I Jönköping var omsättningen på chefer i Socialförvaltningen alltför hög. Men de senaste tre åren har kommunen arbetat med att skapa bra förutsättningar för cheferna. Nu är läget betydligt stabilare.
– Det brukar vara fokus på chefen som individ. Men vi vill se chefen som kaptenen på en båt. Är båten i gott skick? Är besättningen erfaren? Det blir en enormt stor skillnad på förutsättningarna för ledarskapet.
Det säger Kristoffer Laag, chefs- och ledarskapsstrateg på socialförvaltningen i Jönköpings kommun, under ett seminarium i Almedalen 2023. Han och Ulrika Börjesson, forskningsledare och chefsutvecklare, är här för att berätta om hur kommunen agerade när omsättningen på chefer inom Socialförvaltningen blev oroväckande hög.
Ulrika Börjesson berättar att de började med en enkät.
– Vi frågade hur det är att vara ledare och chef. Då insåg vi att vi behövde förbättra chefernas förutsättningar.
Baseras på forskningen i Chefios
Enkäten – och mycket annat som Jönköping har gjort – är baserat på kunskaper från ett stort forskningsprojekt vid namn Chefios. Det undersökte chefers förutsättningar och arbetsmiljö och pågick mellan 2008 och 2014 vid Göteborgs universitet.
När enkäten var genomförd satte sig hr-avdelningen ner tillsammans med utvecklingsenheten för att analysera resultatet. De kom fram till att de behövde stärka sina enhetschefer, genom att fokusera på fem områden:
- Skifta fokus från chefen som individ till organisationen.
- Ge stöd i chefsarbetet.
- Skapa arenor för dialog mellan chefer inom organisationen.
- Se över antalet medarbetare per chef.
- Skapa ett ledarutvecklingsprogram, med en palett av olika former av chefsstöd och utvecklingsmöjligheter.
Projektet blev en strategi
För att göra detta skapade kommunen ett projekt, med namnet ”Chefen i fokus”. Det lanserades 2020, och fick två mål: att andelen chefer som har färre än 25 medarbetare ska öka, och att chefsomsättningen ska minska.
Kommunen insåg dock snart att det här behövde vara mer än ett projekt. Numera är ”chefen i fokus”, som det kallas, en av förvaltningens totalt nio strategier för att möta framtida kompetensutmaningar.
Här är lite av det som man gör idag, för att skapa bra förutsättningar för chefer:
- Chefer i förvaltningen utbildas i bland annat ”robust samarbetskultur” och ”ledarskap/indirekt ledarskap”.
- Fem kollegiala handledningsgrupper är igång, och ytterligare en grupp mentorer utbildas just nu. Allt för att stötta enhetschefer i deras vardagliga arbete och skapa möjligheter till gemensamt lärande.
- Fem resurschefer har anställts, för att avlasta enhetschefer och för att underlätta ett kollegialt lärande mellan chefer.
- Ett traineeprogram för nya chefer har genomförts, och sedan omformats till ett permanent chefsintroduktionsprogram för samtliga nya chefer.
– Syftet med introduktionsprogrammet är att rusta cheferna och förbereda dem på uppdraget. Det pågår under fyra månader, på 25 procent av en heltidstjänst. Alla uppgifter och övningar kopplas till situationer som de kan komma att möta i sitt vardagliga arbete, berättar Ulrika Börjesson.
Under seminariet berättade Ulrika Börjesson och Kristoffer Laag om Jönköpings arbete för att stärka första linjens chefer.
Administrativt stöd
En sak som uppmärksammades i forskningsprojektet Chefios är att många chefer inte har tillräckligt administrativt stöd, det vill säga stöd i att sköta all den administration som ofta följer med chefsjobbet.
– Vi har försökt lösa det genom att alla nya chefer får introduktionshandledare, som hjälper dem att komma in i system och så vidare. Dessutom har vi de nya resurscheferna som kan hjälpa till med sådana uppgifter, säger Ulrika Börjesson.
En annan sak som Chefiosforskningen nämner är att många chefer har svårt att få kontakt med och stöd av sina egna chefer.
– Det har vi försökt avhjälpa genom att anställa fler områdeschefer. Varje områdeschef har med andra ord fått färre enhetschefer under sig, vilket gör avstånden mindre, säger Kristoffer Laag.
Gett resultat
Och arbetet med chefernas förutsättningar har gett resultat. Innan projektet började hade bara 31 procent av cheferna varit kvar i minst tre år. Nu har den siffran gått upp till 44 procent. Dessutom har antalet chefer som har färre än 25 medarbetare ökat.
Än så länge har kommunen inte tittat på projektet i förhållande till exempelvis medarbetarundersökningar. Men det kommer att studeras, i ett forskningsprojekt på Jönköpings Universitet.
– Det går åt rätt håll, men det är inte perfekt än, säger Kristoffer Laag.
Samverkan en förutsättning
En viktig förutsättning för att ”Chefen i fokus” skulle lyckas, var samverkan med de fackliga parterna.
– Vi har haft en samverkansgrupp med fackliga företrädare. Det har varit en förutsättning för att kunna nå ut i organisationen, säger Ulrika Börjesson.
– Plus att vi kan få reda på saker via de fackliga, som vi kanske aldrig hade fått reda på annars, säger Kristoffer Laag.
Men hur får man ihop det, rent ekonomiskt? Jönköping har bland annat sökt riktade statsbidrag för att kunna satsa på detta.
– Men vi har också räknat på vad det kostar när en chef slutar. Kan vi få chefer att stanna så sparar vi enorma summor pengar.
Visste du att...
Chefer är viktiga för medarbetarnas mående och prestation – det har vi berättat om i flera artiklar.
På vår temasida ”Skapa förutsättningar att vara en bra chef” hittar du fakta, verktyg, inspiration och goda exempel på hur ni kan jobba med chefens egen arbetsmiljö!
