Digitala möten som fungerar för alla

25 augusti 2020 Lästid: 6 min
Närbild på man i blå tröja som talar i ett svart headset
Möten för alla. Tillgängliga digitala möten handlar inte bara om fungerande teknik utan också om ordning och reda, med till exempel information i god tid, tydlig agenda och en mötesordning som alla håller sig till.

Foto: Ulf Palm / TT

När digitala möten görs mer tillgängliga fungerar de bättre för alla, med eller utan någon funktionsnedsättning. Nu har Myndigheten för delaktighet tagit fram en checklista för sådana möten.

Under coronapandemin har digitala möten blivit mycket vanligare. Idag är det många som sitter hemma med dator och headset, ibland med flera möten per dag.  

För de som har till exempel en synnedsättning, hörselnedsättning eller kognitiv nedsättning kan det innebära nya utmaningar med arbetsmiljön.

Nu har Myndigheten för delaktighet tagit fram en checklista för att underlätta för mötesarrangörer att anpassa sådana möten.  

Checklistan kan användas av alla som arrangerar digitala möten. Den innehåller råd för vad man ska tänka på innan, under och efter ett digitalt möte, för att göra mötet så tillgängligt som möjligt.  

Bra ljus och korta texter

Det handlar dels om fysisk tillgänglighet, till exempel att:  

  • se till att man sitter med bra ljus i ansiktet för att synas bra, bland annat för läpprörelserna 
  • korta ner informationen i de bilder man delar på skärmen  
  • berätta vad det står på bilden när man delar den 
  • ge tillgång till teknisk support under mötets gång 

Det kan också innebära att erbjuda skriv-, syn- eller teckenspråkstolkning för den som behöver det. Tolkarna gör ett bättre jobb om de får information om mötets innehåll och syfte i förväg.  

Checklistan innehåller också sådana råd som gäller alla möten, till exempel att:  

  • skicka ut kallelse till mötet i god tid  
  • ha en tydlig agenda och information om punkten innebär diskussion eller beslut 
  • mötesledaren sammanfattar diskussionen  
  • ha korta pauser under mötet, och inte för långa möten överlag digitalt  

Samarbete mellan flera organisationer

Arvid Lindén, utredare på Myndigheten för delaktighet, har tagit fram checklistan i samarbete med flera organisationer och myndigheter.  

Arvid Lindén– Vårt ansvar på myndigheten är att hitta och skapa mer universellt utformade produkter, verktyg, vägledningar med mera, som ska funka för så många som möjligt – gör man det blir det bra för alla, säger han.  

Efterfrågan kom först från länsstyrelserna, som bland annat har i uppdrag att stödja kommunerna att jobba med funktionshinderfrågor och genomföra regeringens politik inom funktionshinderområdet.  

– Även hos oss på Myndigheten för delaktighet har de anställda flyttat hem kontoret i samband med pandemin. Jag är själv huvudskyddsombud och vet att det kan behövas också hos oss.  

Myndigheten hade tidigare gjort en checklista för hur man skapar tillgängliga fysiska möten. Så när coronapandemin kom och möteskulturen förändrades blev det aktuellt också med den här.  

Bygger på samlad kunskap

Checklistan bygger på samlad kunskap på området inom olika organisationer, både på internationell och nationell nivå.  

I referenslistan i slutet finns till exempel med EDF, European Disability Forum, som är en europeisk paraplyorganisation för funktionshinder-organisationer, den svenska paraplyorganisationen Funktionsrätt Sverige och HRF (hörselskadades riksförbund). Checklistan har också gått ut på remiss till de svenska organisationerna inom funktionsrättsrörelsen för att de ska kunna kvalitetssäkra den. 

Checklistan är ju till för alla typer av möten. Men behövs den verkligen på en arbetsplats där alla redan känner varandra? Det gör den absolut, menar Arvid Lindén 

– Man vet inte alltid vad ens kollegor har för behov. Och de som har behov av stöd ska inte behöva tjata om det heller. Det ska fungera helt enkelt. Så en sådan här checklista kan vara bra för alla att kolla av mot.  

Här är checklistan

Namn:
Checklista för tillgängliga digitala möten

Organisation:
Myndigheten för delaktighet

Här hittar du checklistan

Här hittar du mer information om Myndigheten för delaktighet

En arbetsplats som passar fler

En tillgänglig och inkluderande arbetsmiljö är bra för alla på arbetsplatsen. Troligen finns redan medarbetare med behov av olika lösningar i organisationen.

  • Tänk på att funktionsnedsättningar är vanliga och ofta inte synliga.
  • Utgå från att alla medarbetare har olika behov och behöver olika förutsättningar för att kunna bidra på bästa sätt.
  • Ha kontinuerlig dialog och fråga vid exempelvis medarbetarsamtal om vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.
  • Arbeta aktivt för att alla på arbetsplatsen får tillfälle att uttrycka sina åsikter och önskemål. Det främjar ett tillåtande och öppet arbetsklimat och ökar delaktigheten.
  • Det som behövs för några, blir bättre för fler och bekvämt för alla, säger en arbetsgivare.

Källa: Myndigheten för delaktighet

Text: Åsa Hammar