Här gav Chefoskopet en bättre arbetsmiljö för alla

Enhetschefer inom äldreomsorgen måste få bättre förutsättningar. Det blev tydligt när Lycksele använde arbetsmiljöverktyget Chefoskopet. Redan under arbetets gång inleddes förändringar, och nu börjar resultaten synas – för både chefer och medarbetare.

– Nu kan jag sänka axlarna lite, säger Johanna Tossman, enhetschef för Lyckseles största äldreboende, Skytten.

När Suntarbetsliv intervjuade henne för drygt ett år sedan höll hon på att rekrytera teamledare. En för varje avdelning. Erfarna undersköterskor skulle få ett särskilt ansvar för att handleda och stötta nyare kollegor.

Idén hade hon haft länge, men det var först efter att Lycksele kommun arbetat med Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet som den blivit verklighet.

– Förändringen gick inte som rinnande vatten. Två av dem vi anställde föll ifrån ganska snart, och vi fick rekrytera nya, berättar hon idag.

– Egentligen är det först nyligen allt har fallit på plats på ett tillfredställande sätt.

Idag ansvarar teamledarna för att arbetet hos de boende ska fungera som det är tänkt. De svarar i telefon, säkerställer att alla i gruppen har nödvändig information – och stöttar när nya kollegor inte vet hur de till exempel ska bädda en säng eller lägga om ett sår.

– Många småsaker rättas till nu eftersom teamledarna har mandat och ansvar för att göra det.

Nyordningen har ökat tryggheten hos enhetschefen.

– Jag behöver inte längre vara orolig för kvaliteten i det vi gör på samma sätt. Teamledarna finns nära verksamheten hela tiden, och följer upp arbetet. När någon inte vet hur den ska göra, finns de där – och vi fångar snabbare upp sådant vi behöver justera.

Läs den tidigare artikeln: Lycksele förbättrar för chefer i äldreomsorgen

Kökspersonal avlastar undersköterskor

Det senaste året har äldreboendet även rekryterat särskild köks- och städpersonal. Till viss del hade de sådan även tidigare. Men nu får undersköterskorna i ännu högre utsträckning fokusera på vården – och de har anställt fler i köket.

– Att rekrytera vårdpersonal är jättesvårt, men när vi sökte två personer till köket hade vi 32 sökande, säger Johanna Tossman.

Bland de sökande hittade hon personer med erfarenheter som kan sätta guldkant på pensionärernas måltider. Dessutom har de stenkoll på sådant som i vilka temperaturer maten ska förvaras eller hur varmt diskmaskinen måste köras.

– Jag kan lita på att det som sker görs på ett bra sätt – och vända mig till dem för att samråda kring kök och mat, säger Johanna Tossman.

– Det har blivit bättre för alla.

Bygger på forskning

Det var 2021-2023 som Lycksele kommun använde Chefoskopet.

Verktyget bygger på forskning om hur en organisation bör se ut för att chefer ska kunna göra ett bra jobb och samtidigt må bra själva. I processen kartlägger och analyserar cheferna sin vardag. På så vis ser man om det är något som behöver förändras.

– Chefer inom vård och omsorg har varit underskattade och åsidosatta så länge! Även om det som kom fram i arbetet med Chefoskopet inte var nytt, så satte det deras arbetsmiljö på agendan, säger Pernilla Ahlström, chef för verksamhetsområdet Vård, stöd och omsorg.

– Det skapade politisk acceptans och gav mig verktyg för att ta tag i saker och ting.

Redan innan arbetet med Chefoskopet var avslutat satte hon i gång med förändringar utifrån de behov som kommit fram – och nu börjar resultaten synas.

En jämförelse mellan sista december 2020 och samma datum 2023 visar bland annat att:

• Antalet enhetschefer har utökats från 12 till 15.
• Antalet medarbetare per chef har minskat från 33 till 25.
• Cheferna har fått mer administrativt stöd.

Skillnad som natt och dag

En som kan jämföra då och nu är Linda Gustafsson, enhetschef inom hemtjänsten Centrum.

– Nästan varje dag känner jag ”halleluja, får jag gå till jobbet” – så stor skillnad är det mellan min tidigare och nuvarande arbetsmiljö, säger hon.

