Vad ska bort? Så slutar ni göra onödiga saker

Nya lösningar, nya moment och nya arbetssätt. Så är vi vana att se på utveckling och innovation. Men det är lika viktigt att ta bort som att lägga till. Antipilot är ett tankesätt som satt sig i Tomelilla kommun. Lär av dem!

Pilot har du kanske hört talas om. Men antipilot? En pilot är att testa nya idéer i praktiken innan de rullas ut i full skala. Antipilot är i stället att ta bort något under en period för att se om det funkar.

Varför gör man då det? För att inte av slentrian ha kvar överflödiga moment. Och för att bereda plats för det nya. Omvärlden förändras snabbt, lagstiftningar ändras och teknikutvecklingen går i rasande fart. Med en effektivare verksamhet spar man tid som kan användas till viktigare saker.

Antipilot för att utvecklas

– Vi började med att sluta göra saker för att kunna utveckla. Det blir gärna fokus på att vi ska göra ytterligare saker och nya saker men för att kunna göra det behöver vi också prata om att sluta göra. Annars är det lätt att man känner stress, säger Helena Berlin, tillväxt- och utvecklingschef i Tomelilla kommun.

Den lilla sydskånska kommunen började använda antipiloter år 2022. Kommundirektören hade snappat upp ordet, och en verksamhetsutvecklare googlade fram en enkel steg-för-steg-metod för att göra antipilot, se sist i artikeln.

– Vi hade nog pratat om att sluta göra saker ganska länge men med metoden fick vi ett verktyg. Den är i sig så enkel. Vi blir lite glada av antipiloter, säger Helena Berlin.

Festival spred ordet

Startskottet blev en medarbetarfestival våren 2022. En femtedel av kommunmedarbetarna deltog då på en workshop kring innovation och antipilot. På så sätt fick tankesättet spridning.

– Det är alltid lite motstånd mot en ny typ av teknisk lösning eller nya innovationer. Men antipilot fattar folk direkt och älskar direkt, säger verksamhetsutvecklare Stefan Persson.

Samverkansavtal har med antipilot

Zenitha Thulin är skyddsombud och administratör på kommunens hr-avdelning. Hon berättar att metoden med antipilot finns med i samverkansavtalet från 2022. När den centrala samverkansgruppen träffas tio gånger om året har man alltid med punkten.

– Vi pratar alltid om vad man kan antipilota. Det gör vi även när vi verksamhetssamverkar och sedan hela vägen ut på arbetsplatsträffar. Du kan använda antipilot i alla verksamheter, säger hon, funderar kort och tillägger sedan för säkerhets skull att det förstås ”inte går att sluta servera kaffe till en brukare”.

Men en mängd uppgifter som tidigare krävt manuell handpåläggning har blivit överflödiga i och med digitaliseringen.

– Då är det viktigt att få in – aha, jag kan använda det här systemet och behöver inte göra det här. Vi vill ju också att alla medarbetare ska vara engagerade och här har alla en chans att vara delaktiga, säger Zenitha Thulin.

Zenitha Thulin och Helena Berlin berättar om en metod för hur Tomelilla kommun slutar göra saker med hjälp av antipilot.

Gör vi rätt saker?

I höst blir det nya medarbetardagar i Tomelilla kommun. Då är tanken att fortsätta på spåret med antipiloter.

– Vi vill att alla ska vara med och tänka till kring sina arbetsuppgifter. Vi har nu en effektiv och enkelt sammansatt men professionell metod som inte kräver lång utbildning eller många timmar att läsa in. Alla kan ta den till sig och se att det kan göra skillnad, minska stressen och ge en bättre arbetssituation, säger Helena Berlin.

Finns det risk att man slutar göra för mycket?

– Skulle något sådant hända är det bara att man backar bandet, säger Zenitha Thulin.

6 enkla steg – så gör ni antipilot

1. Inventera och lista onödiga saker. Fundera på vad ni gör ofta och mycket av samt identifiera tidstjuvar, skav, överflödiga moment eller saker med oklart syfte. Det kan handla om processer, tjänster, rutiner, sätt att dokumentera, roller, möten, etc.
2. Prioritera. Rösta fram det som känns viktigast eller mest görbart att förändra eller ta bort.
3. Ringa in. Hur gör vi i dag och varför gör vi så? Vad har förändrats? Vad kan vi vinna på att ta bort och förändra?
4. Konsekvenstänk. Resonera lite kring vad som skulle kunna hända om ni tar bort momentet eller processen, etc. Det gäller effekter och konsekvenser för medarbetare, användare och för verksamheten. Exempel kan vara att det sparar tid, minskar administration eller ökar tillgänglighet.
5. Testa! Ta bort eller sluta med det ni valt ut. Gör det under begränsad tid och i liten skala. Bestäm vad som krävs och vilka som behöver informeras eller involveras. Gör även en snabb nulägesanalys för att kunna jämföra efter testperioden.
6. Dokumentera. Vad hände under testet? Fungerade det att sluta göra något eller göra mindre? Följ upp efter testet för att se hur det upplevdes och vad resultatet blev. Testet ska addera värde – inte försämra.

Källa: Fritt efter Metodmall för antipilot av innovationscoach Ulrika Lundin. Se även Tomelilla kommuns webbsida om antipilot.