För två år sen rullade äldreomsorgen i Umeå, med stöd av Suntarbetslivs resursteam, igång ett projekt för bättre arbetsmiljö. Enhetscheferna har en viktig roll, och mycket pekar på att de är på rätt väg. Så här långt har de kommit hittills!
Umeå kommun har ett mål på lång sikt: att äldreomsorgen ska vara en attraktiv arbetsplats med en god arbetsmiljö och en hållbar sjukfrånvaro över tid. För att komma närmare målet tog de under 2019 hjälp av Suntarbetslivs resursteam, som stöttade arbetet med att ta fram strategier och handlingsplaner.
Resursteamets insatser utgår från åtta så kallade friskfaktorer som forskaren Eva Vingård identifierat i forskning om vad som kännetecknar arbetsplatser med låg sjukfrånvaro. Friskfaktorer är områden i en organisation som, om man arbetar aktivt med dem, bidrar till friska arbetsplatser och goda resultat i verksamheten.
Först fick cheferna i workshops med resursteamet lära sig om friskfaktorer och hur man som chef kan stärka dem för att nå målet. Alla enhetschefer i äldreomsorgen deltog.
Äldreomsorgen i Umeå valde att börja med att stärka de här två friskfaktorerna:
- Ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap
- Kompetensutveckling hela karriären
Mer medveten om beteenden
Enhetschefen Ingela Lundström är en av dem som varit med i förändringen från början. Hon har lärt sig mer om att sätta mål och hur hon ska nå dem. Hon har också blivit mer medveten om på vilka sätt hon kan vara mer närvarande som chef. Till exempel bokar hon i förväg in när hon ska träffa sin arbetsgrupp.
– Nu skjuter jag inte på kaffestunden med gruppen bara för att det kommer en kallelse till ett annat möte, för gruppen är minst lika viktig. Hade jag inte blockat tiden i kalendern utan bara ”tänkt” att träffa gruppen, så hade det varit lättare att välja bort dem, säger Ingela Lundström.
Hon är chef för tre grupper, bland annat ett team med sjuksköterskor som ger vård på kvällar och nätter till patienter på kommunens äldreboenden, gruppboenden och även hemsjukvårdens patienter. Deras kontor ligger i ett litet trähus ovanpå ett parkeringshus i Ålidhem i utkanten av Umeå. Fast mesta tiden är gruppen ute hos patienterna.
Stärker kompetensen på arbetsplatsträffen
Sjuksköterskorna och deras chef Ingela Lundström har också kommit igång med friskfaktorn “Kompetensutveckling hela arbetslivet”. Den handlar om hur man kan bli en lärande organisation och lära av varandra, ett område som enhetscheferna i början av projektet utforskade tillsammans med resursteamet.
En stor andel av gruppen är erfarna medarbetare över 60 år. De andra är yngre och mer nyutbildade.
– De som har jobbat länge efterfrågar kortare utbildningsinsatser men även att ta del av kunskap från de yngre. Och bland de yngre finns både intresse för att ta del av de mer erfarnas kunskaper och att gå utbildningar och förkovra sig mer.
Och bland de yngre finns intresse för att ta del av de mer erfarnas kunskaper
Gruppen bestämde att varannan arbetsplatsträff ska börja med en föreläsning på 30 minuter med en inbjuden föreläsare. Senast kom en sjuksköterska som pratade om riktlinjer i palliativ vård. De har även ägnat en arbetsplatsträff till att lära sig mer om friskfaktorerna.
– När man jobbar kvällar och nätter är det lätt att man missar en del informationsflöde som pågår dagtid. Men det är viktigt att den här gruppen är på banan och lika uppdaterade som alla andra.
Sjuksköterskorna Tobias Ångqvist och Dennis Kallin förbereder kvällens arbete.
När samarbetet med Suntarbetslivs resursteam började för några år sedan visste Ingela Lundström inget om friskfaktorer, och Suntarbetsliv hade hon aldrig hört talas om.
– Jag blev positivt överraskad. Processledarna var bra och arbetsmaterialen för att sätta mål och hur jag kan nå dem var väldigt konkreta och något jag kan använda i verkligheten.
Inför ny process för rehabilitering
När projektet med Suntarbetslivs resursteam var klart fortsatte förvaltningen med att stärka en tredje friskfaktor: “Ett genomtänkt system för rehabilitering”.
Det har lett till en ny rehabprocess ”Aktiv rehabilitering”, som nu införs steg för steg i förvaltningen. Det är en plan för hur cheferna och medarbetarna ska göra vid sjukdom:
- Medarbetaren ska ringa till sin chef första dagen vid sjukfrånvaro.
- Nästa dag ringer chefen till medarbetaren, och dag 14 ringer chefen igen för ett uppföljningssamtal.
- Dag 30 startar en rehabplan.
Ringer sina sjuka medarbetare
För enhetschefen Ingela Lundström var det en förändring att höra av sig så snabbt, men nu tycker hon att det känns naturligt att ringa.
I samtalen är hon tydlig med att hon vill att medarbetaren ska må bra, och att de tillsammans ska hitta lösningar som fungerar så att medarbetaren kan komma tillbaka i jobb. Det kan också göra det lättare för henne som chef att hjälpa till längre fram när man varit med i hela förloppet av en sjukfrånvaro, anser hon.
Friskfaktorer bra stöd för att reda ut trassel
Cheferna får stöd av personalkonsulter i sitt arbete när det behövs, och då är friskfaktorerna användbara, enligt Mona Kårebrand Åberg. Hon är personalchef för socialtjänsten i Umeå kommun.
Man kan nå en viss nivå av förbättringar genom att chefer och medarbetare skaffar sig nya vanor, rutiner och tänkesätt utifrån friskfaktorer, konstaterar hon.
– Resterande handlar om organisatoriska förändringar där besluten ligger på politisk nivå, säger Mona Kårebrand Åberg.
Medarbetarenkäten pekar på bättre ledarskap
Lena Lundqvist är projektledare för att införa den nya rehabiliteringsprocessen. Hon har noterat flera tecken på att satsningen på friskfaktorer ger resultat.
– Personalkonsulterna har färre rehabärenden för bevakning och medarbetarenkäten visar förbättringar kring ledarskapet, säger Lena Lundqvist.
Förändringen började under projektet
Malin Berggren från Suntarbetslivs resursteam märkte redan under projektet hur enhetscheferna började förändra sina beteende för att vara mer närvarande.
– Det fanns chefer som ändrade sina arbetstider för att börja samtidigt som sina medarbetare istället för en timme senare, som de gjort tidigare. På så sätt kom chefen och medarbetarna mer i takt med varandra, arbetet kom igång snabbare samtidigt som det blev mindre stressigt och mer effektivt.
Cheferna ändrade också sin syn på kompetensutveckling, enligt Malin Berggren.
– De gick från synen att kompetensutveckling är lika med att skicka medarbetare på kurs, till att se allt vad man kan göra internt för att utveckla kunskap. De såg att erfarna medarbetare kan bli mentorer, att man kan skugga varandra, byta mellan boenden och ta upp frågan på arbetsplatsträffen – det blev en otrolig kreativitet.