Mindre administration, smartare arbetssätt och mer tid för det mänskliga. Och ett sätt att klara kompetensförsörjningen. Många sätter stort hopp till AI i offentlig sektor. Men hur blir det verklighet?
”Oj, jag kan ju sammanfatta en rapport på 700 sidor i sju punkter blixtsnabbt!”
Det är ett sätt att använda artificiell intelligens i offentlig sektor. Det finns oändligt många fler. I kommuner och regioner kan det exempelvis handla om:
- Att automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter, som blanketthantering och ekonomiadministration.
- Effektiv ärendehantering när AI sorterar och prioriterar
- Snabbare beslutsstöd
- Chattbottar som hanterar medborgarfrågor och frigör handläggartid
- AI-stödd schemaläggning som optimerar bemanning
- Diagnosverktyg som analyserar röntgenbilder och provsvar snabbt och träffsäkert
- Språkanalys och översättning av samtal och dokument
Men användandet av AI i offentlig sektor varierar stort, inte minst inom förvaltningen. Det är den del av sektorn som sköter administrativa uppgifter, beviljar tillstånd, betalar ut bidrag och ser till att lagar och regler följs.
Visste du att…
…svensk offentlig sektor har 367 myndigheter, 21 regioner och 290 kommuner
– Många organisationer är mogna och har kanske stora inköpsavdelningar. Jag är inte så orolig för dem, men det finns så många små kommuner, små myndigheter och kanske delar av regioner. Hur börjar man då om man står på steg ett i mognadstrappan? frågar sig Mats Snäll, senior rådgivare på Myndigheten för digital förvaltning, Digg.
Han deltog på ett webbinarium om AI-användning i kommuner, regioner och myndigheter som Digg anordnat. Där konstaterar deltagarna att Sverige behöver kraftsamla för att haka på AI-tåget.
Vinster med AI i offentlig sektor
– Det är inte viktigt att vinna en tävling men det finns en akut situation att vi inte har folk som utför samhällsservice. Den måste vi möta och utveckla det som finns för att effektivisera, omfördela och automatisera, menar Mats Snäll.
Digitaliseringsexpert Judith Wolst tycker att det första och viktigaste steget är att få bort rädslan för AI.
– Det är lätt att känna: oj, var ska jag börja. Men testa till exempel Chat GPT, pröva att ladda upp en rapport och be den sammanfatta. Chatta eller prata med AI och be den generera bilder. Då får du en känsla för vad det är. Prata också på arbetsplatsen. Kan vi lära oss något? Kan vi skräddarsy något? säger hon.
Judith Wolsts råd till verksamheter är att börja i liten skala, testa och våga misslyckas. Sedan kan man skala upp och utveckla när man hittat en bra lösning.
– Men vi måste våga göra fel i början när vi testar. Det är ett lite annorlunda tankesätt, säger hon, och tipsar också om att våga ringa den där kommunen som gör något bra.
Mats Snäll instämmer:
– Snegla på andra och återanvänd! Jag tror alla måste hitta sätt att dela och ta till sig av varandras lösningar.
Nya riktlinjer för generativ AI
Mats Snäll har även varit med och tagit fram riktlinjer för generativ AI i offentlig förvaltning på regeringens uppdrag. Digg och IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) har utarbetat riktlinjerna, som är 18 stycken inom de här sju områdena:
- Ledning och ansvar
- Dataskydd och GDPR
- Arbetsrätt
- Anskaffning
- Informationssäkerhet
- Upphovsrätt
- Etik
Under Arbetsrätt tar riktlinjerna upp arbetsmiljöfrågor och AI. Nya AI-verktyg och nya arbetsmetoder kan påverka arbetsmiljön. Arbetsgivaren är skyldig att informera och utbilda samt riskbedöma vid förändringar i arbetsmiljön.
Generativ AI i befintliga avtal
Det är stor skillnad på hur långt man kommit med generativ AI i kommuner och regioner. Mats Snäll rekommenderar att man börjar med att titta på de egna avtalen. Allt fler leverantörer av it-tjänster bygger in generativ AI i sina tjänster.
