Arbetsplatsträff utomhus? Sköta kontorsarbetet i en park? Absolut! Helsingborgs stad erbjuder alla sina medarbetare möjligheten till möten och utearbetsplatser i friluftsmuseet Fredriksdal.
– Man fokuserar bättre och dessutom blir man piggare, säger Lisa Lilja som använder friluftskontoret så ofta det är möjligt.
Lisa Lilja är processledare på Arbetsmarknadsförvaltningen i Helsingborgs stad. När hon förra året läste om Friluftskontoret på intranätet studsade hon till:
– Jag är rätt nyfiken av mig som person och tänkte att jag absolut ville testa, jag har dessutom en tjänst som ger möjlighet att jobba flexibelt.
Första försöket var ett möte med en kollega. De begav sig till receptionen på Fredriksdal museer och trädgårdar, checkade ut varsin bärbar stol med tillhörande skrivplatta och slog sig ned på ett avskilt ställe i den grönskande trädgårdsparken.
– Det funkade hur bra som helst, och kändes väldigt kreativt och härligt! Vi fick gjort det vi skulle, och det var inga problem att fokusera.
Mysigt att stå under ett träd
Sedan dess har Lisa Lilja använt Friluftskontoret ett antal gånger, och utnyttjat flera olika typer av arbetsmöbler. En favorit är det stationära utomhuskontoret som ligger i kaféträdgården men ändå lite avskilt.
Jag har testat flera varianter, bland annat ett ståbord som är monterat vid en trädstam.
Lisa Lilja, arbetsmarknadsförvaltningen.
– Där kan man bre ut sig lite mer, om man har mappar och anteckningar, dessutom har de parasoll under soliga och varma dagar. Men jag har testat flera varianter, bland annat ett ståbord som är monterat vid en trädstam och det är ju väldigt mysigt att stå under ett träd.
Lisa Lilja ser fram emot den stundande sommarsäsongen och väntar på att värmen ska komma. Hon jobbar heltid, och konstaterar att när man kommer hem börjar racet med familj, mat och tvätt, och då är det inte enkelt att hinna få en stund utomhus.
– Att då ha ett arbete där man ibland kan sitta utomhus och jobba är ett privilegium. Jag känner mig både piggare och gladare, och är övertygad om att det påverkar både arbetsliv och privatliv på ett positivt sätt.
Inspiration från andra
Initiativet till friluftskontoret kommer från Catharina Nilsson, som är guide och utvecklare på Helsingborgs museum. Och idén kom faktiskt innan pandemin, när hon fick nys om ett forskningsprojekt i Malmö som heter ”Stick ut”. Där testade man att ta med sig olika arbetsmoment ut i det urbana rummet, alltifrån möten på en parkbänk till att ta med sig datorn ut någonstans och jobba.
Att arbeta utomhus är ett enkelt sätt att få in återhämtning i vardagen.
Catharina Nilsson, utvecklare på Fredriksdal.
– Jag tyckte det lät jättespännande, och tänkte att Fredriksdal skulle ha fantastiska möjligheter för något liknande eftersom det är ett friluftsmuseum som ligger ganska centralt. Stressrelaterad ohälsa har ju ökat de senaste åren, och att arbeta utomhus är ett enkelt sätt att få in återhämtning i vardagen.
I samma veva hade Helsingborgs stad beslutat att öka takten på sitt innovationsarbete, där målet var att öka livskvaliteten för alla helsingborgare. Där fanns öronmärkta pengar som anställda inom staden kunde söka för att förverkliga olika idéer. Catharina Nilsson såg sin chans, men precis då slog pandemin till.
– Folk sökte sig utomhus för att kunna träffas, och jag tänkte att det var ett perfekt läge att testa utifrån de förutsättningar vi hade. Våren 2020 började vi erbjuda utomhuskonferenser, och det funkade fint.
