Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet – så gör Malmö

Malmö stad har en ny modell för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM. Den har tagits fram i samverkan. Resultatet är även ett stöd för politikerna att kunna följa arbetsmiljöarbetet och fatta strategiska beslut.

Den årliga uppföljningen av SAM är dels ett stöd för politiker i kommuner och regioner, som ju har det yttersta arbetsmiljöansvaret för de anställda. Men den är också ett stöd för verksamheter på alla nivåer i kommuner och regioner, som en kontroll av att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar enligt lagar och föreskrifter.

Hur det här sköts i praktiken ingick i Arbetsmiljöverkets nationella inspektion ”Systematiskt arbetsmiljöarbete i politikerstyrda organisationer”. Inspektionen genomfördes under åren 2019 – 2022. Den visade att politikerna i många kommuner inte sköter den årliga uppföljningen som de ska; 90 procent av de inspekterade organisationerna fick ett eller flera krav på åtgärder.

Malmö stad fick tre krav av Arbetsmiljöverket. De måste se till att:

• Den årliga uppföljningen fångar upp brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet på alla arbetsställen.
• Alla arbetsställen har lokalt anpassade rutiner för att undersöka och riskbedöma arbetsförhållanden som kan medföra risker.
• Alla som har arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper och kompetens för att kunna genomföra uppgifterna.

Staden hade redan en modell för årlig uppföljning sedan mer än tio år tillbaka, men den hade en del brister. Den modellen hade tagits fram i samband med att de förnyade sitt samverkansavtal.

– I den gamla modellen gjordes uppföljningen i samverkansgrupperna, och omfattade därmed inte alla nivåer i organisationen. Vi tappade bort arbetsplatsnivån, säger Anette Stachowicz Jönsson, hr-specialist på stadskontoret i Malmö stad.

Hon och Anja Angsmark, som också är hr-specialist där, har hållit i processen att ta fram den nya modellen. En liten partsgemensam arbetsgrupp tillsattes och fick i uppdrag att ta fram ett förslag. Deras förslag redovisades för Arbetsmiljöverket – och fick tummen upp.

Resultatet blev att de nu har en process för årlig uppföljning, som pågår i sex månader. Den startar i september med dialoger på arbetsplatsträffarna (apt) och landar slutligen i februari och den årliga personalredovisningen från Stadskontoret. Därefter redovisas den årliga uppföljningen för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Uppföljning och lärande på arbetsplatsträffen

Planen är att den nya modellen även ska bidra till ett lärande, berättar Anja Angsmark.

Därför får enhetscheferna stöd till apt i form av ett bildspel som dels ger medarbetarna kunskap om arbetsmiljö och arbetsmiljöarbetet, dels stöttar dialogen och fungerar som dokumentation.

På apt får de även en kort introduktion till friskfaktorerna som stöd för att undersöka och utveckla arbetsmiljön. Vad fungerar bra och vad behöver vi utveckla? Det är sådant som de går igenom på arbetsplatsträffen. Allt som kan rättas till på arbetsplatsnivån ska ske där. Saker som behöver involvera fler rapporteras upp till enhetens ledningsgrupp.

– Vi ber dem att även skicka med det som har fungerat bra, för att andra ska ha nytta av det. De får välja ut sådant som de tror kan gynna andra eller som är speciellt och som man är extra stolt över.

Modellen införs under två år. Nu är de inne på andra året och alla arbetsplatser ska vara igång.

– Varje förvaltnings skyddskommitté har planerat för införandet utifrån sina förutsättningar, säger Anette Stachowicz Jönsson.

Som en hälsokontroll

Socionomen Melina Tirone var som huvudskyddsombud (HSO) för Akademikerförbundet SSR och arbetsmiljösamordnare för centrala SACO-rådet i Malmö stad, med i arbetsgruppen som tog fram modellen.

Melina Tirone liknar den årliga uppföljningen vid en hälsokontroll hos läkaren.

– En person blir inte frisk av att gå på hälsokontroll, men får råd och en hälsoplan för att behålla eller förbättra hälsan. På samma sätt fungerar den årliga uppföljningen, säger Melina Tirone.

Modellen hjälper även till att kontrollera att årshjulet för SAM fungerar som det är tänkt, fortsätter hon.

Hon tycker att samtalen på arbetsplatserna är viktigast i modellen, och inte vad som rapporteras centralt.

– Om modellen fungerar kan jag som HSO vara trygg med att uppföljningen sker nära medarbetarna och att det som puttas uppåt i systemet enbart är sådant som inte kan lösas på lägre nivåer.

Det gör det enklare att få syn vilka frågor som behöver arbetas med på förvaltningsnivå eller övergripande i staden.

Så här långt är Melina Tirone nöjd.

– Jag är stolt över arbetet vi har gjort och det ska bli spännande att se om det blir som vi hoppas, säger Melina Tirone.

Ett stöd även för politikerna

Förtroendevalda politiker och styrelser har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön i kommuner, regioner och kommunala företag. Därför är det en viktig uppgift för dem att följa hur arbetsmiljöarbetet går till, så att de kan ingripa om verksamheten inte fungerar som den ska. För att kunna göra det behöver förtroendevalda få information om den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Anders Rubin (S) är ordförande för Malmö stads arbetsgivarutskott och ordförande i Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden.

– Malmö är stort och det gör att politikerrollen blir väldigt strategisk. För politiken är arbetsmiljöarbetet i mycket en hur-fråga, och det är en typ av frågor som vi försöker undvika att styra över, säger Anders Rubin.

Därför har staden en decentraliserad ansvarsfördelning för arbetsmiljöfrågorna. Men det finns omständigheter som gör dem särskilt viktiga att ha koll på som politiker, fortsätter han. Malmö har till exempel det mesta av äldreomsorgen i kommunal regi.

– Vår största utmaning är att få tillräckligt med personal till äldreomsorgen i framtiden, och det riggar vi för idag. Där kommer arbetsmiljön in. Vi måste vara en arbetsgivare med ett arbetsmiljöarbete som gör att personalen stannar och att vi kan attrahera nya, säger Anders Rubin.

I Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden får de, som han uttrycker det, en rejäl genomgång av personalsituationen varje år. Och arbetsmiljöarbetet ingår numera som en del av det.

Vilken är den viktigaste arbetsmiljöfrågan för din nämnd just nu?

– Att avskaffa minutstyrningen inom äldreomsorgen och basera verksamheten på tillit. Vi försöker flytta makten över tidsanvändningen till brukaren och undersköterskan.