Tidigare förestod hon både korttidsboende och hemtjänstens nattpatrull. Då hade hon 50 medarbetare på olika geografiska platser. Idag ansvarar hon för 30 personer. Det senaste året har de dessutom omorganiserat så att alla har samlats inom ett och samma område.

Hon har också fått mer administrativt stöd. En omsorgsadministratör sköter mycket av det som rör det dagliga arbetet hos brukarna.

– Det har funnits liknande stöd tidigare, men den stora skillnaden nu är att uppdraget blivit tydligare. När det är tydligt vem som gör vad blir alla tryggare.

När jobbet inte längre ständigt handlar om att lösa korttidsfrånvaro och ”släcka bränder” har hon kunnat lyfta blicken, berättar hon.

– Med rätt förutsättningar som chef kan man arbeta med frågor som hur vi mår bra tillsammans på jobbet, hur vi ska bete oss – och vem gör vad.

Hinner med verksamhetsutveckling

Och det har enheten gjort det senaste året.

Yngve Holmgren, undersköterska och arbetsplatsombud för Kommunal, berättar hur de arbetat fram en tydligare struktur för vem som ska göra vad.

– Vi har kommit på nya saker hela tiden. Nu är det tydligt vem som har vilket uppdrag, och vi är fler som delar på samma arbetsuppgift. På så vis avlastar vi både Linda och varandra. Dessutom har vi stenkoll på statistiken – och följer upp hur det fungerar, berättar han.

Fyra eftermiddagar har Hemtjänsten Centrum ägnat åt verksamhetsutveckling, utifrån kommunens tre värdeord: tillsammans, medkänsla och drivkraft. De har gått igenom brukarundersökningar och medarbetarenkäter, satt egna mål, kommit överens om spelregler och tittat på hur orden ska bli verkstad.

– Vi har haft lite tur också. Under den här tiden har vi tappat några tunga ärenden, vilket påverkat arbetsbelastningen. Därför har vi också kunnat genomföra det vi kommit överens om utan att behöva stressa ihjäl oss, säger Yngve Holmgren.

– Vi har rustat för framtiden, fyller Linda Gustafsson i.

Drivit på för renovering

En annan sak hon tagit tag i det senaste året – som ingen hunnit med tidigare – är den fysiska arbetsmiljön.

– Problemen med lokalerna har varit kända i minst tio år. Man måste kunna arbeta i frisk luft och ha en stol att sitta på som inte går sönder på jobbet! säger hon.

Idag är lokalerna nyrenoverade.

– Det är tack vare att Linda har drivit på, säger Yngve Holmgren.

– Även om vi bott i kappsäck under ombyggnationen har det spelat en stor roll för känslan på jobbet bara att det görs något – och att vi får det fint!

Momentum för förändring

Det har hänt mycket inom äldreomsorgen i Lycksele det senaste året. Allt beror inte på Chefoskopet. Men processen skapade ett momentum för förändring, menar Camilla Persson hr-specialist.

– Den gav en stunds eftertanke kring hur mycket tid man som chef lägger på olika saker, och hur mycket det kan skilja sig åt mellan olika verksamheter. Och vi såg tydligt att dygnet-runt-verksamheterna kräver mer av en chef, säger hon.

När cheferna nu har bättre förutsättningar att vara närvarande för sina medarbetare tar Lycksele nästa steg. De ska stärka sådant som får alla i organisationen att må bra och prestera väl på jobbet, enligt forskningen.

Även i det arbetet kommer de ta hjälp av verktyg från Suntarbetsliv.

– Nu går vi vidare med ett friskfaktorarbete, berättar hr-specialist Camilla Persson.

Friskfaktorer är åtta förutsättningar som forskare har hittat på arbetsplatser med låg sjukfrånvaro. Det handlar till exempel om att känna delaktighet, ha ett gott ledarskap och kunna utvecklas hela arbetslivet.

– Vi har väldigt engagerade fackliga ombud – och ett fantastiskt bra klimat för samverkan kring detta. Det är verkligen en viktig framgångsfaktor, säger Camilla Persson.