Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet – så gör Malmö

10 oktober 2023 Lästid: 7 min
Sammanfattning av artikeln

Att följa upp arbetsmiljöarbetet är ett sätt att ta reda på om det fungerar som det ska.

Det måste man göra enligt lag.

Uppföljning varje år är också ett stöd för politiker med ansvar för arbetsmiljön att se att det sköts på rätt sätt.

Arbetsmiljöverket har granskat hur det fungerar i kommuner och regioner.

Malmö stad fick krav från Arbetsmiljöverket om att bland annat förbättra den årliga uppföljningen.

Nu har Malmö stad tagit fram en ny modell för hur de följer upp arbetsmiljöarbetet.

Deras modell bygger på dialog på arbetsplatsträffar, i ledningsgrupper och samverkan på olika nivåer i organisationen.

Det som kommer fram redovisas för politikerna.

Anja Angsmark och Anette Stachowicz Jönsson
Nytt sätt att följa upp hur arbetsmiljöarbetet fungerar. Det har Malmö stad tagit fram efter krav från Arbetsmiljöverket. Hr-specialisterna Anja Angsmark och Anette Stachowicz Jönsson driver arbetet.

Foto: Malmö stad

Sammanfattning av artikeln

Att följa upp arbetsmiljöarbetet är ett sätt att ta reda på om det fungerar som det ska.

Det måste man göra enligt lag.

Uppföljning varje år är också ett stöd för politiker med ansvar för arbetsmiljön att se att det sköts på rätt sätt.

Arbetsmiljöverket har granskat hur det fungerar i kommuner och regioner.

Malmö stad fick krav från Arbetsmiljöverket om att bland annat förbättra den årliga uppföljningen.

Nu har Malmö stad tagit fram en ny modell för hur de följer upp arbetsmiljöarbetet.

Deras modell bygger på dialog på arbetsplatsträffar, i ledningsgrupper och samverkan på olika nivåer i organisationen.

Det som kommer fram redovisas för politikerna.

Malmö stad har en ny modell för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM. Den har tagits fram i samverkan. Resultatet är även ett stöd för politikerna att kunna följa arbetsmiljöarbetet och fatta strategiska beslut.

Den årliga uppföljningen av SAM är dels ett stöd för politiker i kommuner och regioner, som ju har det yttersta arbetsmiljöansvaret för de anställda. Men den är också ett stöd för verksamheter på alla nivåer i kommuner och regioner, som en kontroll av att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar enligt lagar och föreskrifter.

Hur det här sköts i praktiken ingick i Arbetsmiljöverkets nationella inspektion ”Systematiskt arbetsmiljöarbete i politikerstyrda organisationer”. Inspektionen genomfördes under åren 2019–2022. Den visade att politikerna i många kommuner inte sköter den årliga uppföljningen som de ska; 90 procent av de inspekterade organisationerna fick ett eller flera krav på åtgärder.

Vi tappade bort arbetsplatsnivån.

 

Anette Stachowicz Jönsson, hr-specialist vid Stadskontoret i Malmö stadAnette Stachowicz Jönsson

Malmö stad fick tre krav av Arbetsmiljöverket. De måste se till att:

  • Den årliga uppföljningen fångar upp brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet på alla arbetsställen.
  • Alla arbetsställen har lokalt anpassade rutiner för att undersöka och riskbedöma arbetsförhållanden som kan medföra risker.
  • Alla som har arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper och kompetens för att kunna genomföra uppgifterna.

Staden hade redan en modell för årlig uppföljning sedan mer än tio år tillbaka, men den hade en del brister. Den modellen hade tagits fram i samband med att de förnyade sitt samverkansavtal.

– I den gamla modellen gjordes uppföljningen i samverkansgrupperna, och omfattade därmed inte alla nivåer i organisationen. Vi tappade bort arbetsplatsnivån, säger Anette Stachowicz Jönsson, hr-specialist på stadskontoret i Malmö stad.

