Minska krånglet – så rensar ni i byråkratin

Är du stressad av all administration? Nu finns förslag som ska minska byråkratin i välfärden. En antikrångel-rapport presenterar 20 punkter. Se vad ni kan ta tag i direkt – och vad ni kan ändra på sikt.

Ökade krav, krångliga rutiner och ineffektiva arbetssätt. Det här påverkar både anställda och verksamheter i kommuner och regioner. Onödigt krångel och överadministration belastar och orsakar stress. Det måste bort så att vård, skola, omsorg och annan kärnverksamhet i välfärden kan utvecklas.

– Man har valt yrket för att man vill hjälpa människor på olika sätt. En hög administrativ belastning tar mycket tid och energi från det som man som medarbetare egentligen brinner för.

Det säger Ella Kardemark, ordförande i Sveriges Kommuner och Regioners (SKR) programberedning för minskad administration och antikrångel.

Okrånglig rapport

Beredningen har tagit del av tidigare kunskap och andra länders erfarenheter, rådfrågat medlemsnätverk och fått inspel via en funktionsbrevlåda. Beredningen tillsatte också en referensgrupp, har initierat två studier, gjort studiebesök och haft möten med andra beredningar: Välfärd i hela landet, Kompetensförsörjning och Digitalisering.

I ett års tid har politiker, experter, sakkunniga och forskare knådat frågan. Slutrapporten, som är resultatet av all datainsamling och analys, innehåller 20 punkter med kvalitetssäkrade förslag på vad SKR, staten samt kommuner och regioner kan göra för att minska byråkratin. Förslagen är märkta med svårighetsgrad: enkla, svårare eller systembrytande.

– Vi har försökt att konkretisera så mycket som möjligt för att rapporten ska gå att använda. Där finns dels olika räkneexempel, dels goda exempel från kommuner och regioner där man gjort någon förenklingsprocess, säger Ella Kardemark.

Så kan ni minska byråkrati

Sju av punkterna rör kommuner och regioner. Här är sätt för dem att minska byråkratin:

1. Sluta övertolka lagkrav

– Man har hängslen och livrem, vill inte göra fel och har höga ambitioner, menar Ella Kardemark.

Se var era rutiner går utöver lagstiftningen, exempelvis inom bygglov, skola, upphandling och individ- och familjeomsorg. Ta bort onödiga moment och följ upp tidsbesparingen.

2. Förenkla krångliga processer

Har ni onödigt långa, betungande eller dyra administrativa processer? Där risken för fel är liten och konsekvenserna försumbara? Välj då enklare sätt. Exempel: Tomelilla förenklade sin process för ansökan om busskort för långväga elever. Eslöv utrustade hemtjänstbilar med parkeringstillstånd och slipper administrera personalens p-avgifter.

Läs också: Vad ska bort? Så slutar ni göra onödiga saker

3. Digitalisera mer och använd AI

Inför digitala och AI-baserade lösningar som avlastar och frigör tid. Fokusera på områden med mycket administration och möjligheter att automatisera, som bygglov, dokumentation, schemaläggning och maskning av personuppgifter. Lär av andra och dela med er – använd SKR:s tjänst Dela.

4. Välj standard

Välj väletablerade standarder när det går, exempelvis för ekonomisk rapportering. Samarbeta också kring standardisering och gemensamma krav mot leverantörer. Exempel: Göteborgs stad har uppnått högre automatiseringsgrad genom sitt arbete med standardisering inom ärende- och dokumenthantering.

5. Samarbeta mer

Små kommuner kan ha svårt att bemanna alla kommunala funktioner, som verksamhet kring tillstånd och tillsyn. Det kräver ibland specialistkunskap. Samverka mer och dela funktioner inom exempelvis tillstånds- och tillsynsverksamhet. Exempel: Hallsberg och Kumla samarbetar kring bygglovshandläggning.

6. Förenkla den lokala politiska styrningen

Utveckla lokala politikers kunskap om konsekvenser av deras styrning. Chefer och medarbetare måste lägga mycket tid på att rapportera och dokumentera i stället för på sitt egentliga uppdrag. Minska antalet styrsignaler och styrdokument som driver administration och kostnader.

– Jag är själv kommunalråd i Halmstads kommun, berättar Ella Kardemark. Det har varit viktigt för mig i det här arbetet att inte bara tala om vad alla andra kan göra utan också att vara självkritisk.

Hon berättar att Halmstads kommun i fullmäktige har jobbat hårt med att minska kommunens mål, från 16 till tre.

– Självklart ska vi ha en politisk styrning. Vi ger liksom inga rekommendationer som är demokratihotande. Men det är bra att även själv tänka efter och fokusera på det viktigaste.

7. Värna kärnverksamheten

Den centrala administrationen i kommuner och regioner har växt kraftigt. Forskning visar att ju mer administrativ kapacitet en organisation har, desto mer tenderar den att överimplementera saker i sin verksamhet.

– En person med administrativ tjänst vill så klart göra sitt jobb så bra som möjligt, säger Ella Kardemark.

Dessutom har administrativa yrken fått högre status, lön och lockar fler högutbildade.

Men att organisationens mitt får mer makt och börjar styra över prioriteringar och resursanvändning kan fördyra och vara demokratiskt problematiskt, enligt rapporten. Därför föreslår den:

• Utveckla ledningens och den centrala administrationens kunskap om ”mittokratins” konsekvenser och kostnader
• Följ storleken på den centrala administrationen och minska på sikt dess andel av de totala kostnaderna
• Stärk kärnverksamhetens ställning och skapa incitament för medarbetare att stanna i brukarnära roller

Läs också: Chefsstöd eller expertstyrning – så hittar ni balansen

Mindre byråkrati – mer välfärd

Det handlar förstås inte om att ta bort all administration utan om att hitta rätt nivå. Målet är att minska byråkratin men bevara en välfärd med hög kvalitet och tillgänglighet.

– Jag hoppas att rapporten på riktigt kan vara till glädje för att minska överadministrationen och krånglet i den svenska välfärden, säger Ella Kardemark.

Foto Ella Kardemark: David Johansson

Så går ni vidare

Använd mallen för att få bort överadministration och krångel hos er:

☐ Avgränsa – utse ett temaområde, t ex bygglov, upphandling, individ- och familjeomsorg.

☐ Lista alla lagkrav och regler som styr området.

☐ Kartlägg lokala tolkningar och rutiner. Samla interna styrdokument, checklistor, mallar, arbetsinstruktioner. Dokumentera vad som görs utöver lagens minimikrav.

☐ Intervjua handläggare och chefer eller genomför workshops. Diskutera vilken övertolkning som är mest tidskrävande. Vad görs ”för säkerhets skull”? Varför?

☐ Prioritera områden för åtgärd. Välj det som frigör mest resurser utan orimlig negativ påverkan.

☐ Genomför och följ upp. Uppdatera vägledning och inför de nya arbetssätten. Följ upp effekter.

Källa: Bilaga 3 i rapporten Antikrångel – välfärden med kärnuppdraget i fokus