Administration - det går att förenkla

28 maj 2019 Lästid: 5 min

Krånglig och ibland helt onödig – så kan många chefer uppleva administrationen i sitt arbete. Men det går att dra ner och förenkla. Det menar forskaren Anders Ivarsson Westerberg. Han har följt ett utvecklingsprojekt i sex kommuner.

kvinna sitter med ryggen mot betraktaren, vid skrivbord invid fönster, med dator, penna och papper.
Administration - behövs det? Nu finns stöd hos SKL för att undersöka hur mycket tid som chefer lägger på administrativa uppgifter.

Foto: Maskot / TT

– Chefer gör en massa administrativa uppgifter, som de ofta uppfattar som betungande och ibland helt onödiga. Administrationen tar över och tränger ut kärnverksamheten, säger Anders Ivarsson Westerberg, professor vid Södertörns högskola.

Anders Ivarsson Westerberg, professor vid Södertörns högskola.Sättet att organisera och styra offentlig verksamhet har ökat administrationen i många yrken. Det har Anders Ivarsson Westerberg sett i sin forskning. I en ny studie har han tittat på hur kommuner kan minska och effektivisera administrationen, och därmed avlasta cheferna.

Följde projekt i kommuner

Han följde ett projekt som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) genomförde 2017–2018, tillsammans med sex kommuner (Burlöv, Eslöv, Kungsbacka, Ljusnarsberg, Mjölby och Sävsjö). Huvudfrågorna I SKLs projekt var: Hur ser de administrativa uppgifterna ut för första linjens chefer? Och vilka insatser kan minska, förenkla och effektivisera administrationen?

Projekten i de sex kommunerna  omfattade sammanlagt 33 chefer i bland annat hemtjänst, förskola, grundskola och LSS-verksamhet. Arbetet utgick från en metod för att kartlägga och analysera administration som SKL har utvecklat.

Cheferna fick mäta de administrativa inslagen i sina jobb. De fick också bedöma nyttan av administrationen. Nästa steg att var att gemensamt diskutera och analysera den bild som kom fram i kartläggningen. Därefter antog kommunerna handlingsplaner och kunde göra konkreta insatser.

Personal, planering, rutiner

Kartläggningarna i kommunerna visade att cheferna i projektet ägnade i snitt strax under 60 procent av sin arbetstid åt administration.

En tredjedel av administrationstiden användes till personal- och HR-frågor. Planering, hantering av rutiner, dokumentation, kvalitetsfrågor och styrning/uppföljning av verksamheten innebar också tidskrävande administration.

Det var en gammal rutin som kunde avskaffas helt sonika.

– Det vi forskare kallar administrationssamhället är i högsta grad verklighet för första linjens chefer, säger Anders Ivarsson Westerberg.

Samtidigt är det ofrånkomligt att chefsrollen har ett tydligt inslag av administration, menar han. Det hänger ihop med ansvaret för till exempel personal, budget och ledning. Det som hände genom kartläggningarna var att administrationsarbetet blev mera synligt. Saker som “skavde” och vållade frustration kom upp på bordet.

Parkeringsrutiner gav merarbete

En återkommande källa till irritation var bristande samordning mellan olika förvaltningar. Ibland fanns det också en rundgång i systemen, som skapade onödigt merarbete. Administrativa loopar kallade cheferna det.

I Eslöv gällde det parkering.

Kommunen hade bilar som bland annat hemtjänstens medarbetare använde. När de anställda parkerade betalade de p-avgiften ur egen ficka. Sedan fyllde de i en blankett, skickade in den till ekonomiavdelningen och fick ersättning för sina utlägg.

Detta trots att kommunen förfogade över p-platserna, betonar Anders Ivarsson Westerberg.

– Det visar hur det kan bli en rundgång, som skapar arbetsuppgifter helt i onödan. Här löste man det genom att utrusta alla kommuntjänstemän som kör i jobbet med särskilda parkeringstillstånd. Då kunde man ta bort hela proceduren.

Inventeringar var onödiga

Krav på inventering skapade också onödigt merarbete för cheferna i Eslöv. De räknade regelbundet möbler och sammanställde listor till ekonomiavdelningen. Men där var det ingen som behövde uppgifterna. De användes inte längre.

– Det var en gammal rutin, som kunde avskaffas helt sonika, säger han.

Cheferna la olika mycket tid på administration. Det berodde inte bara på vilket administrativt stöd de hade. Deras egna erfarenheter och önskemål påverkade också. De formade delvis sina egna jobb.

– En slutsats är att man kommer ganska långt med att se över sådant som delegation och arbetsbeskrivningar. I Kungsbacka ledde projektet till ett nytt introduktionspaket för nya chefer.

System som stressar

En vanlig källa till irritation och stress var it-systemen. Det är inte konstigt, menar Anders Ivarsson Westerberg, eftersom det är där som cheferna hanterar ekonomi, personalfrågor och annat. Många chefer önskade sig bättre samordning mellan olika system.

En inloggning till alla IT-system är inte en jättestor sak.

– Här finns nog ganska mycket att göra, om man vill minska eller slimma administrationen. En inloggning till alla it-system är inte en jättestor sak, rent tekniskt.

Lägg kraft på kartläggning

Kommer de sex kommunernas projekt att minska den onödiga administrationen på längre sikt? Det är svårt att säga, menar Anders Ivarsson Westerberg.

– En viktig lärdom är att det tar tid att på djupet förändra administrationen i en förvaltning. Sådana här satsningar måste vara långsiktiga, och förändringsarbetet måste få tillräckliga förutsättningar.

Läs också: Nu får förskolans chef tid för rätt saker

Artiklar: Forskning

Verktyg och stöd

Så kan ni börja minska administrationen

  • Kartlägg noga vad som uppfattas som krångligt eller onödigt
  • Komplettera tidsmätning med intervjuer
  • Förankra projektet i kommunledningen
  • Ge projektet tillräckligt med tid och resurser
  • Börja i begränsad skala

Använd SKLs metodstöd för att kartlägga den egna administrationen.

Hos SKL hittar du också Anders Ivarssons rapport. 

Vad är administration?

Det finns ingen enkel och allmänt accepterad definition av vad som ska räknas som administration. Forskarna Anders Ivarsson Westerberg och Anders Forssell har tagit fram en förenkling av en vetenskaplig definition.

I SKL-projektet räknades det som administration att skriva, registrera, mata in och sända uppgifter via dator/läsplatta/mobil. Det handlade om blanketter, formulär, enkäter, dokumentation, schemaläggning med mera. Att fylla i med penna var förstås också administration.

Det som inte räknades som administration var direkta möten och kontakter (telefon, sms, mejl) med ledning, chefer, personal, medborgare, brukare eller externa aktörer.

Text: Margareta Edling