Hon och Anja Angsmark, som också är hr-specialist där, har hållit i processen att ta fram den nya modellen. En liten partsgemensam arbetsgrupp tillsattes och fick i uppdrag att ta fram ett förslag. Deras förslag redovisades för Arbetsmiljöverket – och fick tummen upp.

Resultatet blev att de nu har en process för årlig uppföljning, som pågår i sex månader. Den startar i september med dialoger på arbetsplatsträffarna (apt) och landar slutligen i februari och den årliga personalredovisningen från Stadskontoret. Därefter redovisas den årliga uppföljningen för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Uppföljning och lärande på arbetsplatsträffen

Planen är att den nya modellen även ska bidra till ett lärande, berättar Anja Angsmark.

Därför får enhetscheferna stöd till apt i form av ett bildspel som dels ger medarbetarna kunskap om arbetsmiljö och arbetsmiljöarbetet, dels stöttar dialogen och fungerar som dokumentation.

På apt får de även en kort introduktion till friskfaktorerna som stöd för att undersöka och utveckla arbetsmiljön. Vad fungerar bra och vad behöver vi utveckla? Det är sådant som de går igenom på arbetsplatsträffen. Allt som kan rättas till på arbetsplatsnivån ska ske där. Saker som behöver involvera fler rapporteras upp till enhetens ledningsgrupp.

Vi ber dem att även skicka med det som har fungerat bra, för att andra ska ha nytta av det.

Anja Angsmark

Anja Angsmark, hr-specialist vid Stadskontoret i Malmö stad

– Vi ber dem att även skicka med det som har fungerat bra, för att andra ska ha nytta av det. De får välja ut sådant som de tror kan gynna andra eller som är speciellt och som man är extra stolt över.

 

Modellen införs under två år. Nu är de inne på andra året och alla arbetsplatser ska vara igång.

– Varje förvaltnings skyddskommitté har planerat för införandet utifrån sina förutsättningar, säger Anette Stachowicz Jönsson.

Som en hälsokontroll

Socionomen Melina Tirone var som huvudskyddsombud (HSO) för Akademikerförbundet SSR och arbetsmiljösamordnare för centrala SACO-rådet i Malmö stad, med i arbetsgruppen som tog fram modellen.

Melina Tirone liknar den årliga uppföljningen vid en hälsokontroll hos läkaren.

– En person blir inte frisk av att gå på hälsokontroll, men får råd och en hälsoplan för att behålla eller förbättra hälsan. På samma sätt fungerar den årliga uppföljningen, säger Melina Tirone.

Modellen hjälper även till att kontrollera att årshjulet för SAM fungerar som det är tänkt, fortsätter hon.

Jag är stolt över arbetet vi har gjort och det ska bli spännande att se om det blir som vi hoppas.

 

Melina Tirone, HSO för Akademikerförbundet SSR i Malmö stad
Melina Tirone

Hon tycker att samtalen på arbetsplatserna är viktigast i modellen, och inte vad som rapporteras centralt.

– Om modellen fungerar kan jag som HSO vara trygg med att uppföljningen sker nära medarbetarna och att det som puttas uppåt i systemet enbart är sådant som inte kan lösas på lägre nivåer.

Det gör det enklare att få syn vilka frågor som behöver arbetas med på förvaltningsnivå eller övergripande i staden.

Så här långt är Melina Tirone nöjd.

– Jag är stolt över arbetet vi har gjort och det ska bli spännande att se om det blir som vi hoppas, säger Melina Tirone.

Ett stöd även för politikerna

Förtroendevalda politiker och styrelser har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön i kommuner, regioner och kommunala företag. Därför är det en viktig uppgift för dem att följa hur arbetsmiljöarbetet går till, så att de kan ingripa om verksamheten inte fungerar som den ska. För att kunna göra det behöver förtroendevalda få information om den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Anders Rubin (S) är ordförande för Malmö stads arbetsgivarutskott och ordförande i Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden.

– Malmö är stort och det gör att politikerrollen blir väldigt strategisk. För politiken är arbetsmiljöarbetet i mycket en hur-fråga, och det är en typ av frågor som vi försöker undvika att styra över, säger Anders Rubin.

