Uppdragskartan – stöd och kompass för chefer

Haninge kommun har en uppdragskarta som stöttar både chefer och medarbetare att hålla rätt kurs framåt i arbetet. Den är också ett stöd när de jobbar med sina egna friskfaktorer, och hjälper chefer efter en stor omorganisation.

Uppdragskartan är en viktig del i Haninges främjande arbetsmiljöarbete. Den är en lättöverskådlig bild med ett antal rutor som var och en kortfattat beskriver olika delar av uppdraget, till exempel uppdraget för en ledningsgrupp. Uppdragskartan är inte mer krånglig än att allt syns på en bild i till exempel ett bildspel.

Syftet med uppdragskartan är att skapa samsyn och tydlighet i uppdraget på gruppnivå. Den visar dessutom vilket stöd arbetsgruppen behöver för att klara uppdraget, och ger stöd för prioritering av arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning.

På så vis stöttar den samtidigt deras friskfaktorer, som är mycket lika men något fler än de friskfaktorer som Suntarbetsliv använder. Haninge kommuns friskfaktorer bygger på ett arbete som Nynäshamns kommun tidigare gjort med uppdragsdialoger.

Uppdragskartan har varit hjälpsam när Haninge kommun för ett år sedan genomförde en stor omorganisation. Då skapade de bland annat flera nya ledningsgrupper. En av dem är ledningsgruppen ”Område andra linjen Vuxen” som hör till socialtjänsten. Gruppen har tagit fram en gemensam uppdragskarta som vägleder dem i arbetet.

Ett stöd när ledningsgruppen jobbar ihop sig

I gruppen ingår sju enhetschefer, en metodutvecklare, en specialistsocionom och deras områdeschef. Det här är chefer som leder arbetsgrupper som fattar beslut om insatser för invånare i kommunen, eller så är de chefer som leder arbetsgrupper som utför insatser för samma individer.

Maria Fernström är områdeschef för ledningsgruppen. Hon ser flera vinster med uppdragskartan och friskfaktorarbetet när en ny ledningsgrupp ska jobba ihop sig. Hon har även tidigare jobbat med uppdragskarta.

– Det tar lite tid att ta fram uppdragskartan, men när den väl är på plats är den ett stöd, särskilt i tider av hög arbetsbelastning. Då kan man gå tillbaka till uppdragskartan och plocka fram hur prioriteringarna ser ut i den, säger Maria Fernström.

Hon tycker att det är en trygghet för ledningsgruppen att ha uppdragskartan och att tillsammans prata om prioriteringar utifrån den.

– Att jobba med uppdragskartan gör att vi lägger en gemensam grund framåt. Jag ser att cheferna krokar arm med varandra på ett annat sätt. De pratar, träffas och löser uppdraget tillsammans. Det leder till att vi gör ett bra jobb för de vi är till för.

För den som är ny som chef eller känner sig osäker är uppdragskartan ett bra stöd, berättar hon.

– När vi chefer mår bra på jobbet, tack vare tydliga uppdrag och roller, så leder det också till att man som chef förmedlar den tryggheten till sina medarbetare.

Nu har ledningsgruppen, baserat på resultatet av senaste arbetsplatsundersökningen, tillsammans ringat in vilka friskfaktorer de behöver stärka. I det arbetet tog de stöd i sin uppdragskarta och hade dialog i smågrupper och individuellt. Det finns också en vägledning på intranätet om hur man arbetar med uppdragskartan och friskfaktorerna som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Ledningsgruppen valde att under 2025 jobba med de här områdena: struktur, samarbete och stöd.

Det här ska de förbättra i år:

• Tydligare dagordningar med tider avsatta så att allt hinns med.
• Göra det lättare att hitta tillbaka till vad som sades på tidigare möten, för att kunna följa upp det.
• De vill att det ska bli lättare att hitta bland rutiner, dokument och instruktioner på intranätet. Men det är en fråga som de inte äger själva, och därför är den svårare att påverka.
• Hjälpas åt mer och utveckla samarbetet. Det är helt okej att i en gemensam chat be om hjälp med att hitta det man söker.
• Åtgärderna har de lagt in i en handlingsplan.

