och effektiva möten kräver bra kommunikation. Ett sätt att utveckla möteskommunikationen är att öva på olika perspektiv som behövs för att få till effektiva möten. Hur kan man göra det?

1. Få koll på olika mötesperspektiv.

Använd verktyget Bättre möten. Det baseras på forskning och utgår från en kommunikationsmodell med fem olika perspektiv. Se en film, exempelvis på en arbetsplatsträff, om de olika perspektiven och varför alla fem rollerna behövs i samtalet för att få effektiva möten.

• Positiva – höjer nivån på mötena
• Utforskande – undersöker möjligheter
• Berättande – ger mötet innehåll
• Inifrån – stärker gruppen
• Utifrån – ger koll på omvärlden

Vill ni också få effektiva möten? Lär er mer om de fem perspektiven!

2. Testa era möten.

Hur ser det ut just hos er? Vad kan ni behöva öva på? Ta tempen på gruppens samtalsmönster. Det kan ni göra med ett forskningsbaserat test. Det består av 22 frågor, besvaras individuellt och passar bäst för grupper som har möten regelbundet tillsammans.

Exempel på frågor att skatta i testet:

• På våra möten uppmuntrar vi varandras synpunkter och förslag
• När vi är av skilda åsikter kan vi diskutera och föra fram olika idéer på ett respektfullt sätt
• Våra möten genererar bra information och råd kring de frågor som står i fokus

3. Träna!

Det räcker inte att bara veta vad som krävs. Ni behöva även träna på att få med de fem perspektiven i era samtal. Använd gruppaktiviteter som finns i verktyget Bättre möten. Det finns övningar som går att göra på era ordinarie möten och som knappt kräver någon förberedelse.

4. Ta det vidare.

Påminn varandra om modellen! Printa ut och sätt upp en affisch. Återkom till olika övningar. Ni kan också fokusera på ett perspektiv i taget för mer kunskap. I verktyget Bättre möten finns för varje perspektiv en kort fördjupande film och beskrivning av vad som händer när perspektivet fungerar, saknas eller tar överhanden.

Cecilia Janson, Jessica Mellerhav och Lina Tannerfalk Wiberg på barn- och elevhälsan i Laholms kommun.

”Jag tror att alla försöker bjuda till mer”

Genom att lära sig mer om effektiva möten och öva på olika perspektiv har barn- och elevhälsan i Laholm förbättrat sin möteskultur.
– Nu har vi ett mer öppet och tillåtande klimat, säger skyddsombudet Cecilia Janson.

I arbetet som skolsköterska ingår många olika slags möten. Hälsosamtal med elever, föräldrakontakt, skolmöten med rektor och lärare, möten med kurator, specialpedagog och lärare, med flera.

– I det här arbetet har vi utgått från våra skolsköterskemöten som vi har en gång i månaden, berättar skolsköterskan Cecilia Janson.

Idén att jobba med verktyget Bättre möten kom upp på en utbildningsdag i Laholms kommun med chefer, skyddsombud och lokala samverkansgrupper. Det hölls sedan man tecknat ett nytt lokalt samverkansavtal hösten 2023.

Dagordningen boven?

– Vi hade pratat om att vi inte var riktigt nöjda med våra möten och att de inte gav energi. De var rätt uppstyrda och innehöll mest information. Vi fokuserade på att det var dagordningen vi behövde ändra på. Men så kom verktyget upp och vi tyckte det passade bra för att se om vi kunde analysera våra möten, berättar Cecilia Janson.

Förutom skolsköterskorna är det kuratorer, skolpsykologer och specialpedagoger som använt sig av Bättre möten.

– Vi kollade på filmer och reflekterade tillsammans på en arbetsplatsträff, ihop med övriga professioner. Sedan gjorde vi en självskattning i varje professionsgrupp och diskuterade utifrån det vad som var våra styrkor och svagheter, säger Jessica Mellerhav, skolsköterska.

Läge för förbättring

– Vår grupp fick rätt så lågt resultat. Alla blev medvetna om att vi vill förändra det här, säger Cecilia Janson.

En stor del av arbetet innebar att träna på att inta olika perspektiv på möten. Hon tror att övandet gav en större medvetenhet hos alla för hur man påverkar mötet.

– Jag tror att alla försöker bjuda till mer nu. Nu har vi ett mer öppet och tillåtande klimat med lite mer diskussion.

Kul med positivt perspektiv

Kritiskt tänkande är bra, men en övning i Bättre möten är att verkligen lyfta fram det positiva perspektivet.

– Det blev många skratt när vi skulle träna på det! berättar enhetschef Lina Tannerfalk Wiberg.

Hon märker att medarbetarna nu använder begreppen även i andra sammanhang. ”Nu behöver vi titta på inifrånperspektivet!”

– Och blir vi bättre i kommunikationen så får det påverkan på vår arbetsmiljö, säger hon, och påpekar att det är lätt att fastna i en roll på möten.

Arbetet har gett resultat

En enkätuppföljning i slutet av maj visar också positiva effekter. En stor andel medarbetare tycker att de nu:

• kommunicerar bättre i sin professionsgrupp,
• är mer medvetna om vilka perspektiv som finns och vad de själva bidrar med.
• Halva gruppen tyckte också att det påverkat andra mötesforum positivt.

– Jag känner mig väldigt glad och nöjd med effekten. Det kräver dock ett fortsatt arbete även nästa år så att vi håller det vid liv, säger Lina Tannerfalk Wiberg.