”Vi vill att kontoret ska locka folk att vara där”. Så beskriver serviceförvaltningen i Halmstads kommun en av drivkrafterna bakom en total omgörning av en av deras kontorsytor. De har lagt fokus på sådant som ljus, ljud, växter och färger.
I Halmstads kommun ser kontorsarbetsplatserna inte ut som i vilken kommun som helst. Här är några väggar rosa och andra täckta av bananblad. Lamporna i taket ändrar färg under dagens gång och här finns inga skrivbordslampor.
Allt började 2017, när ledningen på serviceförvaltningen insåg att medarbetarna satt trångt till och att något behövde ändras.
– Vi i ledningen konstaterade att våra rum behövdes till medarbetarna.
Det berättade Carl Westman, förvaltningschef på serviceförvaltningen i Halmstads kommun, under en konferens om Aktivitetsbaserade kontor, arrangerad av Arbetsmiljöforum.
Analys av arbetsplatsen
Så kommunen började arbetet med att göra om lokalerna.
– Vi började med en work place analysis. Alla medarbetare fick svara på frågor som ”hur jobbar du?” och ”vilka samarbetar du med?”. Det var viktigt för oss att alla fick vara med i processen.
För att genomföra förändringen skapades också ett husråd, med skyddsombud och medarbetarrepresentanter från alla berörda verksamheter. Här diskuterades allt som rörde lokalerna och konceptet. Medarbetarna bjöds också in till workshops där de fick tycka till och ställa frågor.
Det var viktigt för oss att alla fick vara med i processen.
Carl Westman beskriver det hela som en ”lärande process”. I början var det många som trodde att de absolut behövde sitta nära varandra, men sedan kom pandemin och visade att det gick bra att samarbeta även på distans. Dessutom började fler arbeta hemifrån.
Det hela slutade med att lokalerna blev mindre men bättre utnyttjade. På det sättet sparade man en hel del pengar på hyran.
– Under processen gick vi från två lokaler på totalt 3500 kvadratmeter till en lokal på 2500 kvadratmeter. Samtidigt ökade antalet medarbetare från 150 till 230.
30-sekundersregeln
Nu har man skapat ett aktivitetsbaserat kontor med olika zoner – från tyst zon till samarbetszon. Varje dag – och varje stund på dagen – väljer medarbetarna den arbetsplats som passar bäst för deras arbete.
– Vi har gått efter trettiosekundersregeln. Det får max ta trettio sekunder att flytta sig mellan olika zoner, annars kommer människor inte att byta till rätt zon.
Det enda undantaget är de som har så kallade funktionsarbetsplatser – till exempel de som har behov av särskild teknik, sekretess eller de som behöver samarbeta väldigt tätt. De kan behålla sin arbetsplats även om de inte använder den för tillfället.
– Men behovet av funktionsarbetsplatser har minskat, vilket vi tycker är positivt eftersom de minskar flexibiliteten och möjligheten att utnyttja lokalerna på bästa sätt.
Även mötesrummen har olika karaktär beroende på behov. Vissa har skärm, andra inte. Vissa har bord, andra bara fåtöljer.
I Loungen, bland annat, har man satt upp bananblad i filt. Det fungerar som ljuddämpare, och gläder dessutom hjärnan som tycker om växtlighet.
Färgen rosa är lugnande
Men det är inte bara funktionerna som kommunen har arbetat med, utan även trivseln. Och de har läst in sig på hjärnforskning för att göra det så bra som möjligt.
– Enligt amerikansk forskning ska till exempel färgen rosa vara lugnande, så vi har målat våra rekryteringslokaler i rosa. Där kan man behöva en lugnande färg.
En annan sak som hjärnan tycker om är växter.
– Men hjärnan är inte tillräckligt smart för att känna av skillnaden mellan riktiga växter och konstgjorda.
Därför har man inte bara levande växter på kontoret. Man har också ljuddämpare i form av bananblad i filt, man har konstgjorda växter, och tapeter med växtmotiv lite överallt.
Ljuset ändrar karaktär under dagen
Dessutom har man på serviceförvaltningen läst på om hur människor påverkas av ljus.
– Vi har installerat belysning som efterliknar dagsljus. Det är gult på morgonen, för att efterlikna gryningsljus. Mitt på dagen är det en mycket blåare och kallare ton, och på eftermiddagen går det mot gult igen. Det ska göra att man blir piggare och mår bättre.
Vi har märkt att medarbetarna har mindre huvudvärk nu när belysningen är bra
Man har också tagit bort alla skrivbordslampor, och istället sett till att det finns tillräcklig belysning från taket på alla arbetsplatser.
– Vi har märkt att medarbetarna har mindre huvudvärk nu när belysningen är bra. Dessutom drar den här sortens belysning mindre ström än individuella skrivbordslampor.
Slutligen har man också arbetat aktivt med ljudmiljön, som man vet kan vara stressande för många. Dels med ljuddämpande material, men också med riktlinjer för sådant som samtal och mobilelefonsignaler.
– Vi har jobbat mycket med ljuddämpning. Men vi insåg faktiskt att vår lounge, där vi tar emot besökare, blev för tyst. Det stressade också människor – så då tillsatte vi ljud i form av lugn musik i ena änden av den.
På kontoret finns det också små ljuddämpande samtalsbås. Här kan två till fyra personer samtala utan att störa människor runtomkring. Även här har man vågat ta i med färgerna.