I Borlänge har man testat att dra ner rejält på kommunens lokaler, i och med att medarbetarna jobbar mer hemifrån efter pandemin. Förändringen har fått både positiva och negativa konsekvenser, visar en rapport efter ett halvårs testperiod.
Borlänge, med drygt 50 000 invånare, ligger precis söder om gränsen till Norrland. Traditionellt är det en stål- och pappersindustriort, men numera även hem till batterifabriken Northvolt. Den största arbetsgivaren är dock kommunen, med 4000 anställda.
Kommunens samhällsbyggnadssektor innehåller bland annat näringslivskontoret , bygg- och kartkontoret, miljökontoret, samt plan- och markkontoret. År 2020 kände de att de höll på att växa ur sina kontorsplatser. Så strategen Sandra Sjöberg fick i uppdrag att undersöka hur de skulle åtgärda problemet. Var det dags att skaffa större lokaler?
Hybridarbete med delade kontorsplatser
Men så kom pandemin, och man insåg att det faktiskt gick bra att jobba hemifrån. Sandra Sjöberg ändrade riktning, och började istället fundera på att minska på lokalytorna men utnyttja dem bättre.
Sagt och gjort: kommunen gjorde en förstudie, och sedan ett pilotprojekt som pågick i ett halvår. Piloten gick ut på att medarbetarna efter pandemin fick möjlighet att fortsätta jobba hemifrån på halvtid. Samtidigt drog man ner lokalytorna rejält, och medarbetarna fick börja dela på arbetsplatserna.
Klicka här för att komma till en tidigare artikel om förstudien och piloten!
Nu är piloten avslutad, och projektet utvärderat med hjälp av enkätundersökningar. Enkätundersökningarna genomfördes av forskare från högskolan i Gävle, som har följt projektet i en egen studie.
Många av slutsatserna från enkäterna är väntade, medan andra är mer förvånande:
- Medarbetarna uppskattar möjligheten att jobba på distans.
- Medarbetarna vill själva välja vilka dagar de ska vara på kontoret.
- Medarbetarna vill gärna ha ett ”eget rum”.
- Det är inte särskilt viktigt för medarbetarna att chefen är på kontoret samtidigt som dem.
- Det är gynnsamt för kommunens ekonomi att dra ner på lokalytorna.
- Det är bra för miljön att dra ner på lokalytornas – även om man räknar in att några fler tar bilen istället för att tex köpa ett årskort till kollektivtrafiken.
Kaffemaskinen är en viktig samlingsplats på hybridkontoret. En gång i veckan ordnas gemensam fika för hela samhällsbyggnadssektorn. Man har också andra trivselaktiviteter, som afterwork, spelkvällar och en innebandyturnering.
Mer på plats gav mindre gemenskap
Eftersom projektet och forskarnas studier påbörjades under pandemin går det inte att göra jämförelser bakåt, med hur det såg ut när alla fortfarande arbetade heltid på kontoret.
Däremot kan man jämföra med hur det var under pandemin, när medarbetarna jobbade hemma ännu mer. Och då kommer en intressant sak fram. När medarbetarna kom tillbaka till kontoret på halvtid – då minskade den upplevda sociala gemenskapen. Det var en liten minskning, men ändå.
– Det förvånade mig. Jag trodde att det var helt självklart att när man började träffas mer så skulle gemenskapen öka, säger Sandra Sjöberg.
Jessica Eberger, som är huvudskyddsombud och ordförande för Vision i Borlänge, spånar fritt kring varför.
– Kanske man hade en romantisk bild under pandemin av att det skulle bli så härligt att komma tillbaka till kontoret. Sedan märkte man när man sågs att det inte riktigt blev så.
Fortsätter med hybridarbetet
Nu efter piloten kommer samhällsbyggnadskontoret att fortsätta ge medarbetarna möjlighet till hybridarbete, med femtio procent på hemmakontoret. Men några saker har man förändrat.
Under testperioden hade man schemalagt det så att de olika verksamheterna hade olika fasta dagar på kontoret, för att de skulle sitta tillsammans när de var på plats. Men det ledde till att man nästan aldrig träffade medarbetare från andra verksamheter – så det slopade man. Dessutom ville medarbetarna själva välja vilka dagar de skulle vara på plats.
Under testperioden fick också alla medarbetare börja dela rum. Men de var inte i rummet samtidigt – utan en var på kontoret när den andra jobbade hemifrån. Det funkade dock inte längre när de fasta schemana övergavs. Nu är rummen istället omgjorda till flexarbetsplatser, och man sätter sig helt enkelt där det är ledigt.
Många saknar att ha ett ”eget rum”, men samtidigt uppskattar man möjligheten att välja själv när man ska vara på plats.
– De flesta förstår ändå att vi inte kan ha rum som står tomma hälften av tiden, säger Sandra Sjöberg.
De flesta förstår ändå att vi inte kan ha rum som står tomma hälften av tiden.
Sandra Sjöberg, strateg på samhällsbyggnadskontoret.
Kommer fortsätta med separata arbetsrum
Det finns inga planer på att göra om kontoret till ett öppet kontorslandskap – som så många andra gör när de byter till aktivitetsbaserade kontor.
– Vi ville genomföra den här förändringen utan att lägga pengar på att bygga om. Dessutom har de flesta numera en massa digitala möten, och då behöver man ha en dörr att stänga om sig. Men det har framkommit önskningar att ha någon slags gemensam arbetsplats också, så det är ju absolut inte omöjligt att vi inför det framöver, säger Sandra Sjöberg.
Överlag tycker både hon och Jessica Eberger att medarbetarna verkar nöjda med den distansarbetespolicy som de har skapat efter projektets slut.
– Alla är inte nöjda, så klart, men mestadels är det positivt. Dels känslan att kunna bidra till bättre ekonomi för kommunen och ett bättre klimat – det känns gött i magen. Och såklart känslan att kunna få ihop privatlivet bättre och ändå kunna prestera jobbmässigt, säger Jessica Eberger.
Allt från äppelskrutt till kaffefläckar
De har några tips till andra som vill få ihop en bra policy för hybridarbete.
Ta bort allt grus som kan skava.
Jessica Eberger, huvudskyddsombud.
– Gå igenom spelreglerna jättetydligt. Allt från äppelskrutt till kaffefläckar på bordet. Ta bort allt grus som kan skava, säger Jessica Eberger, och fortsätter:
– Och ska man göra något sådant här så är det samverkan som gäller. Låt det ta tid. Och ta vara på varandras idéer, kreativitet och erfarenheter. Efter det kan ni stå upp tillsammans och säga att ”vi har gjort detta gemensamt. Vi är ett team, som jobbar mot samma mål”.
