Under coronapandemin har många arbetsplatser ställt om till mer distansarbete. Men det finns de som har gått ännu längre – och byggt upp en helt digital arbetsmiljö. Låt dig inspireras av deras arbete med att bygga upp en distansarbetsplats från grunden.
För många med kontorsjobb har pandemin inneburit en plötslig övergång till distansarbete. Arbetsplatsträffar och samverkansmöten har flyttat över till datorskärmen, och kaffemaskinspratet har ersatts av digitala fikamöten.
Men de finns de som har gått ännu längre och byggt upp en arbetsplats som är digital från grunden. Där det skrivna ordet är basen i allt som görs, och där teamkänslan byggs i chattrummet.
Även om de flesta av oss inte är där ännu – och kanske inte heller vill gå så långt – så kan vi inspireras av några som faktiskt har gjort den resan.
– Man måste sätta ner foten och se över verksamhetens själva grundvärderingar. Det handlar inte bara om att byta ut verktygen.
Det säger Sandra Uddbäck, som har varit tillväxtchef på ett skånskt kartbolag med anställda över hela världen. Hon berättade, under ett frukostseminarium om distansarbete, hur de lyckades skapa ett fungerade arbetslag – trots att de anställda befann sig i arton länder och åtta olika tidszoner.
Bygg från grunden
Hon tycker att det finns likheter mellan att bygga upp en digital och en fysisk arbetsplats.
– Vi lägger massor med pengar, tid och energi på att bygga fysiska kontor. Både när vi bygger själva huskroppen, och också när vi bestämmer hur vi ska röra och bete oss, när byggnaden väl är på plats.
På motsvarande sätt måste man arbeta när man bygger upp en digital arbetsplats.
Vi behöver bygga en stadig grund att stå på i form av värderingar, system och ledarskap
– Vi behöver bygga en stadig grund att stå på i form av värderingar, system och ledarskap. Sedan behöver vi tänka igenom vår rumsindelning; var man gör vad. När vi väl har det på plats måste vi skriva ner våra normer och regler så att medarbetare slipper gissa vad som gäller. Sist gäller det också att se till att få till det mänskliga i det; allt det som gör att vi känner samhörighet med en grupp människor.
Det är också viktigt att inte ha kontoret som norm. För den som vill ställa om på riktigt måste distansarbetet vara norm, även om det finns ett kontor tillgängligt. Och då behöver även cheferna jobba på distans.
– Kontor är bara arbetsplatser som man kan arbeta på distans ifrån. De som befinner sig på kontoret får inte bete sig som att de andra är utanför. Visst, man kan gå och äta lunch och så, men det är i chattrummet som teamet byggs.
Chattrummet är grunden
På Sandra Uddbäcks företag var det nämligen det öppna chattrummet som var grunden för all kommunikation. Där skrevs allt – vilket också gjorde att alla kunde se allt som hände. Transparens var ett ledord. Det var också på chatten som det sociala sköttes. Någon kunde till exempel meddela att han eller hon skulle köpa glass, och mötas av tummar upp och glass-emojis.
För att kunna sortera i flödena använde man olika kanaler, och dessutom taggade medarbetarna inläggen med namnen på dem som behövde se dem. Man behövde inte läsa allt, och man behövde inte läsa direkt.
– Du kunde inte förvänta dig att få svar på en gång. Men alla förväntades kolla sina taggade meddelanden ett par gånger per dag.
Ha tydliga, nerskrivna regler
För att allt sådant här ska fungera tycker Sandra Uddbäck att det är viktigt att en organisation har tydliga regler för hur man beter sig och var man gör vad.
– På ett kontor vet alla hur man beter sig; i hallen hänger man upp jackan, på vissa ställen arbetar man tyst och så vidare. Vi behöver etablera lika tydliga regler för våra digitala rum, och skriva ner dem.
Vi behöver etablera lika tydliga regler för våra digitala rum, och skriva ner dem
En sak som vissa saknar med kontoret är möjligheten att luta sig över kollegans skrivbord för att ställa en fråga. På Sandra Uddbäcks företag försökte de återskapa det genom att ha ”office hours”. Den som ville kunde boka in en timme i kalendern, då den personen hade ett videomöte på i bakgrunden medan han eller hon jobbade. Under den timmen kunde vem som helst kika in i videomötet för en snabb fråga. Den som hade office hour kunde också be en medarbetare att titta förbi lite snabbt.
– Det är för att undvika att det känns som ett telefonsamtal, då det upplevs som en större tröskel för att kontakta någon. Det ska vara lätt att säga ”har du två minuter, jag är här”.
Kreativa möten på distans
Något annat som många saknar ifrån kontoret är kreativa möten, där tempot är högt och man nästan pratar i munnen på varandra. Det upplevs ofta som svårt att återskapa på distans. Sandra Uddbäcks bästa tips för att ändå kunna få kreativa möten är att alla måste förbereda sig noga, och skriva ner sina bästa idéer i ett dokument som delas inför mötet.
– Om alla är väl förberedda ökar chansen för ett givande möte.
Allt handlar om att bygga ett team som fungerar bra ihop och som trivs tillsammans, även om man inte ses fysiskt särskilt ofta.
– Allt handlar om att få teamet att fungera. Om vi kan få medarbetarna att trivas så blir de också bättre på sitt jobb.