Trådlös router och powerbank ingår
Under tiden klurade Catharina Nilsson på det individuella kontorsarbetet. Efter att hon dammsugit marknaden efter olika varianter, kan man idag erbjuda fem olika typer av utomhusarbetsplatser med totalt 18 platser. Elva av dem är mobila modeller som man kan ta med sig, medan de övriga är fasta platser. Det finns ett par zoner med wifi och tillfällig el, men i hyran ingår också kit med en trådlös router och en powerbank, så att man ska kunna arbeta en hel dag. Friluftskontoret erbjuder säsongspaket med dagpass för företag och organisationer, men det går även att köpa drop-in-pass.
Helsingborgs stad har hittills köpt in 700 dagspass som alla anställda kan boka utan kostnad. Responsen har varit fantastisk konstaterar Catharina Nilsson, och många har börjat boka platserna för både möten och enskilt kontorsarbete.
– Alla anställda inom staden har ju tyvärr inte möjlighet att använda Friluftskontoret – jobbar man inom vård och omsorg eller skola är det svårt. Däremot kan man boka sina möten här, det går alldeles utmärkt att till exempel ha arbetsplatsträff hos oss om man är max tio personer. Sådana bokningar är ganska vanliga.
Pandemin tvingade fram nya lösningar
En som har testat båda varianterna är Lisa Liljas chef Maria Hällstig, som är verksamhetschef på Arbetsmarknadsförvaltningen. Även om hon själv sedan länge flitigt använt naturen som återhämtningskälla, var hon ändå av den fasta åsikten att medarbetarna behöver vara på kontoret. Det är där man träffar sina kollegor och kan ha möten i lämpliga lokaler med rätt utrustning, menade hon.
– Sedan kom ju pandemin, och alla fick ställa om. I vår verksamhet träffar vi ofta invånare i grupp och då fick det istället bli Teams-möten och Facetime. Vi hittade snabbt fungerande nya digitala arbetssätt. Och jag fick omvärdera mina fördomar om att fysiska möten är en förutsättning i vårt arbete.
Maria Hällstig och hennes kollegor funderade mycket över alternativa platser för interna möten med personal. När möjligheten att testa Fredriksdals utekonferensmiljö lämpligt nog dök upp, nappade Arbetsmarknadsförvaltningen.
Det gör verkligen något med hjärnan när man får vara där det är grönt och vackert!
Maria Hällstig, verksamhetschef på Arbetsmarknadsförvaltningen.
Första gången Maria Hällstig testade själv var med två andra kollegor. Hos utekontorsvärden hämtade de ut bärbara kontorsstolar med ett litet bord liksom en korg med all utrustning som behövdes för uppkoppling. Ett smidigt koncept med en välfungerande infrastruktur – tvärtemot Marias farhågor om att viktig teknik inte skulle funka utanför kontoret.
Uppmuntrar fler att använda
– Det var också en härlig upplevelse att bara kunna gå och sätta sig där man ville i parken. Jag insåg hur fel jag haft om att man alltid jobbar bäst på kontoret, för jag upplevde hur kreativiteten faktiskt ökade när vi satt utomhus.
Idag strävar Arbetsmarknadsförvaltningen efter att fler medarbetare ska vilja och våga testa Friluftskontoret. Enligt Maria Hällstig behöver cheferna gå före och visa vägen. Bland annat har förvaltningens enhetschefer haft arbetsplatsträffar på Fredriksdal, så att medarbetarna ska få upp ögonen för möjligheterna.
– Det är viktigt med frihet att få välja sin arbetsplats utifrån uppgift, och kunna planera för det. Våra medarbetare har mandat att ta ansvar för detta själv. Att jobba hemifrån är en variant, för där kan man vara ostörd på ett helt annat sätt än när man är på kontoret. Att sitta på Fredriksdal är en annan möjlighet, och det gör verkligen något med hjärnan när man får vara där det är grönt och vackert!