Att jobba med friskfaktorer ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet i Malmö stad, och nu ska det följas upp. Det är tanken bakom att staden nu ger förvaltningarna möjlighet att mäta friskfaktorer i sina medarbetarundersökningar. Funktionsstödsförvaltningen har testat.
Malmö stad är en av de kommuner där friskfaktorarbetet är politiskt förankrat, och här finns det med i stadens budget. Nu har deras arbete med att införa friskfaktorer tagit några viktiga kliv framåt. Hösten 2024 fick till exempel förvaltningarna i Malmö stad möjligheten att för första gången mäta friskfaktorer i sina medarbetarundersökningar.
Mätningen av friskfaktorerna är en av flera valbara delar i undersökningen. De enskilda förvaltningarna kan alltså välja att lägga till olika delar i sina medarbetarundersökningar, medan annat är fast innehåll för samtliga förvaltningar.
Frågorna om friskfaktorer är baserade på Suntarbetslivs definition. De är åtta till antalet, och medarbetaren svarar på tre frågor om varje friskfaktor.
Funktionsstödsförvaltningen nappade på att börja mäta friskfaktorerna på det här sättet. Beslutet togs i förvaltningens skyddskommitté. Medarbetarenkäten som de mätte friskfaktorerna i genomfördes under två veckor i november.
Resultatet visade att de åtta friskfaktorerna i förvaltningen låg ganska högt och jämnt. Poängsnittet för alla friskfaktorer hamnade på 4 av 5 möjliga. Det här första resultatet blir även en mätpunkt för de framtida enkäterna.
Huvudskyddsombuden är med från början
I den här förvaltningen har de redan börjat införa friskfaktorer som en främjande del av arbetsmiljöarbetet. Alla chefer har fått en introduktion till friskfaktorer vid deras ledarforum våren 2024.
Förvaltningen har en beredningsgrupp för arbetsmiljö som bereder förslag och underlag avseende arbetsmiljöfrågor till förvaltningsledningen inför beslut. Gruppen är partsammansatt med huvudskyddsombud, hr och chefer från verksamhetsavdelningar, och kan sägas vara en förlängning av skyddskommittén. I det här sammanhanget har de en viktig roll. De är med och analyserar resultatet och undersöker till exempel hur förvaltningen ska få in friskfaktorer som en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM.
Beredningsgruppen ger en bredare analys och samsyn i vad fokus bör vara framåt.
När resultatet från medarbetarundersökningarna kommer är det hr-avdelningen som i egenskap av stödfunktion först analyserar resultatet och tar ut riktningen framåt. Men så fort de fått resultatet analyserar de det också tillsammans i beredningsgruppen för arbetsmiljö.
– På så vis ges möjlighet till en bredare analys och samsyn i vad fokus bör vara framåt, för att ytterst ansvariga sedan ska kunna fatta beslut, säger Veronica Billsten, hr-konsult med inriktning arbetsmiljö, jämställdhet och mångfald, och ingår i beredningsgruppen.
Har gått Friskfaktorsteget
Under hösten 2024 gick fyra av dem i beredningsgruppen Friskfaktorsteget, som är Suntarbetslivs utbildning för de som ska införa friskfaktorarbetet. Med Friskfaktorsteget fick de en gemensam utgångspunkt för det praktiska arbetet. Beredningsgruppen har inte valt att slå på stora trumman om friskfaktorer, utan väver i det främjande synsättet steg för steg. Allt enligt tanken att det inte ska bli merarbete för verksamheterna.
Simon Kullberg, huvudskyddsombud för Kommunal, och Moa Elfström, hr-konsult med inriktning arbetsmiljö, har gått Friskfaktorsteget och är också med i beredningsgruppen.
– Helt ärligt blev det ett bättre resultat än vad jag hade räknat med, säger Simon Kullberg.
Helt ärligt blev det ett bättre resultat än vad jag hade räknat med.
Han berättar att deras förvaltning nyligen gått igenom en omställning. Det har minskats lite på personal och verksamheten har effektiviserats. Cheferna har haft det tufft och det har inte funnits förutsättningar att slå på stort om att jobba med friskfaktorer, anser Simon Kullberg.
Trots chefernas höga belastning fick friskfaktorn ”Ledarskap – närvarande tillitsfullt och engagerat” högst värde i medarbetarundersökningen. Lägst värde fick friskfaktorerna ”Systematiskt arbetsmiljöarbete i vardagen” och ”Kommunikation och återkoppling”.
