Chefoskopet lade grunden för förändringar i Leksand

Med hjälp av Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet kartlade cheferna i Leksands kommun sin arbetsmiljö. De fick syn på flera saker de ville åtgärda. Nu är ett förändringsarbete i full gång. I hemtjänsten innebär det bland annat att det blir en jämnare fördelning av antalet medarbetare per chef.

Som många andra kommuner har Leksand svårt att rekrytera och behålla chefer inom flera av sina verksamheter. Den nya kommundirektören Caroline Smitmanis Smids tyckte att det var dags att titta närmare på chefernas organisatoriska förutsättningar.

– I flera års tid har medarbetarundersökningarna visat på arbetsmiljöproblem och de åtgärder som gjorts på enhetsnivå har inte gett resultat, säger hon.

På en tidigare arbetsplats hade hon använt Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet. Nu ville hon testa det även i Leksand.

Hr-strateg Lisa Widén utsågs till intern processledare. En organisationskonsult från företagshälsovården fick rollen som extern processledare.

– Det är ett stort arbete att driva hela processen ensam, så det var oerhört värdefullt att vara två. Arbetet nådde dessutom en högre nivå när en person utifrån kunde utmana invanda tankesätt, säger Lisa Widén.

Innan processen inleddes förankrades den både i politiken, kommunledningen och centrala samverkanskommittén.

Därefter ägnades fem av kommunens ledarforum – där alla chefer träffas fyra gånger per år – åt Chefoskopet.

– Tiden är så begränsad för cheferna. Därför valde vi att lägga det huvudsakliga arbetet inom ramen för redan befintliga möten, säger Lisa Widén.

Kartlade sin arbetstid

Mellan träffarna besvarade cheferna två enkäter. Den ena handlade om hur de upplever balansen mellan krav och resurser i sitt jobb. Den andra handlade om hur kommunikationsvägarna ser ut – och vilket stöd cheferna har. De förde också loggbok över hur de använde sin tid under en vecka.

– På varje workshop följde vi upp resultaten och hade mycket gruppdialoger. På den sista träffen var även personalansvariga politiker med för att ta del av det som kommit fram, berättar Lisa Widén.

I början fanns en viss skepsis i gruppen. Den visade sig i den mentimeter som varje workshop avslutades med. Där fick deltagarna skriva in hur de kände för processen.

– Det fanns kanske en farhåga om att det bara skulle bli prat, inte resultat. Men med tiden blev ordmolnen alltmer positiva, säger Lisa Widén.

Såg skillnader mellan olika verksamheter

För Sandra Edesberg, enhetschef inom hemtjänsten, blev arbetet med Chefoskopet en ögonöppnare för hur arbetsmiljön skiljer sig mellan olika verksamheter.

– Största skillnaden är att vi inom sociala sektorn och utbildningssektorn jobbar med bemanning dagligdags, säger hon.

– Men det finns också skillnader i hur många medarbetare vi ansvarar för och vilken tillgång till vaktmästartjänster vi har.

Dessutom såg hon hur arbetsmiljön påverkas av om chefen sitter tillsammans med sina medarbetare – eller inte. Själv träffar hon sina medarbetare varje dag och tycker att det finns både för- och nackdelar med det.

– Man blir mer närvarande och kan lösa saker snabbare. Men samtidigt måste man hitta en balans i hur tillgänglig man kan vara för att få en rimlig arbetsmiljö själv, säger hon.

Handlingsplan från kommunledningen

Mellan workshopparna hade processledarna egna träffar med kommunledningen. Där talade de om vad som kommit fram, och om sin roll som förändringsledare.

När processen i ledarforum närmade sig slutet gjorde kommunledningen en handlingsplan, som de stämde av med alla cheferna. I den fanns både saker som de kunde genomföra direkt, och sådant som behöver ta lite mer tid, berättar Lisa Widén.

Exempel på sådant de gjorde direkt:

• It-avdelningen anställde en till medarbetare.
• It-avdelningen gjorde om sin helpdesk efter chefernas önskemål.
• Hr delade upp arbetet så varje sektor fick sin egen hr-strateg.
• Hr tillsatte en ny funktion som ska hjälpa cheferna med rekrytering.
• En fast tid avtalades varje vecka för besök av en vaktmästare från det kommunala bostadsbolaget på skolor och äldreboenden.

