Skyddsombudet: ”Vi har en helt annan kultur i dag”

Från utbredd tystnadskultur till ett öppet och hjälpsamt klimat. I Kungsbacka kommun vände individ- och familjeomsorgen en negativ spiral. Hur då? Genom digert jobb med chefernas arbetsmiljö. Lär av processen – och se hur en gurklista kan gynna lagarbete.

När 10–15 chefer säger upp sig på ett år är det en illrött lysande signal. Det här hände sig runt 2021 i Kungsbacka kommuns förvaltning för individ- och familjeomsorg. Då var personalomsättningen bland enhetscheferna 10 procent.

Medverkar i artikeln:
Staffan Boethius, hr-konsult
Malin Dahlgren, enhetschef, skyddsombud och medlem i Vision
Helena Jonason, enhetschef
Anneli Ström, enhetschef, skyddsombud och medlem i Vision

– Det var ett ansträngt läge. Vi skulle skära ner på personalresurser för att få en budget i balans och man fick till sig att det här behöver vi göra, lös det. Det rådde en tystnadskultur och man vågade inte lyfta problematik i chefsgruppen, berättar enhetschef Helena Jonason.

Arbetsklimatet är anspänt av fler skäl, visar det sig.

– Vi gjorde en del djupintervjuer med chefer och benade i hur man såg på sitt ledarskap och brister i arbetsmiljön, säger hr-generalist Staffan Boëthius.

Dags för handling

Problembilden klarnar. Cheferna tycker inte bara att det är lågt i tak och otryggt att ta risker eller komma med synpunkter i chefsgruppen. De lider också av tidspress. Något behöver göras.

Sagt och gjort – hr presenterar intervjuresultaten för förvaltningsledningen och föreslår en grundlig genomgång av chefernas arbetsmiljö med hjälp av Chefoskopet. Verktyget grundar sig på forskning om vad chefer behöver för att kunna vara bra ledare.

Fyra problemområden

I cirka ett års tid, till april 2024, jobbar förvaltningens 40 chefer med Chefoskopet, under ledning av intern och extern konsult.  Och bilden blir nu glasklar – om vad som tar tid, skaver och behöver utvecklas:

• Bemanning och rekrytering – chefer involveras i alla ärenden trots att det finns bemanningscenter och vikariecenter
• Fastighetsfrågor och transporter – chefer behöver lösa tekniska problem som t ex lås och larm på boenden eller frågor kring bilflotta
• Information och kommunikationsvägar – allting går genom enhetscheferna som blir som ”en midja i timglaset”, chefsmöten är inte effektiva
• Tvärprofessionella samarbeten – olika verksamheter drar inte nytta av varandras erfarenheter och hjälps inte åt med bemanning

– Den viktigaste frågan är kopplad till bemanningsprocessen. Det har varit den som ständigt återkommit att den har störst påverkan på mitt ledarskap. Man såg att det går åt väldigt mycket tid för våra chefer att jobba med den, säger Staffan Boëthius.

Från tystnad till öppet klimat

Nu finns en handlingsplan och arbetsgrupper knutna till varje utvecklingsområde. Även om arbete pågår och återstår, särskilt i bemanningsfrågan, är det stor skillnad på chefernas arbetsmiljö då och nu.

– Nu är det ett öppet klimat och en helt annan miljö. Vi blir medbjudna och lyssnade på från verksamhetschef och förvaltningschef. Vi chefer har också lärt känna varandra mer. Nu är vi inte så i grupperingar som det var förut, berättar skyddsombud Malin Dahlgren.

Under ett års tid jobbade cheferna systematiskt med sin arbetsmiljö, med hjälp av hr. Till vänster om Staffan Boëthius och Helena Jonason står skyddsombudet Malin Dahlgren, längst till höger Anneli Ström. Foto: Julia Sjöberg

Helena Jonason:

– Vi pratar om vår arbetsmiljö på ett helt annat sätt i dag. Det är heller inte konstigt att ställa en fråga i våra teamskanaler där även våra chefer är med. Klimatet är stödjande och man känner sig inte misslyckad eller att man inte vågar outa sig.

Hon tror att det beror på arbetet i Chefoskopet – där blev cheferna tvungna att lyfta vad som utmanar dem.

Läs också: Temasida om chefers arbetsmiljö

Rivna gränser

Numera samarbetar även olika verksamheter mer, som boenden och personlig assistans.

– Vi behöver röra oss över gränserna och har lärt känna olika professioner inom individ- och familjeomsorgen. Vi hittar bättre samarbeten och delar med oss på ett helt annat sätt än tidigare, menar Anneli Ström, även hon skyddsombud.

– Har vi någon assistansanvändare som bor nära min gruppbostad kanske vi kan låna ut en medarbetare ibland. Eller om någon med boendestöd i närheten behöver en knack på dörren, förklarar Helena Jonason.

Färre antal medarbetare per chef

Antalet enhetschefer har också blivit fler, vilket har underlättat chefsarbetet, även om antalet metodutvecklare minskat. Helena Jonason har i dag 22 medarbetare. Ett tag hade hon 42.

– Det är jätteskillnad!

Har dina medarbetare märkt av förändringen?

– Ja, det tror jag. När jag haft medarbetarsamtal och de har fått feedbacka chefen är det flera som sagt att det känns så bra att jag är närvarande och tillbaka igen, berättar Helena Jonason.

Personalomsättningen i förvaltningens chefsgrupp för enhetschefer har också sjunkit till 2 procent.

Läs också: Lagom antal medarbetare per chef – tänk så här

Gurklista mot tidstjuvar

Och gurklistan? Jo, berättar Helena Jonason, det namnet kommer från en livsmedelskedja som höll en föreläsning för cheferna om fokus. Uttrycket används för att tydliggöra att det finns ett annat problem än gurkorna, och att gurkorna inte är den centrala orsaken till problemet.

– Listan innehåller våra utmaningar och frågor som dyker upp. Den är ett sätt att komma åt tidstjuvar.

I praktiken innebär det att en chef som reder ut en oväntad fråga eller ett problem lägger in det på listan och därmed sprider kunskapen till alla chefskollegor. Alla behöver därmed inte uppfinna samma hjul om igen – eller hantera samma problemgurkor.

Fotnot: Porträttbilder är tagna av fotograf Julia Sjöberg.