Tydligare mål, mindre arbetsgrupper, och extra tid för fika och socialt småprat – det är några råd från forskare om hur man kan förebygga och hantera stress vid distansarbete.
Arbete på distans har snabbt blivit lösningen på många tjänstemannajobb nu i coronatider, då vi alla ska hjälpas åt att minska smittan. Att arbeta hemma kan ha sina fördelar. Det är nära till kaffepannan och kanske en promenad med hunden.
Men det har också sina utmaningar. En av dem är att arbetsbelastningen riskerar att öka. Den kan samtidigt blir osynligare eftersom chefer och medarbetare inte träffas fysiskt.
Hur kan chefer förebygga stress vid de här speciella förhållandena? Och hur kan de se de här tecknen på stress i god tid?
Jobbar för Partsrådet
En del tips och råd har organisationskonsulten Sofia Karlsson och forskaren och psykologen Caroline Lornudd. De två arbetar med ett program för hållbart arbetsliv på uppdrag av Partsrådet. I det ingår att stötta arbetsgivare inom den statliga sektorn. Det gör de bland annat genom att visa på hur man kan identifiera och hantera tidiga tecken på stress.
I en webbföreläsning från Partsrådet berättar de vad man kan behöva tänka på vid arbete på distans, som chef, som medarbetare och kollega, som facklig representant och som skyddsombud.
Var extra lyhörd
En av frågorna inom ramen för det blir naturligt: Hur håller man kontakten med varandra när man inte träffas fysiskt?
– Som chef behöver man vara extra lyhörd, för man kan inte veta hur medarbetarna mår. Men som medarbetare behöver man också vara tydlig. För chefen har svårare att fånga upp signaler om stress. Som kollega har man också ett ansvar att fånga upp om någon verkar vara stressad, säger Sofia Karlsson.
Eftersom arbete på distans är en relativt ny företeelse finns inte mycket forskning på området. Men i en dansk studie beskrivs hur ledare gör för att fånga tidiga tecken på stress vid just arbete på distans. De forskarna har bland annat frågat chefer och deras medarbetare: Vad gör cheferna för att främja prestation och välmående i arbetsgrupperna?
Fler sociala möten
Cheferna i studien gjorde bland annat följande:
- De avsatte tid för sociala kontakter
- De hade oftare utvecklingssamtal
- De bokade in fler sociala möten
- De jobbade mycket med dialog och delaktighet
- De hade tätare uppföljningar och återkoppling
Ställ konkreta frågor
Cheferna och deras medarbetare hade också en del råd om hur de kan främja prestation och välmående vid arbete på distans. De var bland annat de här:
- Ställ inte alltför allmänna frågor om hur folk mår. Fråga istället: hur är det för dig att jobba hemma? Kan du sätta gränser mellan arbete och privatliv? Kommer du ut något och rör på dig?
- Se till att medarbetarna inte är ensamma om sina uppdrag – koppla ihop dem med någon annan om det så bara är för att kunna fråga saker.
- Om någon medarbetare ber dig om hjälp, hjälp till utan fördröjning.
De danska ledarna och medarbetarna hade också förslag på förmågor de tycker är viktiga för en chef som ska leda på distans. De handlade om att vara en god lyssnare och visa intresse, att kunna känna av om något uppdrag eller någon arbetsuppgift går åt fel håll, att visa att man förstår och bekräfta den anställdes arbetssituation.
Psykologisk trygghet
Det behöver finnas utrymme för att våga visa sig mänsklig, utan rädsla för ett negativt bemötande. Det handlar om psykologisk trygghet, menar Caroline Lornudd.
– För att personlig stress ska bli möjlig att prata om behöver den tryggheten finnas i teamet, säger hon.
Forskning visar att psykologisk trygghet också underlättar för ett team att prestera bra.
Från sitt arbete med att ge stöd åt statliga arbetsgivare, har Caroline Lornudd och Sofia Karlsson också med sig en del erfarenheter.
– Ledarskap på distans kräver mer struktur, meningsfulla mål som delas upp i konkreta delmål, och ett tydliggörande av hur det man gör bidrar till en helhet, säger Caroline Lornudd.
Dela upp stora arbetsgrupper i mindre grupper, och delegera ledarskapet, råder hon också.
– I en mindre grupp kan det kännas tryggare att våga visa om man är stressad eller mår dåligt.
Projektledarna eller arbetsledarna för varje grupp kan i sin tur träffas digitalt någon gång i veckan. Då kan de stämma av och stötta varandra, tillsammans med sin chef.
Gemensam virtuell yta
Den digitala arbetsmiljön är också viktig för att skapa trygghet.
Se till att ha en gemensam virtuell yta. Där kan ni samarbeta och dela kunskap. Se också till att det är tydligt vad man tar upp i de olika digitala plattformarna, råder Sofia Karlsson.
Dessutom är det viktigare än vanligt att vara lite personlig. Så ha regelbundna möten, även för socialt småprat.
Att känna sig delaktig minskar också risken för stress. Engagera medarbetarna och se till att de är delaktiga i arbetsuppgifter och beslut som tas. Det kan till exempel handla om att en eller två medarbetare presenterar något för arbetsgruppen, istället för att chefen gör det.
Skyddsombudet lika viktigt vid arbete på distans
Under webbinariet fick Sofia och Caroline en fråga från ett skyddsombud: Hur kan jag som skyddsombud hjälpa mina chefer att arbeta på det här sättet?
Skyddsombuden och de fackliga representanterna är lika viktiga vid arbete på distans som på en arbetsplats, menar Caroline Lornudd.
– De kan hjälpa chefen att hålla koll på hur det går att arbeta på distans, och bistå med sitt perspektiv i diskussioner med chefen om hur arbetsgivaren kan förebygga och hantera stress.
Partsrådet, Rådet för partsgemensamt stöd på det statliga avtalsområdet, är en ideell organisation i Sverige som består av arbetsgivare och fack inom staten.