7 tips – så minskar ni oro vid omorganisation

Ibland är det dags för hela jobbet stormar. Men oavsett om det gäller en stor eller liten omorganisation så finns det sätt att dämpa oro och stress inför förändringar. Läs om ett ganska lyckat koncept i Falu kommun.

Alla kan reagera olika inför och under en omorganisation. Beroende på din roll och målet med förändringen kan det väcka känslor av osäkerhet. Ett sätt att mota oron i grind är att involvera medarbetarna och att erbjuda så mycket insyn som möjligt i processen.

När Falu kommuns serviceförvaltning med sina 370 medarbetare skulle genomföra en omorganisation satsade man därför extra på just delaktighet och transparens i form av en kommunikationsstrategi. Såväl kommunikationen som själva omorganisationen samverkades med fackliga företrädare och omorganisationen riskbedömdes tillsammans med skyddsombud och några medarbetare.

Det här var sju viktiga delar i kommunikationsstrategin kring omorganisationen:

1. Inledande informationsmöte med alla 40 direkt berörda, samt vid behov under processen.
2. Inledande tavelmöten där alla förvaltningens medarbetare kunde delta och ge input.
3. Egen kanal i Teams för omorganisationen där alla förvaltningens medarbetare bjöds in och kunde koppla upp sig via dator eller smartphone.
4. Teamsmöten varje fredag under processen då alla kunde delta, skyddsombud deltog. Genomgång av nuläget och vad som händer framåt samt svar på frågor som kom på mötet.
5. Alla frågor dokumenterades, såväl muntliga som mejlade frågor, och lades upp i Teamskanalen.
6. Möten med ny och viktig information spelades in så att alla som ville kunde titta i efterhand på Teams.
7. Skriftlig kommunikation i form av nyhetsbrev samt veckovis sammanställning av frågor och svar som skickades till alla medarbetare varje måndag.

– Min erfarenhet är att det är jätteviktigt att få tycka till och påverka, säger förvaltningschef Teija Joona.

Alla fick ge input

På de så kallade tavelmötena gavs alla medarbetare möjlighet att tidigt i processen diskutera på temat: har du förutsättningar för att göra ett bra jobb? Deltagarna fick skriva ner på post-it-lappar vad de ville ta upp eller få ut av omorganisationen eller vad de saknade på sitt jobb. Sedan satte man upp lapparna på en tavla och pratade om dem. 140 av 370 medarbetare utnyttjade möjligheten att delta och komma med inspel.

– Mycket av det som fram på de mötena jobbade vi vidare med, berättar Teija Joona, som också höll en timmes möten med var och en av de 40 direkt berörda för att hämta in synpunkter och svara på frågor.

Tidsåtgången för själva omorganisationen var drygt tre månader.

– Vi ville inte dra ut på tiden, då mår inte folk bra och effektiviteten minskar. En del bryr sig inte men andra blir oroliga, säger Teija Joona.

Oro för omorganisation la sig

Sara Reuithe Löfgren är skyddsombud och medlem i Vision. Hon jobbar som utvecklingsstrateg i Falu kommun. Hon tycker att arbetssättet under omorganisationen minskade spekulationer om förutbestämda agendor.

– Alla fick möjlighet till samma information och det fanns mycket goda möjligheter till att komma med idéer, ställa frågor och få återkoppling, även om alla inte upplevde själva omorganisationen som positiv eller litade på öppenheten, säger hon.

Hur menar du då?

– I början trodde vissa att det fanns en dold agenda med omorganisationen. Det fanns en oro för att det gick för fort och inte var ordentligt genomtänkt. Man undrade vad som var fel med befintliga arbetssätt. Men den mesta oron la sig när man fick svar på alla frågor man kunde tänkas ha. Till slut kom knappt någon på informationsmötena längre eftersom man inte kände att det behövdes.

Enligt Sara tyckte en del att det var jobbigt med så många möten. Samtidigt var de frivilliga. Hon tror också att en del inte såg riktigt klart från start vad omorganisationen var tänkt att ge för förbättringar.

– Men de fick ju svar – kommunikationen fungerade, säger hon, och berättar att hon har varit med om omorganisation i en annan kommun där ingen fick vara delaktig. Nu var det i stället alla.

– Grunden att ha total transparens är otroligt bra. Sedan kanske det inte heller fungerar att alla ska vara delaktiga i allt.

Deltog på möten

På Falu kommuns fordonstvätt jobbar Marita Bergström, som även är skyddsombud och medlem i Kommunal. Efter 19 år i produktionskök i kommunen sadlade hon för fyra år sedan om till bilservice men gör fortfarande skyddsronder i kök.

Hon deltog själv på tavelmöte som förvaltningen bjöd in till.

– Nu är jag ju med överallt eftersom jag är facklig, men alla var inbjudna och kunde anmäla sig till olika datum. Teams kunde också alla gå in på. Man hade där chansen att vara med och lyssna och hade man frågor fick man svar.

Kunde något gjorts bättre?

– Kommunikation är ju väldigt svårt. Man måste hitta något som alla tar in, men alla tar heller inte in saker och ting för de tänker att det inte berör mig. Samtidigt – får du inbjudan per mejl och vill vara med så får du försöka få det att fungera.

Alla berörs av omorganisation

Marita Bergström tror också att många uppfattade att det bara var hos cheferna det skulle göras om och att övriga medarbetare inte var berörda.

– Men det blir man ju ändå, även om det inte är så påtagligt.

Enligt Marita Bergström återstår återkoppling om hur alla tyckte att den nya omorganisationen blev. Men hon tycker att det är bra att cheferna fått jämnare arbetsfördelning.

– Det tror jag har landat och är bättre. En del hade väldigt många medarbetare. Det tjänar ju alla på att man har en chef som är mer närvarande och som man får tag på.

4 lärdomar från chefen

1. 1. 1. Omorganisation tar enormt mycket tid och kraft.
      2. Tänk till ordentligt före en förändring och ha en plan.
      3. Ha en så kort process som möjligt, men hasta inte igenom.
      4. Ta in medarbetarnas idéer – prata inte bara om delaktighet och engagemang utan ge möjlighet till medarbetare att vara med.

Källa: Förvaltningschef Teija Joona