Två enkla frågor stärkte tryggheten i arbetsgruppen

Att prata om arbetsdagen gör nog alla. Men på en avdelning vid Norrlands Universitetssjukhus har de en strukturerad metod för det. Metoden utgår från två enkla frågor och de börjar alltid med sådant som varit bra. Det här har ökat tryggheten i arbetsgruppen.

Varje morgon innan arbetet på operationsavdelningen och på mottagningen på hand- och plastikkliniken i Umeå sitter personalen ner för att tillsammans för att gå igenom den kommande dagen på avdelningen. Efter det pratar de om hur gårdagen var. Alla som är i tjänst deltar och en runda tar ungefär fem till sju minuter.

Metoden arbetsgruppen använder sig av heter After Action Review och är en strukturerad metod. Strukturerad betyder att de inte pratar lite hur som helst, som vid vanliga samtal, utan att de följer några enkla regler.

Veronica Blomberg som är biträdande verksamhetschef och enhetschef för två av klinikens fem enheter, berättar att var och en får svara på två frågor:

• Hur klarade vi kärnverksamheten under gårdagen?
• Hur var den psykosociala arbetsmiljön?

Personen som står i tur får först börja med att berätta vad han eller hon tyckte gick bra. Sedan tar personen upp vad som var mindre bra och tankar om vad de kan göra för förbättringar i framtiden. Den som är ansvarig för morgonmötet är den som leder reflektionen.

Alltid börja med det som var bra

– Det är lätt att fokusera på det som var dåligt. Men vi har vänt på det. Det känns mycket bättre att börja med sådant som var positivt. Man märker stor skillnad jämfört med att börja med något negativt, säger Anna-Karin Lindström, undersköterska på klinikens mottagning och skyddsombud.

Ibland kan det vara situationer där en i arbetsgruppen känner att något enbart var jobbigt och då får man så klart uttrycka det.

– Då försöker vi i gruppen hjälpa till att vända det till något positivt. Det kan vara att säga till den som är upprörd eller ledsen att det var fint att du kunde dela detta med oss, säger Anna-Karin Lindström.

Just att det finns en tillit i gruppen som gör att alla vågar dela med sig av sin upplevelse, är något som är viktigt för metoden. Anna-Karin Lindström berättar att det i början kunde kännas läskigt att våga säga vad hon tyckte, särskilt sådant som inte fungerade bra.

– Det har tagit tid att jobba fram tilliten. Vi kan nog förbättra det ytterligare, men det blir bättre och bättre hela tiden.

Fokus på reflektion

Att ständigt och omedelbart ge varandra återkoppling gör att de hela tiden kan stärka goda rutiner, och ändra på det som fungerar mindre bra. Det har förbättrat samarbetet i arbetsgruppen, tycker Anna Sjöström, operationssköterska på avdelningen.

– Just att alla vågar säga hur de upplevde dagen påverkar det psykosociala klimatet. Jag kan få upp ögonen för att någon hade en jättejobbig dag. Det gör mig medveten och kan förändra hur jag jobbar under den kommande dagen, säger Anna Sjöström.

Anna-Karin Lindström håller med.

– Vi är tryggare med varandra. Det har stärkt oss i arbetsgruppen, men också samarbetet mellan klinikens enheter.

En viktig regel för att bygga tillit och trygghet under återkopplingen är att de ska prata till varandra, inte om varandra. Det är något som de hjälper varandra med.

– Jag kanske jobbade med Anna-Karin igår och tyckte att allt flöt på bra och berättar om det på mötet. Då kan gruppen fråga om jag berättade det för henne. På det viset får jag en påminnelse om att återkoppla det till henne, säger Anna Sjöström.

Det kan också vara lätt att hamna i diskussioner kring praktiska saker eller rutiner. Då bryter den som leder mötet in och föreslår att de ska ta upp det på en arbetsplatsträff, eller i en lämplig arbetsgrupp i stället. After Action Review-tiden ska de använda för att reflektera och inte diskutera.

Tålamod och repetition

Man måste räkna med att det tar tid att införa ett nytt sätt att samtala menar Veronica Blomberg, biträdande verksamhetschef och den som har infört metoden på kliniken.

– Det tar tid och kräver uthållighet. Vi är vanedjur och det gäller hur vi pratar med varandra, men även vad vi pratar med om. Jag är dagligen med på någon av våra enheters After Action Review, för att påminna om strukturen.

En viktig del i After Action Review-metoden är att aldrig prata om personliga konflikter. De ska man prata om med den de berör eller med sin chef. Det är en av de saker som alla måste förhålla sig till på mötena.

Goda samtal och snabb återkoppling

Bakgrunden till att de införde metoden under morgonmötena var att Veronica Blomberg tillsammans med verksamhetschefen såg att de fanns samarbetsproblem på kliniken som påverkade den psykosociala arbetsmiljön. Veronica Blomberg kontaktade då företagshälsovården och fick kontakt med en psykolog som berättade om After Action Review.

Hon satte ihop en arbetsgrupp med några personer från var och en av de fem enheterna på kliniken. De bland personalen som ville vara med fick anmäla sitt intresse och sedan gjorde enhetscheferna ett urval. Under en termin fick gruppen lära sig om metoden och träna på den. Därefter kände de sig redo att införa den ute på respektive enhet.

– Vi informerade personalen både skriftligt och på arbetsplatsträffar om den kommande förändringen. Sedan fick de som ingick i arbetsgruppen lära sina kollegor om metoden ihop med mig, säger Veronica Blomberg.

De införde metoden på hela kliniken och hann starta den – men sedan slog pandemin till. Det gjorde att alla enheter inte förmådde hålla kvar i den nya rutinen. Men på två enheter behöll de den.

Planerar att införa metoden på hela kliniken

– Vi hade börjat och tränat ett tag. Det gjorde att jag kände att min arbetsgrupp är en trygg plats att ta upp rädslor, både på det privata planet och oro för rutiner och smitta på jobbet. Metoden hjälpte absolut till under pandemin, säger Anna Sjöström.

Just nu planerar verksamhetscheferna för att återinföra After Action Review på hela kliniken igen. Skyddsombudet Anna-Karin Lindström ser att alla som har använt metoden är positiva till den, inklusive hennes fackförbund Kommunal.

– Med tryggare personal, som är öppnare mot varandra så blir arbetsmiljön bättre. Och det gör det också lättare att nå våra uppsatta mål.

Läs gärna även artikeln Dagliga reflektioner får arbetet att flyta bättre. Den handlar om en annan metod för daglig avstämning.