Kvinna som arbetar framför dator vid matsalsbord hemma. BArm leker med tågbana under bordet.

Håll kontakten. Risken för smittspridning gör att många skyddsombud, chefer och arbetskamrater arbetar på olika platser utan att träffas. Arbetsmiljöarbetet kan rulla på ändå, och arbetsplatsträffarna köras digitalt.

Foto: Pontus Lundahl/TT

Råd till skyddsombud på distans

Nu är det många som arbetar hemifrån för att minska spridningen av coronaviruset. Vad är viktigt att tänka på för skyddsombud som arbetar på distans eller har arbetskamrater som gör det? En expert på skyddsombudsrätt och två erfarna skyddsombud ger sina bästa råd.

Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön, men skyddsombuden har också en viktig roll. Många arbetar hemifrån nu, och det gäller även skyddsombud. De kan även bli förflyttade till andra arbetsställen, precis som andra arbetstagare.

Vid en sådan förändring behöver skyddsombud börja med att ta reda på om de fortfarande har sitt mandat kvar och är skyddsombud. Uppmaningen kommer från Maria Steinberg, arbetsmiljörättsjurist och docent vid Örebro universitet.  Avgörande är om skyddsombudet arbetar kvar inom samma skyddsområde eller inte.

Porträtt på Maria Steinberg.– Om du är skyddsombud på enhet A och sedan som arbetstagare blir flyttad till enhet B så är du inte skyddsombud på enhet B, och inte heller på enhet A eftersom du inte längre arbetar där, säger Maria Steinberg.

Det gör att de som arbetar kvar på enhet A behöver ha en ersättare som får bli ordinarie skyddsombud, eller så får de utse ett nytt.

Därför är det viktigt att man har ersättare, enligt Maria Steinberg.

Men om skyddsombudet enbart arbetar på distans, till exempel hemifrån, och fortfarande hör till samma arbetsställe, så är hen fortfarande skyddsombud.

– Det här är viktigt att hålla reda på eftersom skyddsombudet annars inte har laglig rätt att utöva uppdraget. 

Håll kontakten med chefen och fortsätt samverka

När arbetet utförs på distans är det viktigt för skyddsombudet och chefen att fortsätta hålla kontakten, menar Maria Steinberg.

– Arbetsgivaren ska fortlöpande undersöka riskerna och chefen och skyddsombudet får nu sköta sin samverkan med stöd av e-post och telefon, eller på annat sätt. Många använder Teams, Skype och andra program.

Graden av digitalisering kan bli en utmaning för samverkan.

– Nu ställs krav på att ganska snabbt sätta sig in i olika digitala program, och det ökar stressen. Missförstånd som skapar irritation kan lättare uppstå när man ska kommunicera mer på e-post eller andra program. Det gäller att ha lite fördragsamhet med sina medmänniskor nu.

Kör arbetsplatsträffar online

Och hur ska man göra med arbetsplatsträffarna när många arbetar på distans? Det finns arbetsgivare som ställer in dem eller skjuter upp. Det är inte rätt väg att gå, enligt Maria Steinberg.

– Jag tycker inte att man ska ställa arbetsplatsträffarna. De kan vara ännu viktigare nu än tidigare, och de går att genomföra digitalt. Chefen kan lämna information, skyddsombudet kan bidra och arbetstagarna kan ställa frågor i chatten.

– Människor behöver kontakt, men framför allt behöver de få information från arbetsgivaren nu när förändringarna sker snabbt, säger Maria Steinberg.

Viktigt att alla får samma information

Skyddsombudet Macarena Robles är servicevägledare och receptionist på konsument- och medborgarservice i Göteborgs stad. För egen del arbetar hon kvar på arbetsplatsen, men hon har arbetskamrater som nu arbetar hemifrån. De svarar i telefon för hela staden och hjälper medborgarna med olika ärenden.

Porträtt på Macarena Robles.– Vi tar emot väldigt många samtal nu. Dels vanliga ärenden, men det ringer också många oroliga invånare med frågor om corona, säger Macarena Robles när hon får en stund över i receptionen.

På konsument och medborgarservice har de börjat med sina första digitala arbetsplatsträffar. De körde i två omgångar med ungefär 30 medarbetare i varje.

– Det gick bra! Jag tycker att det är viktigt att alla kan mötas och se varandra nu när vi arbetar utspritt. Det behöver också finnas en transparens så att alla får samma information, för då känner sig alla delaktiga, säger Macarena Robles.