Men ingen av de åtta friskfaktorerna hamnade under 3,2 av 5 möjliga.
Väver in friskfaktorerna in i arbetsmiljöarbetet
Med resultatet i hand tar beredningsgruppen det vidare, till exempel när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet.
– Vi vill göra det systematiska arbetsmiljöarbetet enkelt och lyfta att det inte bara handlar om risker och skyddsronder, säger Moa Elfström, hr.
Lina Bergendorff Zetterman, huvudskyddsombud för Akademikerförbundet SSR, säger att de blivit inspirerade av hur Umeå kommun jobbar med friskfaktorer.
Vi vill inte att friskfaktorerna ska bli ett eget separat spår i arbetsmiljöarbetet
Linda Bergendorff Zetterman, huvudskyddsombud
– Att jobba med friskfaktorer handlar inte om att förminska samtalet om risker. Men om vi även arbetar med friskfaktorer på arbetsplatsen så ger det resultat.
– Och framför allt vill vi inte att friskfaktorerna ska bli ett eget separat spår i arbetsmiljöarbetet, säger Lina Bergendorff Zetterman.
Arbetet med resultatet från medarbetarundersökningen sker även på hr-avdelningen. När det gäller friskfaktorn Kommunikation anser hr att det finns ett behov av ett arbeta med hur man pratar om och med varandra för att stärka inkludering och förebygga och hantera konflikter.
Utifrån resultatet om systematiskt arbetsmiljöarbete i vardagen ser hr även ett behov av att stärka den dagliga reflektionen, och följa upp vad som fungerar och behöver förbättras.
Arbetet med åtgärderna utifrån friskfaktormätningen ska alltså kopplas ihop med SAM, så att det inte blir en aktivitet vid sidan om. Det kan gå till så att åtgärderna läggs till i arbetsplatsens och ledningsgruppens planering av SAM, och att man avsätter tid för det.
De lägger in det i en checklista och i ett digitalt årshjul för SAM, som är nytt i Malmö stad.
– Att jobba med friskfaktorer i det systematiska arbetsmiljöarbetet handlar inte om att göra mer, utan om att göra annorlunda, säger Moa Elfström, hr.
Tagit fram stödmaterial
Såväl beredningsgruppen som hr lyfter också behovet av att integrera arbetet med den sociala och organisatoriska arbetsmiljön, OSA, med SAM. På förvaltningens to-do-lista står att de ska se över sina OSA-mål, och fortsätta arbetet med att koppla ihop det med friskfaktorerna.
Sen ska ledningsgrupperna och förstås de enskilda arbetsplatserna även jobba med sina egna resultat. Då ska de föra en dialog om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.
Vi uppmuntrar cheferna att involvera skyddsombuden i arbetet med att analysera resultatet.
Till det arbetet har hr tagit fram ett stödmaterial som vägleder cheferna i arbetet med resultaten och hur de kan göra medarbetarna delaktiga. På intranätet finns även stödmaterial om friskfaktorer med länkar till Suntarbetslivs verktyg Friskfaktorlabbet.
– Vi uppmuntrar cheferna att involvera skyddsombuden i arbetet med att analysera resultatet, och att planera för hur medarbetarna ska få ta del av det och vara delaktiga i det fortsatta arbetet, berättar Moa Elfström.
Mäter friskfaktorerna för att sätta dem på kartan
Malin Hansson är Funktionsstödsförvaltningens hr-chef. Hon förklarar varför de har börjat ha med friskfaktorer i sina medarbetarbetarundersökningar.
Genom att ha med friskfaktorerna i medarbetarenkäten skapas en medvetenhet i hela förvaltningen.
– Genom att ha med friskfaktorerna i medarbetarenkäten skapas en medvetenhet i hela förvaltningen kring friskfaktorerna, och det hjälper oss att sätta dem på kartan, säger Malin Hansson.
Hon vill att det ska leda till att chefer, medarbetare och skyddsombud tillsammans pratar om det som fungerar bra, och fortsätter arbeta för att vidmakthålla det.
– Det är så lätt att vi fastnar i det som fungerar mindre bra, friskfaktorerna är också åtgärder för att hantera eventuella brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Huvudskyddsombudet Simon Kullberg har ett tips till andra verksamheter som ska börja arbeta med friskfaktorer.
– Det absolut viktigaste är att förvaltningsledningen är med på noterna.