Vid hög arbetsbelastning gäller det att kunna prioritera bland sina arbetsuppgifter. På Hemrehabiliteringen i Linköpings kommun har de hittat sätt att lösa det, och även få tid till återhämtning. Guldkorn att ta efter för alla som vill förbättra arbetsmiljön.
I utkanten av Linköping ligger Åleryds vård- och omsorgsboende. De låga gula tegelbyggnaderna smälter nästan ned i gräset, och de stora ekarna brer sina grenar över gångvägar och planteringar.
Här inne på boendet har även Hemrehabiliteringen, ”hemrehab”, sina lokaler, även fast de inte hör till boendet.
Det är här hemrehabs fysioterapeuter och arbetsterapeuter ses på morgonen, planerar arbetet, hämtar hjälpmedel och tar bil eller cykel ut till hembesök hos sina patienter.
Så prioriterar de bland arbetsuppgifterna
Hemrehab har en utmaning: de kan inte kontrollera inflödet av patienter som behöver deras hjälp. Men de har hittat sätt att prioritera jobbet på ett genomtänkt sätt. Prioritering av arbetsuppgifter är också en av de åtta friskfaktorer som forskning visat bidrar till arbetsplatser där medarbetare trivs och kan göra ett bra jobb.
Prioriteringar handlar om att göra rätt saker
Karoline Wisén, skyddsombud, hemrehabiliteringen i Linköpings kommun 
Verksamhetschefen Maria Ekfeldt och skyddsombudet Karoline Wisén, sjukgrymnast, är motor i det arbetet. Sättet de prioriterar på kan passa även andra slags verksamheter.
– Prioriteringar handlar om att göra rätt saker, säger skyddsombudet Karoline Wisén.
Det senaste året har de två, tillsammans med de cirka 35 arbetsterapeuter och fysioterapeuter som jobbar på hemrehab, gjort ett stort jobb med hur de ska prioritera.
De har framför allt annat använt Suntarbetslivs verktyg Friskfaktorlabbet. I Friskfaktorlabbets aktivitet Friskfaktorplaneraren finns gruppaktiviteten Stöd för prioritering, som de använder. Där kan man skatta arbetsbelastningen med hjälp av de tre färgerna rött, gult och grönt.
- Rött läge: Högt tryck som beräknas pågå under längre tid
- Gult läge: Ökat tryck som beräknas pågå under kortare tid
- Grönt läge: Normalt läge, normal bemanning
Först pratade gruppen igenom vad just de menar med rött, gult respektive grönt läge i sitt uppdrag. Det har gjort att de fått ett gemensamt språk för arbetsbelastningen.
Använder stöd från Suntarbetsliv
Det andra stödet i Friskfaktorlabbet är ett så kallat prioriteringskors med fyra rutor. Med hjälp av prioriteringskorset delade gruppen upp hur bråttom det är med deras olika arbetsuppgifter, samt hur viktiga de är.
– Med hjälp av Suntarbetslivs material i Friskfaktorlabbet tog vi fram en rutin för våra prioriteringar. Rutinen visar vad vi måste göra, vad chefen bestämmer, vad vi kan bestämma själva – och vad vi kan låta bli att göra när tiden inte räcker till, säger Maria Ekfeldt.
Med hjälp av Suntarbetslivs material i Friskfaktorlabbet tog vi fram en rutin för våra prioriteringar.
Maria Ekfeldt, verksamhetschef, hemrehabilitering i Linköpings kommun
Varje vecka gör de även en gemensam lägesrapport med hjälp av trafikljuset.
– Lägesrapporten är ett tillfälle att tänka igenom sin egen arbetsbelastning, men också att få inblick i hur de andra har det, säger skyddsombudet Karoline Wisén och fortsätter:
– Hur har jag det just nu? Hur ser min vecka ut, och nästa? Jag får också ett hum om hur mina närmaste kollegor har det: Behöver vi hjälpa varandra nu?
Håller koll på arbetsbelastningen
Hemrehab har också ett gemensamt dokument där de löpande beskriver gruppernas arbetsbelastning. Alla har koll på dokumentet.
– Om man själv är grön en dag och ser att en annan grupp är gul, så kan man erbjuda sig att ta ett hembesök för att avlasta dem, säger Karoline Wisén.
Att de erbjuder varandra avlastning har ökat sedan de började jobba medvetet med prioritering, enligt verksamhetschefen.
Lägesrapporten är även ett stöd för henne som chef, eftersom den visar om det finns en trend inom arbetsbelastningen.
– Om det finns en grupp som är gul varje vecka medan en annan grupp för det mesta är grön – kan jag då göra något åt bemanningen? Behöver jag fördela om några resurser?
Till exempel har hon sett över fördelningen mellan nya och mer erfarna medarbetare i grupperna, för att få mer stabilitet i alla grupper.
Prioriterar även hur snabbt patienterna ska få hjälp
Kortare vårdtider på sjukhus gör att patienterna som hemrehab tar hand om har ett allt större vårdbehov. Patienterna blir också fler och fler, och de kommer ofta hem från sjukhus redan efter någon dag eller två. Patienterna kan ha drabbats av allt från stroke till frakturer, eller kanske ha problem med sin andning.
Därför har hemrehab även en rutin för i vilken ordning de ska prioritera i själva inflödet av patienter. Rutinen delar upp patienterna i tre prioriteringsgrupper, utifrån hur snabbt patienter som hör till en viss prioriteringsgrupp ska få en första kontakt och hembesök.
… och så här får de in återhämtning på arbetstid
När de kommit igång ordentligt med prioritering av arbetsuppgifter lade de till en annan friskfaktor: återhämtning. Medarbetarundersökningen hade nämligen visat att de hade svagare resultat på området arbetstid och återhämtning i jämförelse med övriga områden. Men med bättre rull på prioritering skapas små rum för återhämtning under arbetsdagen.
– Att hitta strategier för återhämtning är en prioriterad fråga för oss nu, säger Maria Ekfeldt.
Gjort handlingsplaner för återhämtning
Alla medarbetare har bland annat gjort en egen handlingsplan, som man inte behöver visa för någon. Handlingsplanen rör sig kring frågan: Vad behöver jag för återhämtning?
De har även gjort handlingsplaner för återhämtning på gruppnivå. Syftet är att underlätta för varandra inom gruppen att ta den återhämtning som behövs. För att hålla liv i detta har de infört en punkt om återhämtning på sina områdesmöten varje vecka. Frågan om återhämtning kommer även att följas upp på medarbetarsamtalen.
Vi upplever inte alltid att vi har tid, men vi måste ta oss tid för att orka.
Efter att ha hållit på med detta ett tag ägnade de även en planeringsdag till att fortsätta utveckla sina handlingsplaner för återhämtning.
Hinns återhämtningen med då?
– Ja, det handlar om att prioritera även återhämtningen, säger Karoline Wisén.
Hon tycker att de har blivit bättre på att skapa återhämtning i det lilla.
– Vi upplever inte alltid att vi har tid, men vi måste ta oss tid för att orka. Det är helt okej att gå ett varv runt huset eller där man befinner sig under dagen, säger verksamhetschefen Maria Ekfeldt.
Så främjar de återhämtning – 4 exempel
- Återhämtning har blivit ett samtalsämne, och det bygger acceptans för att ta sig tid.
- De drar oftare med varandra på den där morgonfikan som behövs, men som kanske annars inte blir av.
- En av grupperna har satt upp skyltar som påminner om att ta fikapaus eller kort promenad.
- De kilar in små pauser, till exempel fem minuter i bilen mellan hembesöken, bara för att andas lite.
