Mindre stress och jämnare arbetsflöde. Det blev effekten när äldreboendet Luddö införde LEIF – en ny metod för schemaläggning. Nu är det de boendes behov och önskemål som styr mer av tiden för insatserna. Och skyddsombudet Elvira Rujanac, som tidigare funderade på att säga upp sig, ser nu fram emot varje arbetsdag.
Nyligen hade hela äldreboendet Luddö grillkväll ute på den grönskande gården, och för ett tag sedan tog man med de boende på kafé. Varje dag i veckan är det någon form av aktivitet som exempelvis gympa, bingo eller utflykter. Tidigare var det svårt att få till den typen av stående verksamhet.
– Med vårt nya arbetssätt får vi mer tid. Arbetsflödet är mycket jämnare och förutsägbart. Man känner inte alls samma stress längre, konstaterar skyddsombudet Elvira Rujanac som jobbat som undersköterska på Luddö i tjugo år.
Med vårt nya arbetssätt har arbetsflödet blivit mycket jämnare.
Elvira Rujanac, skyddsombud och undersköterska på äldreboendet Luddö
Tretton timmars arbetspass
Under dessa år har Elvira sett olika omorganisationer och arbetsmiljöinsatser komma och gå. Men inget löste problemet i grunden – nämligen att personalen kände sig stressad och att helgpassen var närmast övermäktiga med upp till tretton timmar på raken.
– På söndag kväll var man helt slut. Och att träffa familj eller vänner den helgen var ju omöjligt. Sedan gick de lediga dagarna åt att vila för man orkade inget annat, berättar Elvira Rujanac.
Dessutom hade arbetspassen en väldigt ojämn arbetsbelastning. På morgonen var det jättestressigt mellan klockan sju och nio, då alla boende skulle komma upp och äta frukost. Måltiderna kunde också vara stressiga, samma sak på kvällen vid läggdags. Dessemellan kunde det vara ganska lugnt, men inte alltid.
Slutkörd redan före lunch
Adnan Jasarevic har varit enhetschef på Luddö sedan 2018. När de påfrestande pandemi-åren var över och vardagen återgick till mer normalläge, noterade han att personalen ändå verkade sliten.
Jag är ofta ute på avdelningarna och tar en kopp kaffe med personalen.
Adnan Jasarevic, enhetschef på äldreboendet Luddö
– Jag är ofta ute på avdelningarna och tar en kopp kaffe med personalen. Vid halvtio-fikat klagade flera över att man var slutkörd. Det tyckte jag var alarmerande. Om man var slutkörd redan på förmiddagen och skulle jobba till klockan 16 – hur mår man då egentligen? Och vad får vi för kvalitet på vården?
Mer fokus på de boende
För ungefär ett år sedan började man på omsorgsförvaltningen i Värnamo fundera över just detta problem: Vad som kunde göras åt höga sjukskrivningstal och uppsägningar på grund av stress? Samtidigt ville man också kunna erbjuda alla som önskade heltid. Vilket skulle kräva ett nytt arbetssätt, för att personalen skulle orka.
– Vi behövde ge dem rätt förutsättningar för att kunna vara professionella men också ha ett hållbart arbetsliv. Vi insåg att vi måste flytta fokus från organisation till brukare, säger Emilia Roholt som är verksamhetsutvecklare för omsorgsförvaltningen.
Vi insåg att vi måste flytta fokus från organisation till brukare.
Emilia Roholt, verksamhetsutvecklare, Värnamo kommun
Förvaltningschefen ledde omställningsarbetet, och tog redan från start kontakt med facket i form av skyddsombuden. Dels plockades de långa helgpassen bort och ersattes med vanliga åttatimmarspass. Man införde även 11 timmars dygnsvila. En ny metod togs också fram för att planera arbetet och schemaläggningen. Metoden fick namnet ”LEIF” som står för Lugnt, Effektivt med Individen i Fokus.
– Grunduppdraget är fortfarande detsamma, där vi utgår ifrån biståndsbeslutet. Men vi lägger mer fokus på brukarens behov och utifrån det planerar, bemannar och utför vi insatserna. Även om vi trodde att vi jobbade så tidigare, visade det sig att vi faktiskt ofta gjorde tvärtom.
