Varje eftermiddag samlas personalen på avdelning 135 för att utvärdera dagen enligt ett särskilt koncept. Genom reflektionen har man kunnat hjälpas åt bättre, sänkt stressen rejält och minskat vårdskadorna.
Att ha en daglig avstämning om hur arbetet fungerat är nog något som många arbetsplatser önskar sig. Men det kräver också planering och struktur. På strokeavdelning 135 vid Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg har man hittat en form som gett goda resultat för arbetsmiljön. Det tycker Ulf Bengtsson som är undersköterska och skyddsombud:
– Tidigare har vi haft ett upplägg där personalen själva haft en stunds reflektion på eftermiddagen. Men eftersom vi inte hade någon riktig plan för hur det skulle gå till rann det ibland ut i sanden och så tog man nya tag, sen blev det samma visa igen. Nu har vi ett koncept som är tydligt strukturerat där någon av cheferna håller i avstämningen. Det ger en helt annan kontinuitet, säger han.
Inspirerades av ett annat sjukhus
Konceptet bygger dels på Gröna Korset, som är en visuell metod för medarbetare i sjukvården för att identifiera risker och vårdskador i realtid. Det var enhetschef Matilda Errind Arvgårds tidigare kollega som hört talas om hur Södra Älvsborgs sjukhus jobbade med den metoden.
– Där hade man också plockat in något som kallas för Gröna A, som täcker in arbetsmiljöfrågorna. Vi gjorde en egen variant som vi nu använder sedan ungefär ett år tillbaka. Med hjälp av den reflekterar vi tillsammans över hur arbetsdagen varit ur olika perspektiv, säger Matilda Errind Arvgård.
Beskriver arbetsdagen utifrån en färg
Varje dag vid 15-tiden samlas dagpersonalen på expeditionen. Vid den tiden har de i allmänhet kunnat lämna över sitt aktiva patientarbete till nästa arbetsskift och kan slappna av. Utifrån olika standardfrågor går man från person till person igenom hur arbetsdagen har varit. Ur arbetsmiljöperspektiv frågar man till exempel hur kommunikationen fungerat under dagen, om man hunnit ta sin rast, vad som kunnat vara bättre. Alla medarbetare får beskriva dagen med en färg. Grön betyder att allt har fungerat bra. Gul tyder på lite mindre bra arbetsmiljö medan röd signalerar att det har varit alldeles för stressigt.
Närmaste chefen är alltid med och får veta vad medarbetarna tycker.
Matilda Errind Arvgård, enhetschef
– Vi avslutar med att fråga: Känner du att du kan släppa jobbet när du går hem idag? Om personen svarar nej fångar vi upp det och tar ett enskilt samtal efteråt. Alla får komma till tals. Den närmaste chefen är alltid med och får veta vad medarbetarna tycker. Och vi kan ta tag i problem mycket snabbare, säger Matilda Errind Arvgård.
Hjälps åt så att alla kan ta sina raster
Skyddsombudet Ulf Bengtsson tycker att kommunikationen fungerar så mycket bättre nu, på alla plan. Att vårdenhetscheferna håller i mötet och fördelar ordet ger mötena en annan tyngd. Det bidrar också till att minska hetsiga diskussioner.
Nu hjälps vi åt på ett annat sätt för att alla ska få sina pauser.
Ulf Bengtsson, undersköterska och skyddsombud
En annan viktig förbättring är hur man ser på sina raster. Tidigare var det vanligt att man inte tog rast för att man inte tyckte att det hanns med, menar Ulf Bengtsson:
– Förutom att vi planerar redan på morgonen hur rasterna ska läggas, så följer vi nu också upp på eftermiddagen. Om någon inte haft sin rast pratar vi om varför och hur vi kan planera bättre. Självklart kan det köra ihop sig under arbetsdagen, men nu hjälps vi åt på ett annat sätt för att alla ska få sina pauser.
Införde fikavagn på kvällen
Matilda Errind Arvgård säger att diskussionerna på avstämningsmötena ofta är väldigt konstruktiva – alla deltar och spånar tillsammans över hur man kan göra saker bättre. Ett sådant förbättringsinitiativ som kommit från personalen gäller hur man ska få strokepatienter att äta och dricka ordentligt.
– De har ju ofta dålig aptit och svårigheter att svälja. Personalen föreslog att man kunde ordna en fikavagn under kvällspasset med något extra gott. Det visade sig vara riktigt lyckat. De patienter som kanske inte fått i sig så mycket mat under dagen tog chansen när fikavagnen kom.
Det har förbättrat patienternas mående och därmed också varit positivt för personalens arbetsmiljö, eftersom det minskat den etiska stress som är relaterad till ett för lågt näringsintag hos strokepatienterna.
Ett annat personalinitiativ handlar om de strokepatienter som kommer in med en så kallad trakeostomi. Det innebär att patienten har en andningstub i strupen för att kunna andas säkert. Genom att personalen pratade om hur stressande det kunde vara om man inte hade vana att hantera trakeostomier, skapades en checklista. Just nu införs också en utbildning för all personal som känner osäkerhet.
Övertiden har minskat
Under det år som strokeavdelningen haft sina regelbundna Gröna Korset-avstämningar har övertiden minskat med hela 46 procent. Tydligast syns detta i färre extra pass och mindre korttidsfrånvaro.
– Att arbeta på en akut strokevårdsavdelning innebär att vi ofta vårdar patienter med stora medicinska och omvårdnadsmässiga behov. Ingen dag är den andra lik men i och med att vi har möjlighet att lätta på trycket under våra dagliga möten får det en positiv effekt på personalens mående. Och våra chefer jobbar jättebra med att fånga upp problem, säger Ulf Bengtsson.
Patientsäkerheten har också ökat: patienternas vårdrelaterade infektioner har minskat på avdelningen. Något som Matilda Errind Arvgård tror beror på att vardagsarbetet flyter på bättre när man varje dag kan diskutera sådant som inte fungerar så bra eller som man har missat.
– Den tydligaste förbättringen är att medarbetarna själva aktivt omfördelar personal där behovet är som störst, även på helgerna. Eftersom avstämningsmötena synliggjort hur arbetsbelastningen är, tar man idag ett helt annat ansvar för och är lojala mot varandra när det gäller arbetsmiljön.
Vidareutvecklar konceptet
Strokeavdelning 135 håller nu på att vidareutveckla sitt Gröna Korset-koncept. Matilda Errind Arvgård och hennes chefskollega Eva Axelsson vill bland annat koppla ihop antalet gröna, gula och röda dagar med patientsäkerheten.
– Vi vill se om det blir färre avvikelser eller fallolyckor under ”gröna” perioder. Om vi kan följa dessa data parallellt kan vi också dra fler och bättre slutsatser över hur vi behöver arbeta, avslutar Matilda Errind Arvgård.
Enhetscheferna Matilda Errind Arvgård och Eva Axelsson. I mitten skyddsombudet Ulf Bengtsson.
Läs gärna även artikeln Två enkla frågor stärkte tryggheten i arbetsgruppen. Den handlar om en annan metod för daglig avstämning.
