Friskfaktorn som gjorde skillnad

Förut avbröt de varandra på mötena, och pratade inte om hur de hade det på jobbet. Men så är det inte längre. Ett medvetet förbättringsarbete med stöd av friskfaktorn Kommunikation har gjort arbetsmiljön bättre på förvaltarenheten i Malmö stad.

Förvaltarenheten i Malmö stad har ett ovanligt uppdrag i den kommunala världen. De är anställda för att utföra ett arbete som tidigare till stor del skett på ideell grund: de företräder personer som inte kan fatta egna beslut om sin ekonomi eller andra viktiga frågor.

De flesta som arbetar på enheten är ställföreträdare. Uppdraget innebär att möta personer som är i stort behov av stöd.

– Många av dem vi möter har socialpsykiatrisk problematik och inte sällan med en missbruksproblematik, säger enhetschefen Susanne Svensson Nemeth.

När enheten startade 2019 var de en liten arbetsgrupp på nio medarbetare och en enhetschef.

– Det finns bara få förvaltarenheter i Sverige, så vi fick bygga upp verksamheten i stort sett på egen hand.

Enhetschefens utgångspunkt var tillitsbaserad styrning och ledning. Det innebar stort fokus på allas delaktighet och kunskapsdelande.

– Vi skapade en möteskultur där vi fattade alla beslut tillsammans.

Från ”storfamilj” till små team

De tog fram rutiner, som inte alltid blev nedskrivna. Det var möjligt för varje ställföreträdare att arbeta med sina ärenden på det sätt som passade den bäst.

– I början var vi som en storfamilj, säger Ann-Christin Drougge. Hon är ställföreträdare och har även varit skyddsombud.

– Ibland hade vi olika åsikter om hur vi skulle jobba, fyller arbetskamraten Axel Starck i. Han är också ställföreträdare, men även facklig representant för Akavia och nytt skyddsombud.

Under uppbyggnadstiden hade de stort fokus på att hantera hot om våld och bemötande. Därefter kom pandemin och det blev mycket arbete med hur de skulle utföra uppdraget som ställföreträdare på ett säkert sätt, och undvika smitta.

Idag har de ny lokal och enheten har vuxit från sju till 16 ställföreträdare. Personalomsättningen är låg, sju av de som arbetar på enheten jobbar kvar sedan start. De har även fler uppdrag, ungefär 250 till antalet.

Förutsättningarna har alltså förändrats ordentligt. Därför har de bland annat ändrat och förtydligat sina möten och rutiner.

– Nu när vi är fler på våra gemensamma möten så har vi delat upp gruppen i team. Det gör vi för att alla ska få möjlighet att vara delaktiga och framföra sin synpunkt, säger Susanne Svensson Nemeth.

Allt går inte att påverka nu

Annat är svårare att påverka. Ramen för ställföreträdarens jobb sätts av lagen, föräldrabalken. Men den är inte anpassad till de behov som en anställd ställföreträdare har för att kunna utföra uppdraget. Det har påverkan på deras arbetsmiljö, men är svårt för dem att ändra på.

Till exempel måste ställföreträdarna använda sina personliga bank-id för att kunna betala huvudmannens räkningar. Det har också hänt att deras personnummer blivit synliga i myndigheters olika dokument. Hot förekommer. De har larm.

– Uppdraget är tufft, men vi jobbar på för att ha en trivsam arbetsplats och arbetsmiljö.

Deras möten fortsätter att vara en viktig kärna i arbetet. Övrig tid är de för det mesta på språng. De besöker sina uppdragsgivare, har ärenden till tingsrätten och banken, och mycket annat.

Skyddsombudet Axel Starck cyklar härs och tvärs genom Malmö mellan uppdragen. Någon annan tar bussen. Var kontoret ligger berättar de inte, av säkerhetsskäl.

Kontoret är ofta tomt, men när de kommer dit väntar alltid nya travar med pappersbrev att sprätta och åtgärda. Det är post som i vanliga fall skulle ha gått hem till huvudmännen eller trillat direkt in i deras internetbanker.