Därför har staden en decentraliserad ansvarsfördelning för arbetsmiljöfrågorna. Men det finns omständigheter som gör dem särskilt viktiga att ha koll på som politiker, fortsätter han. Malmö har till exempel det mesta av äldreomsorgen i kommunal regi.

Vi måste vara en arbetsgivare med ett arbetsmiljöarbete som gör att personalen stannar och vi kan attrahera nya.

 

Anders Rubin, ordförande i Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden, Malmö stad
Anders Rubin

– Vår största utmaning är att få tillräckligt med personal till äldreomsorgen i framtiden, och det riggar vi för idag. Där kommer arbetsmiljön in. Vi måste vara en arbetsgivare med ett arbetsmiljöarbete som gör att personalen stannar och att vi kan attrahera nya, säger Anders Rubin.

I Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden får de, som han uttrycker det, en rejäl genomgång av personalsituationen varje år. Och arbetsmiljöarbetet ingår numera som en del av det.

Vilken är den viktigaste arbetsmiljöfrågan för din nämnd just nu?

– Att avskaffa minutstyrningen inom äldreomsorgen och basera verksamheten på tillit. Vi försöker flytta makten över tidsanvändningen till brukaren och undersköterskan.

Visste du att...

Suntarbetsliv har en checklista för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Här hittar du checklistan!

Så här funkar Malmös modell 

Processen för årlig uppföljning pågår från september till februari. Så här är den upplagd:

September/oktober

Dialog om arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsträffarna. Cheferna har bildspel och filmer som stöd till dialogen. Minnesanteckningar skrivs. Flera förvaltningar har utbildat cheferna om modellen. På andra ställen har HR varit med och stöttat i dialogerna.
Därefter blir det dialog i ledningsgrupperna på enhetsnivå om det som framkommit.

Oktober/november

Dialog i samverkansgrupperna på enhetsnivå och sedan dialog i ledningsgrupperna på avdelningsnivå.

November/december

Dialog i samverkansgrupper på avdelningsnivå och därefter dialog i förvaltningsledningarna.

December/januari

Dialog i samverkansgruppen/skyddskommittén på förvaltningsnivå. Nu skrivs en rapport till förvaltningens nämnd.

Januari/februari

Stadskontoret sammanställer rapporterna och redovisar resultatet för politikerna.

Modellen införs under två år. Planen är att alla förvaltningar ska följa modellen år 2023.

Malmö stad har även uppdaterat sin grundläggande arbetsmiljöutbildning och förtydligat rutiner för bland annat:

  • Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
  • Checklista för introduktion
  • Systematiskt arbetsmiljöarbete

Politikernas arbetsmiljöansvar

Politikerna har det yttersta arbetsmiljöansvaret. Men de kan fördela arbetsmiljöuppgifter till olika roller i organisationen.

Sveriges kommuner och regioner, SKR, har ett detaljerat stöd om arbetsmiljöansvaret för förtroendevalda i kommuner och regioner.

SKR råder politiskt förtroendevalda att bland annat:

  • Regelbundet följa upp hur arbetsmiljöarbetet utvecklas, och ingripa om det inte fungerar som det är tänkt.
  • Stämma av att riskbedömning har gjorts innan man genomför verksamhetsförändringar som har beslutats i nämnd eller styrelse.

 

Läs mer i SKRs material Så klarar du arbetsmiljöarbetet

 

Sätt arbetsmiljön på agendan

Hur kan de styrande bidra till verksamhetens fokus på arbetsmiljö? Använd Forskning på 5 – ett snabbt och enkelt verktyg.

  • Se en kort film och läs lite om forskningen på området
  • Prata om hur det ser ut hos er
  • Se vad ni behöver jobba vidare med

Gå direkt till Forskning på 5 om styrelsens och politikers roll.

illustration av tre personer som talar med varandra

Anna Norrby
Text: Anna Norrby
Kontakt: [email protected]