Ett aktivitetsbaserat kontor ska öka samarbetet och minska lokalkostnaderna. Men det kan också skapa stress och sänka produktiviteten. Ny forskning visar vad som krävs för att flexibelt kontor faktiskt ska fungera för alla på jobbet.
Eget rum, öppet landskap eller en mix av arbetsmiljöer? Det går att utforma kontor på många olika sätt. Aktivitetsbaserat kontor är ett populärt koncept sedan något decennium. Hybridkontor tog fart efter pandemin.
Aktivitetsbaserat kontor (ABK) = ingen fast plats, man väljer miljö på kontoret efter arbetsuppgift, t ex tyst zon, mötesrum, fokusrum eller samarbetsytor
Hybridkontor = kombination av fysiskt kontor och distansarbete, vanligtvis hemifrån
Flexibelt kontor = samlingsbegrepp för olika former av delade och hybrida kontor, inklusive aktivitetsbaserat kontor
Flexkontor = informellt uttryck utan tydlig definition
Läs också: Så skapade de spelregler för hybridarbete
Handbok för aktivitetsbaserat kontor
Viktoria Wahlström och Anita Pettersson-Strömbäck vid Umeå universitet forskar om arbetsmiljö och hälsa i olika kontorsmiljöer. De och Maral Babapour Chafi vid Institutet för stressmedicin (ISM) tar nu fram en handbok för utformning och förvaltning av aktivitetsbaserat kontor. Handboken beräknas bli klar hösten 2026. Den baseras på tidigare nationell och internationell forskning samt på nuvarande projekt, där fallgropar och framgångsfaktorer står i fokus.
– Vi har intervjuat chefer, projektledare, konceptägare i olika organisationer och lutat oss mot forskningen. Vi har gått emellan forskarvärlden och praktikernas vardag, säger Viktoria Wahlström.
Offentliga organisationer har stått i fokus i datainsamlingen.
Vilka är fallgroparna?
Två av forskarna gav en förhandstitt på innehållet under ett seminarium om flexibla kontor, arrangerat av Afa Försäkring. Bland annat beskrev Viktoria Wahlström vanliga hinder och fallgropar på vägen mot aktivitetsbaserat kontor. Här är några exempel:
- Man tänker att samma passar alla och låter ett koncept styra. Samma lösning passar troligen inte på varje våningsplan med olika avdelningar.
- Ekonomin får styra. Snäva budgetramar.
- Tidsbrist. Korta ledtider gör det svårare att kartlägga behov ordentligt och försvårar även delaktighet.
- Bristande återkoppling mellan projektledning och första linjens chef/medarbetarna.
– Bristande delaktighet och kommunikation genom processen kan också skapa skav, säger hon.
Så lyckas ni med aktivitetsbaserat kontor
Hur ska man då göra för att få till en bra övergång till aktivitetsbaserat kontor? Forskningen har numera en rätt tydlig bild av vad som krävs:
1. Tydliga roller minskar stress
Chefer, projektledare, hr, fastighet och IT är ofta inblandade, men ansvaret är inte alltid glasklart.
– Det är superviktigt med en tydlighet kring vem som äger förändringsledningen och vilka beslutsmandat som finns, säger Viktoria Wahlström.
2. Kartlägg behoven – alla jobbar inte lika
Vad behöver medarbetare, chefer, arbetsgrupper och verksamheten?
– Vi ser tyvärr att man ofta eftersträvar en standardlösning för alla. Men behoven varierar på individ- och gruppnivå i en organisation. De försvinner inte över tid utan kan skava och skapa problem med koncentrationssvårigheter, berättar Maral Babapour Chafi.
Personer med exempelvis adhd och autism kan ha särskilda behov av anpassning.
– Det finns en hel del sensoriska svårigheter och överbelastning av intryck som de upplever i de här relativt öppna kontorslandskapen, säger Maral Babapour Chafi.
3. Skapa utrymme för arbetsro
En studie från ISM visar att öppna ytor och för få enskilda rum försvårar arbetsuppgifter som kräver hög koncentration, sekretess eller kreativt samarbete i mindre grupper.
– Kreativa uppgifter kan kräva hantering av fysiska ting och prylar som man ska använda. I stället för att stödja samarbete gör clean desk policy att det blir svårt för de här grupperna att hitta varandra och känna en sammanhållning, säger Maral Babapour Chafi.
Clean desk policy innebär att man plockar undan allt, som papper, material och laptop, vid arbetsdagens slut.
4. Förtydliga chefens roll
Det gäller såväl under förändringen som efteråt, i förvaltande fas.
– Det är chefernas ansvar att äga och förvalta kontoret och arbetssättet det innebär. Men de är inte alltid redo och har förstått eller accepterat det fullt ut, menar Viktoria Wahlström.
Som ett sätt att undvika sådana situationer finns det reflektionsfrågor i handboken för att förbereda sig på utmaningar längs vägen.
5. Transparens genom hela förändringen
– I guiden har vi ett antal metoder och verktyg som hjälper organisationer att ta hänsyn till medarbetares synpunkter tidigt i processen, säger Maral Babapour Chafi.
Det kan både ge starkare beslutsunderlag och inspirera till lösningar. Samtidigt går det inte att påverka allt. Det är viktigt att veta vad man kan tycka till om och inte, men inblick är viktigt under hela förändringsprocessen.
Aktivitetsbaserat kontor kräver nytt SAM
– Sen har vi den här kärnpusselbiten med SAM – kontinuerlig utvärdering och förbättring genom systematiskt arbetsmiljöarbete. När vi går över till de här delade kontorsmiljöerna kommer vi att behöva skruva på och göra om rutiner och processer för det systematiska arbetsmiljöarbetet, menar Viktoria Wahlström.
En övergång till aktivitetsbaserat kontor påverkar också chefskapet. Hur hanterar man det på bästa sätt? Vilket mandat har chefen att göra individuella anpassningar i den nya kontorsmiljön? Kanske behövs gemensamma chefsforum för att stötta cheferna i det flexibla ledarskapet och arbetssättet. Och en process för arbetet med anpassningar i den nya miljön.
– Här har vi många reflektionsfrågor i handboken, säger Viktoria Wahlström.
Kulturen avgör om kontoret fungerar
I grunden handlar ett aktivitetsbaserat kontor om mer än möbler och ytor – det är ett nytt arbetssätt. När organisationen lyssnar på behoven, förtydligar ansvar och justerar miljön löpande kan man skapa en arbetsplats som faktiskt fungerar. På så sätt kan kontoret bli ett stöd för både fokus, samarbete och ett hållbart arbetsliv.
Läs också: De platserna är populärast på kontoret
Fotnot: Innehållet bygger på Afa Försäkrings seminarium Så får du flexibla och aktivitetsbaserade kontor att fungera
Foto Viktoria Wahlström: Mattias Pettersson