Användare har ofta funderingar kring var ansvaret ligger om något går fel. Och kring dataskydd, integritetsfrågor och etik. Vad delar jag egentligen med mig av när jag använder tjänsterna? Hur används det sen? Var finns informationen lagrad?
Det är alltså inte bara att tuta och köra. Mats Snäll – och de nya riktlinjerna – poängterar att verksamheter som använder generativ AI måste titta på hur data lagras och vad den används till. Det gäller inte minst AI-tjänster som levereras av stora plattformsbolag, som Microsoft.
– Det är rimligt att man gör en analys av situationen innan man börjar använda. De flesta organisationer vet om att de har känslig data. Börja då i en ganska riskfri del av verksamheten för att få en mognad, säger Mats Snäll.
Utgå från behoven – låt AI lösa
Fredrik Löfgren är jurist på Integritetsmyndigheten, IMY. Han tycker att många verksamheter tenderar att vilja använda AI i stället för att kolla vad det finns för behov att lösa.
– Man ska börja där och se om AI är en lämplig lösning. Ta också lärdom av vad andra har gjort. Finns det redan lösningar så utgå från dem, säger han.
Ett känt problem är att generativ AI kan snedvrida, svara fördomsfullt och svara tvärsäkert men helt fel. Här gäller det enligt Fredrik Löfgren att vara medveten om hur tekniken fungerar.
– Du kan få olika svar på samma förutsättningar och behöver vara vaksam på att det som genereras inte behöver vara sant. Det krävs källkritisk bedömning och förnuft.
Generativ AI i offentlig sektor – 6 tips
Känns allting övermäktigt? Här är några råd från panelen angående generativ AI i offentlig sektor:
- Tänk att det funkar med GDPR – det är ingen omöjlighet att lösa
- Arbeta behovsstyrt och låt AI lösa problem
- Börja med det enkla som inte är känsligt
- Ta vara på det som andra har gjort
- Samverka och samskapa med andra kommuner och verksamheter
- Dela med er till andra
Några röster från webbinariedeltagarna:
Anna Bengtsson, digitaliseringsledare Herrljunga och Vårgårda kommuner:
– AI förenklar mitt arbete. Jag jobbar mycket med verksamheterna. Vi har en utvecklingsgrupp där vi pratar om hur vi ska få fram nyttan med AI. Ett exempel är schemaoptimering inom vård och omsorg. Det är helt fantastiskt hur AI får ihop behov, lagkrav, önskemål och allting annat på ett helt nytt sätt.
– Diggs riktlinjer är viktiga för oss och alla kommuner. Då kan vi sätta i gång på allvar.
Marcus Matteby, It-chef i Sundsvalls och Ånges kommun, ledamot i AI-kommissionen:
– Vi är vana i Sverige vid att samverka men när det gäller AI behöver vi samskapa. Då får vi delade kostnader och dubblerar utvecklingstakten.
– I USA finns en rädsla för att 90 procent kommer att bli arbetslösa för de tänker bara automation. Här ska alla med. Det är styrkan i Sverige – alla ska ha förutsättningar att använda den nya tekniken
Susanne Ljungkvist, it- och digitaliseringschef i Herrljunga kommun:
– Vi i offentlig sektor behöver något att ta på och det tror jag blir jättebra med de här riktlinjerna.
– Vi har kompetensförsörjningsbrist. Det är väldigt många huvuden som behövs i vår sektor och där tror jag att AI kan hjälpa oss att komma framåt.
AI – vad är vad?
- AI (Artificiell intelligens) – Datorsystem som ”tänker” eller löser problem på sätt som liknar mänsklig intelligens.
- Generativ AI – AI som kan skapa eget nytt innehåll, som text, bilder, musik, i stället för att bara analysera befintliga data.
- GPT – En modell inom generativ AI som använder en särskild nätverksarkitektur och är tränad på stora mängder text. Chat GPT är exempel.
- Automation – Att låta datorer eller maskiner utföra uppgifter automatiskt, utan mänsklig inblandning. AI kan användas för att automatisera mer komplexa arbetsmoment.