Effekten för två av enhetscheferna

För Tarik Dzabirov, enhetschef inom utredning socialpsykiatri och Marie Karlberg, enhetschef för bland annat boenden inom socialpsykiatrin, har det här arbetssättet fört med sig flera vinster.

I och med den nya ledningsgruppen, deras uppdragskarta och handlingsplan har de börjat samarbeta mer.

De två cheferna har till exempel börjat ha möten varannan vecka för att uppdatera varandra och lösa problem. Under det första året har de även lärt känna varandra och fått mer inblick i varandras arbetsmiljö.

Det här att lära känna varandra har betytt mycket för dem.

– När vi känner varandra blir det lättare att ställa dumma frågor, säger Tarik Dzabirov.

– Marie har blivit min friskfaktor!

Marie Karlberg håller med om att de har ett fint samarbete och påminner om hur viktigt det är att de som chefer har tid att jobba ihop sig – att samarbeta, precis som de ska enligt uppdragskartan – eftersom det leder till många vinster.

– Känner man varandra bra ökar det sannolikheten att man gillar att jobba, säger Marie Karlberg.

”Uppdragskartan hjälper cheferna att leda arbetet”

Hr-strategen Linda Öhman ledde arbetet med att införa friskfaktorer i Haninge kommun. På intranätet finns stöd för metoden, som även är invävd i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppdragskartan blir ett sätt att omsätta Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, och friskfaktorerna i praktiken, berättar Linda Öhman.

– Uppdragskartan och friskfaktorerna blir som en kompass. Jobba med dem kontinuerligt, precis som med riskbedömningar. Då blir friskfaktorerna en naturlig del av arbetsmiljön och verksamhetsutvecklingen.

Xerxes Fallah, huvudskyddsombud för Vision Haninge berättar att Haninge kommun, när de införde friskfaktorer, hade en styrgrupp där även fackliga representanter och huvudskyddsombud var med. Förutom att vara huvudskyddsombud arbetar han som verksamhetsstrateg på social- och äldreförvaltningen.

Han ger tummen upp till uppdragskartorna. För fackförbundet Vision, som bland annat organiserar chefer i kommuner, är självledarskapet en viktig fråga. Och uppdragskartorna stöttar verkligen medarbetarnas självledarskap, anser Xerxes Fallah.

– Uppdragskartan hjälper cheferna att leda arbetet. Den gör uppdraget och målet tydligt, skapar struktur och kopplar ihop detta med arbetsmiljön för cheferna och i förlängningen deras medarbetare.

– I socialtjänsten ställs medarbetare och chefer ofta inför målkonflikter. De möter mycket känslor och det kan vara knepigt, men då hjälper uppdragskartorna till att hitta rätt väg framåt, säger Xerxes Fallah, huvudskyddsombud för Vision. 

Uppdragskartan är också ett stöd för nya chefer, som en viktig del av onboardingen.

– Uppdragskartan gör det lättare för nya chefer att förstå hur de ska leda verksamheten, och för medarbetarna att utveckla verksamheten.

5 vinster med uppdragskartan och friskfaktorarbetet i Haninge

Det här är några av de vinster som Haninge kommun anser att uppdragskartan och friskfaktorerna bidrar till.

• • Det är ett sätt att jobba främjande och förebyggande.
  • De får en ledningsgrupp som drar åt samma håll.
  •  Cheferna samarbetar mer och hittar nya lösningar.
  • Det kan bidra till att de får friskare medarbetare.
  • De kan få en högre produktivitet utifrån att medarbetarna mår bättre och har ett tydligare uppdrag.

Tips! Suntarbetsliv har också ett stöd för att jobba med gruppens uppdrag, mål, normer med mera. Du hittar det i Forskning på 5: Teamets betydelse, längst ned under rubriken ”Jobba vidare med att utveckla teamet”.