Skyddsombuden och de medarbetare som arbetar hemifrån har även avstämning varje vecka med sin chef.

Enkla frågor kan vara viktiga för många

Som skyddsombud försöker Macarena Robles hålla kontakt med arbetskamraterna även nu när de inte ses på samma sätt som annars. Hon har flera tips till andra skyddsombud.

– Informera arbetskamraterna om att de kan vända sig till dig via telefon, mejl, eller de program ni använder. Påminn då också om att även enkla frågor kan vara viktiga för många. Det finns inga dumma frågor, säger Macarena Robles som är skyddsombud för Vision.

Hon försöker även följa upp arbetsmiljön i hemmen hos sina arbetskamrater.

– Vi pratar med cheferna och undersöker om det går att låna hem utrustning. En del har fått det. De flesta på kontaktcenter har bärbar dator, alla har fått låna headset men de har inte höj- och sänkbara bord hemma. Det kan fungera utan en kortare tid, men inte om det blir långvarigt.

Splittrade team behöver varandra

I nordöstra Göteborg ligger Angered. Där arbetar Visions skyddsombud Yasmin Mohammed som koordinator på en utförarverksamhet inom socialtjänsten. De hjälper arbetssökande som får försörjningsstöd och behöver extra stöd att komma närmare arbetsmarknaden. Hon märker av coronakrisen på flera sätt.

Porträttbild på Yasin Mohammed.– Här finns mycket oro bland kollegorna. Vår verksamhet är nystartad men på grund av coronakrisen kan vi inte komma igång ordentligt.

Just nu arbetar två av hennes kollegor hemifrån och de är fem kvar på arbetsplatsen. Men deltagarna kan inte komma dit. Att inte kunna utföra sitt arbete skapar stress, menar hon.

– Det är ju svårt för oss att kunna göra ett bra jobb nu. Vi stängde datasalen förra veckan, för vi sitter bredvid deltagarna och arbetar nära tillsammans med dem och med risken för smitta så går det inte nu. Istället arbetar vi individuellt med vissa få deltagare.

De träffar sin chef varje vecka och utvärderar hur de ska göra framåt. På senaste mötet var de som arbetar hemma med på högtalartelefon.

Hör du något som jag inte hör?

Yasmin Mohammed tycker att det är viktigt att som skyddsombud fortsätta ha möten och mejlkontakt med chefen även i coronatid. Skyddsombudet och chefen kan hjälpas åt på olika sätt, som när chefen ska mejla ut information, föreslår hon.

– Chefen kan kolla av i förväg med skyddsombudet. ”Så här tänker jag göra – vad tror du om det? Hur tror du att informationen kommer att tas? Hör du något som jag inte hör?”

Skyddsombudet kan även föreslå för chefen att påminna om att de som jobbar hemifrån kan vända sig till skyddsombudet om det är något som känns svårt att ta upp med chefen.

– Även om man har möten där de som jobbar hemma deltar på telefon eller på annat sätt, så är det inte alla som vågar prata. Kollegor kan komma till mig och säga sådant som de inte ville ta upp inför alla andra.

Påminn även om att det går att anmäla arbetsskador precis som vanligt om det händer något när man arbetar hemma, manar hon.

Foto Maria Steinberg: Michael Steinberg

Text: Anna Norrby, 07 april 2020

Relaterade verktyg

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

Senaste artiklar

Så vässade Hässleholm sin samverkan

I Hässleholms kommun har arbetsgivare och fack utvecklat sin samverkan. Konkreta mallar för möten och stödmaterial för arbetsplatsträffar är några resultat av arbetet. Arbetsmiljön är mera i fokus nu, anser…

4 Ess sänkte sjukskrivningstalen i Småland

Samverkansmöten tidigt i sjukskrivningsprocessen och arbetsmiljöutbildningar för chefer. Det är två viktiga delar i metoden 4 Ess, som har lett till drastiskt sänkta sjukskrivningstal i tre småländska kommuner. 4 Ess…

Digitaliseringscoacher löser vardagsproblem

Appar till tvättstugelås, matbeställningar online och digitala levnadsberättelser på äldreboenden. Det är några projekt som har lanserats och testats, sedan Kungsbacka utsåg nio medarbetare till digitaliseringscoacher. I Kungsbacka kommun har…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Kunskapsöversikter

Konsten att hitta rätt kunskap

Det sker mycket forskning inom arbetsmiljöområdet, och mycket av slutsatserna samlas i kunskapsöversikter. Men det gäller att vara på tårna...