Exempel på sådant som kommer ta lite längre tid:

• En intern kommunikationsstruktur ska tas fram så att alla använder samma kanaler.
• Rollen som chef ska definieras tydligare.
• Ett riktvärde för antal medarbetare per chef ska utarbetas.

Dessutom har kommundirektören tagit initiativ till ett nytt projekt för att stärka organisationskulturen – med målet att det ska vara ett öppet, lärande och tillitsfullt klimat. Det inleddes nyligen med en föreläsning om tillit.

– Det känns som ett naturligt steg efter Chefoskopet eftersom det också kom upp ett behov av starka tillitskedjor i organisationen och en gemensam förståelse för vad tillit är, säger Lisa Widén.

Åtgärder i sociala sektorn

Samtidigt fortsätter arbetet ute i sektorerna med de frågor som kan lösas där.

Isabella Piva Hultström tillträdde som ny socialchef i slutskedet av Leksands kommuns arbete med Chefoskopet. Hon tycker att resultaten hon fick ta del av var ett bra underlag för hur hon skulle ta sig an sitt nya uppdrag.

– Chefoskopet är ett jättebra verktyg. Det lägger upp problem på bordet på ett organiserat sätt, tittar på hur de kan lösas och hur man själv bidrar både till det som funkar och inte funkar, säger hon.

Hon såg bland annat att den sociala sektorn behövde bli en tajtare grupp med bättre kommunikation mellan första linjen och högsta ledningen. Därför har de nu infört en ny mötesstruktur. Alla chefer träffas 30 minuter digitalt varje torsdag för att dela samma information. Därefter ägnar Isabella Piva Hultström hela dagen åt att besöka olika verksamheter och fånga upp frågor.

Sedan i höstas ingår också fler personer i socialchefens ledningsgrupp.

– Det är ett sätt att öka inkluderingen. Men vi behöver också vara fler som tänker kring hur vi ska klara de stora utmaningar vi står inför med bristande kompetensförsörjning och en åldrande befolkning, säger Isabella Piva Hultström.

Andra resultat av Chefoskopet är till exempel att helt nya roller som teamledare, aktivitetsansvariga och måltidsansvariga införs för att avlasta cheferna.

Jämnare fördelning av medarbetare

Till sommaren blir det även en ny fördelning av medarbetare mellan de tre enhetscheferna i hemtjänsten. I arbetet med Chefoskopet blev det nämligen tydligt att den nuvarande uppdelningen var skev. En av dem ansvarade för en nästan dubbelt så stor personalgrupp som de andra.

– Därför började vi fundera på om vi kunde hitta en annan fördelning, säger enhetschef Sandra Edesberg.

En av dem som kommer att byta chef är demensundersköterskan och skyddsombudet Johanna Schönning. Hon ser positivt på processen. Den har fått ta tid, och medarbetarna har varit involverade i risk- och konsekvensanalys.

– Det är viktigt att man känner att chefen kan avsätta tid om man behöver ta upp något eller om saker inte fungerar. När det är skevt i fördelningen kan det vara svårare att få den tiden, säger hon.

Om chefernas arbete med Chefoskopet för med sig några andra förändringar för personalen som arbetar direkt i verksamheten? Det är det för tidigt att säga något om, menar hon.

– Vi vet inte så mycket om chefernas arbetsmiljö, men det är såklart att det i längden påverkar även oss om den blir bättre.

Svårt utvärdera än

Det har nu gått drygt ett år sedan cheferna i Leksand började jobba med Chefoskopet. Arbetet med resultaten pågår fortfarande ute i sektorerna och nya projekt har följt i dess spår. Det är svårt att utvärdera helheten än, menar Kristina Ollén, enhetschef på ett särskilt boende och tidigare fackligt ombud för Ledarna.

– Vi har lyft på mycket och det ser ut som om det kan komma något bra ur detta, men det är för tidigt att säga något mer exakt om resultatet, säger hon.

Enhetschefen Sandra Edesberg lyfter fram betydelsen av processen i sig.

– Bara att ha fått reflektera över hur vi har det, hur vi mår och hur vi kan använda våra resurser på bästa sätt känns som en gemensam vinning. Dessutom har vi lärt känna varandra bättre mellan olika sektorer.

Enhetschef Sandra Edesberg och socialchef Isabella Piva Hultström. Numer träffas alla cheferna inom sociala sektorn digitalt en gång i veckan. Foto: Lars Dahlström