Tog reda på mer om de boendes behov
Äldreboendet Luddö blev en av de första enheterna som testade LEIF. Enhetschef Adnan Jasarevic satte sig ned med sina skyddsombud och två verksamhetsplanerare. Tillsammans förberedde man ett omtag med alla boendes genomförandeplaner.
Utifrån biståndsbeslut görs alltid en sådan plan tillsammans med den boende och dennes anhöriga. Där står vad som ska göras liksom när och hur.
– Men den här gången gick vi mer på djupet för att få med all information om varje boendes vanor, önskemål och behov. Dessutom insåg vi att vi behövde träffa den äldre och anhöriga redan i hemmet. Då var vi mycket bättre förberedda när personen väl flyttade in.
Personalens kunskaper viktiga
Utifrån all tillgänglig information gjorde man sedan nya genomförandeplaner för varje boende där man fyllde i exakt vad som behövde göras från morgon till kväll. Liksom vad den boende kunde göra själv, behövde hjälp med och hur lång tid det brukade ta. De boendes behov är i fokus, och här är personalens kunskap viktig, konstaterar Adnan Jasarevic:
– De vet ju vem som vaknar tidigt eller vill sova längre och vem som gärna duschar på kvällen istället för på morgonen. De har också koll på minsta förändring hos de boende när det gäller funktionsförmåga, och om det kanske behövs längre utförandetid eller dubbelbemanning. Bra bemötande är individuellt och därför måste man utgå från varje brukare och hur de vill bli bemötta.
Därefter kunde man börja planera arbetet och räkna ut vilken bemanning som behövdes. De boende som var väldigt morgonpigga kunde få hjälp av nattpersonalen att komma upp och äta lite frukost, medan andra sov lite längre. Man spred också ut insatser som exempelvis duschning under dagens lopp, utifrån den boendes önskemål.
Färre larm från de boende
Skyddsombudet Elvira Rujanac säger att skillnaden blev som att vända på en hand: plötsligt blev arbetsflödet mycket jämnare och tempot lugnare. Tidigare började ruschen klockan sju på morgonen då personalen hela tiden sprang mellan olika rum. Nu har man istället ansvar för samma brukare under sitt arbetspass och kan göra alla uppgifter på ett lugnt och strukturerat sätt:
– Jag kan göra färdigt det jag ska och dessutom hinna gå på toa, dricka vatten och förbereda mig för nästa person. Effekten för de boende märktes också tydligt. De är inte alls lika oroliga och larmar mer sällan.
En annan intressant upptäckt gjordes också, nämligen att man inte behövde rekrytera mer personal. Bemanningen klarades genom att pussla ihop och flytta runt. Ändå förbättrades arbetsmiljön och man fick mer tid över för att aktivera de boende. Däremot behöver vissa enheter jobba varannan helg. De flesta tycker dock att det blivit en stor förbättring med 8-timmarspass istället för 13-timmarspass på helgerna.
– Men vi är inte i mål ännu. Det är viktigt att vi fortsätter jobba strukturerat och har kontinuerlig uppföljning. Då kommer det också att bli mycket tydligare när det väl behövs mer personal eller om man behöver justera på annat sätt, säger verksamhetsutvecklare Emilia Roholt.
Sjukskrivningarna har minskat
Resultaten på äldreboendet Luddö är tydliga: Personal uttrycker att man trivs bättre än någonsin. Sjukskrivningstalen har minskat med nästan åtta procent. Och under det dryga år som man haft den nya arbetsmetoden har ingen sagt upp sig – något som Elvira Juranac själv var på väg att göra:
– Jag trivdes inte längre, var sliten och tänkte börja jobba inom sjukvården istället. Men när vi tillsammans gjorde den här förändringen blev det som en helt ny arbetsplats! Jag upplever en helt annan arbetsglädje och ser fram emot att gå till jobbet. Och hinner dessutom ha ett liv även de helger jag jobbar.