Kom igång med friskfaktorarbetet

Våren 2023 fick förvaltarenhetens arbetsmiljöarbete en skjuts framåt. Susanne Svensson Nemeth hade då fått ett övergripande ansvar för att arbeta med hälsosam organisation i funktionsstödsförvaltningen, som förvaltarenheten hör till. Då deltog hon och två kollegor i Afa Försäkrings regionala dagar i Ronneby.

– Utbildningen om friskfaktorer på Afa Försäkrings dagar var mycket inspirerande. Den blev startskottet för vårt arbete med friskfaktorer i förvaltningen och på förvaltarenheten.

En hel del går ändå att förbättra. Tillsammans gick de igenom alla friskfaktorer.

– Då såg vi att vi kunde bli bättre på kommunikation och möten.

Våren 2024 ordnade hon och skyddsombudet Axel Starck en heldag om enhetens arbetsmiljö och hälsa. Till den bokade de in en digital föreläsning om friskfaktorer med Suntarbetsliv.

I början av juni ägde temadagen rum. Föreläsningen tog en timme. De gick igenom de åtta friskfaktorerna och fick tips om hur de kan använda Friskfaktorlabbet som ett sätt att komma igång praktiskt med friskfaktorer.

Direkt efter föreläsningen drog de igång en aktivitet i Friskfaktorlabbet: Friskfaktorkulturen. I den skattade de sina friskfaktorer. Hur låg de till med sin arbetsmiljö på olika områden? Hade de samma bild av vad de ville förbättra? Sådana var frågorna de vred och vände på.

– Vi ville fortsätta med friskfaktorn Kommunikation.

Då fick de bland annat tips om att använda ett annat av Suntarbetslivs verktyg: Bättre möten.

Förändrat sina morgonmöten

Redan när löven börjar gulna har de kommit en bra bit på väg. Förutom Friskfaktorlabbet har de använt Bättre möten för att förbättra sin möteskultur.

Hur är det? Hur har du det? Vad hände igår?

Numera har de till exempel förändrat sina morgonmöten då de checkar in för dagen tillsammans. Tidigare berättade de för varandra om vad de skulle göra under dagen.

– Förut läste vi högt för varandra ur våra kalendrar på morgonincheckningen. Nu har vi ändrat så att våra incheckningar svarar på frågorna: Hur är det? Hur har du det? Vad hände igår? säger Axel Starck, skyddsombud.

Förändringen har fallit väl ut.

– Nu tar vi upp tankarna vi bär på och sånt som kan påverka samarbetet och planeringen. Vi ber varandra om hjälp, och vi hjälps åt. Det är också bra att kollegorna vet om jag inte är på topp en dag.

Tavla på väggen ger stöd vid möten

Allt som de kommit fram till efter Friskfaktorlabbet har de samlat på en tavla som sitter på väggen i mötesrummet. Där står det hur de vill ha sitt samtalsklimat och så påminner den om fem perspektiv som man kan använda för att få bättre möten. De fem perspektiven finns i verktyget Bättre möten. På tavlan står också vad som ingår i rollen som företrädare.

– Tavlan ger en bra påminnelse om vad vi är överens om. Nu jobbar vi vidare med vårt samtalsklimat i vardagen, och kan enkelt se vad vi ska ha fokus på i arbetet, säger Susanne Svensson Nemeth och pekar på tavlan.

Det här är några exempel på vad har de kommit överens om:

• Ha tydliga agendor för möten.
• Tänk på ljudnivån när du pratar i telefon. Använd inte högtalartelefon i kontorslandskapet.
• Prata inte i telefon i matrummet. Där har vi tid för återhämtning.

Chefen och skyddsombudet tar nästa steg

Nu tar de nästa steg i sin resa mot bättre arbetsmiljö med stöd av friskfaktorer. Susanne Svensson Nemeth och Axel Starck ska snart genomföra Friskfaktorplaneraren, som är steg två i Friskfaktorlabbet.