Resurser är mycket mer än pengar och personal. Tid till exempel. Det har chefer i Region Dalarna tagit fasta på. Här har en chefsgrupp frigjort tid och minskat sin stress på olika sätt. Följ med på deras resa.
Tuffa ekonomiska tider gör att regioner och kommuner måste spara. Under 2023 gick nästan alla regioner och var tredje kommun back ekonomiskt. Det är viktigare än någonsin att arbeta för en god arbetsmiljö. Och att jobba med det som faktiskt går att påverka. Hur kan man göra det?
Foto: Ulf Palm
Ett sätt är att börja prata om och prioritera bland krav och resurser. Region Dalarna har kickat igång just en sådan process på initiativ av hr-partner Amanda Björklund.
– Cheferna hann inte med att göra sina arbetsuppgifter, de hade inte tillräckligt med tid. Jag tog kontakt med dem och frågade om de ville jobba med sin arbetsmiljö långsiktigt, berättar hon.
Började prata krav och resurser
Först ut var habiliteringen. På ett tre timmar långt uppstartsmöte, som döptes till chefs-apt, fick cheferna prata balans i arbetsvardagen på ett lite nytänkande sätt. Utgångspunkt var en gruppövning ur Suntarbetslivs verktyg OSA-kollen.
– Vi använde övningen Balanskollen när vi startade upp arbetet, kollade på filmen om krav och resurser och gick igenom vad det innebär. Cheferna fick diskutera i grupper och välja ut vilka krav som är viktiga att jobba med i just deras verksamhet och vilka resurser som kan möta dem, säger Amanda Björklund.
Chefsgruppen på habiliteringen började med att se den här korta filmen om krav och resurser.
Apt för cheferna
– Vi har ju våra arbetsplatsträffar för medarbetarna men inte för oss chefer där vi pratar om vår arbetsmiljö, säger Eva-Maria Björsland, avdelningschef sedan två år på habiliteringen i Falun.
Syftet har varit att identifiera fokusområden för cheferna som de arbetar mycket med och som tar deras tid och energi.
– Det var lite trevande först och vi visste inte vad vi skulle prata om. Men det fanns så bra exempel i Balanskollen att när vi väl började diskutera i grupper hade vi hur mycket som helst att prata om. Vi förstod varför och nyttan av det.
Läs mer och se exempel på krav och resurser
Skapade ny mötesstruktur
Cheferna upptäckte att de kämpade med olika saker i sin arbetsvardag. Men tre områden tyckte alla tog tid och skapade frustration:
- Ineffektiva möten
- Ingen överblick över återkommande processer
- Otydliga roller
Foto: Ulf Palm
– Vi hade möten med jättelånga agendor där vi fastnade på mycket och alltid gick ifrån möten med många punkter kvar, säger Eva-Maria Björsland, som berättar att chefsgruppen har haft cirka sex chefs-apt under året som gått.
Gruppen har arbetat fram en gemensam struktur för möten. Numera har möten tre rubriker: beslut, diskussion och information, samt tidsangivelse för varje punkt. Cheferna har också förtydligat i vilka forum olika frågor ska diskuteras och vilka spelregler som ska gälla i olika mötesforum.
– Vi resonerade mycket kring tid. Ofta hör man och säger själv att vi ”inte har tid”. Det började vi också med att säga. Men någonstans äger vi ändå vår tid. Vi valde därför att se tiden som en resurs. Vi har ju möjlighet att påverka vilka möten vi vill ha och hur de ska se ut, säger Eva-Maria Björsland.
Använder årshjul som resurs
För att få bättre överblick och framförhållning gick också cheferna igenom alla återkommande processer, som löner, semester och arbetsmiljöansvar. Allt fördes in i ett digitalt årshjul med tre årsringar: för verksamhet, avdelningschefer och ledning. Utifrån årshjulet gjordes agendor för ledningsgrupp och avdelningschefsgrupp.
– Förut kunde vi sitta på ett möte och säga: ojdå – i februari måste vi gå ut med information om semestrar! Nu har vi koll på när vi behöver resonera kring vilka saker i vilka forum. Vi behöver egentligen aldrig vara sent ute eller känna att vi tappar bort några delar, förklarar Eva-Maria Björsland.
Tips till andra
Det lyckade arbetet på habiliteringen har spridit sig i Region Dalarna. Även akuten på Falu lasarett har gjort en liknande resa och nu startar man upp inom psykiatrin.
– Vi har berättat för alla i chefsnätverket inom Division Psykiatri och habilitering och upplever att många är nyfikna och vill göra likadant, säger Amanda Björklund.
Hennes tips till andra verksamheter som vill jobba med chefers arbetsmiljö och deras krav och resurser är
- Bestäm upplägget och vilken roll alla har under arbetet med frågan.
- Involvera cheferna.
- Håll chefsperspektivet, det är deras arbetsmiljö det ska handla om – inte medarbetarnas.
- Det går att effektivisera – våga prata om chefernas arbetsmiljö för såväl deras som för medarbetarnas, verksamhetens och organisationens skull.
- Glöm inte att följa upp vad ni kommit fram till och hur arbetet fortskrider.
I tuffa tider är det viktigt att fokusera på det vi själva kan påverka.
Eva-Maria Björsland, avdelningschef
Mer trygghet och mindre stress
– Kommer man i gång med arbetet så är det roligt! Det är spännande nu när vi börjar se effekter. I tuffa tider är det också viktigt att vi kan fokusera på det vi själva kan påverka, menar Eva-Maria Björsland.
Hon tycker att arbetsmiljön har blivit mer kontrollerad och stabil i och med bättre planering. Hon hinner numera få svar på sina frågor på mötena, vilket innebär mindre stress.
– Jag känner mig tryggare och mindre frustrerad än tidigare. Vi har också lärt känna varandra i chefsgruppen vilket bidrar till trygghetskänslan.
Habiliteringen i Dalarna
- Erbjuder stöd och behandling till personer med funktionsnedsättning och deras närstående.
- Länsövergripande specialistresurs som finns på orterna Avesta, Borlänge, Falun, Ludvika och Mora.
- Har många olika yrkesgrupper som arbetar i team: arbetsterapeut, dietist, konsulent, kurator, logoped, psykolog, medicinsk sekreterare, fysioterapeut, sjuksköterska, specialpedagog.
