Kvinna har videomöte på laptop

Ljudet är viktigt, så använd gärna headset. Det är ett av forskarnas tips för lyckade digitala möten.

Foto: Maskot / TT

Digitala möten - forskarnas bästa tips

Våren 2020 har kommit med coronavirus, social distansering och ett enormt uppsving i att jobba hemifrån.  Att kunna mötas digitalt har blivit viktigare än någonsin. Här kommer två forskare med sina bästa tips för att få ut det mesta av mötena.

Katarina Gidlund– Det viktigaste just nu är att sänka förväntningarna. Det säger Katarina Gidlund, professor i informatik vid Mittuniversitetet.

Prestationsångest är vår största fiende när det gäller digitala möten, menar hon. Vi skuldbelägger oss själva och varandra när tekniken inte fungerar.

– Men nu måste vi släppa ångesten och göra så gott vi kan. Vi får prova oss fram, helt enkelt. I vanliga fall kan vi välja bort videomöten men nu har vi inte det alternativet.

– Ofta när vi inte får saker att fungera beror det på att tekniken inte är intuitiv nog. På ett sätt är tekniken fantastisk, men samtidigt är den ofta rudimentär och ganska svajig. Vi tror ofta att tekniken fungerar bättre än vad den faktiskt gör.

Förutom att vara lite snälla mot oss själva, måste vi också vara hjälpsamma mot varandra vad gäller teknikstrul, fortsätter hon.

– Det finns inga dumma frågor, men det är också viktigt att komma ihåg att det inte finns några dumma tips. Om det krånglar kan det till exempel vara så enkelt som att någon har råkat trycka på mute-knappen på headsetet. Hjälp varandra.

Kommer att lära oss mycket

Katarina Gidlund tror att vi kommer lära oss mycket av den här perioden.

Vi kastas ut i förändring och tvingas lära oss

– Kris är effektivt. Vi kastas ut i förändring och tvingas lära oss.

Bland annat, tror hon, kommer vi att få en stor utveckling ur ett spridnings- och delningsperspektiv. Allt ifrån operaföreställningar som nu blir tillgängliga digitalt även för dem som bor på glesbygden, till arbete och skolundervisning på distans.

– Samtidigt har jag all respekt för den ångest och stress som det här för med sig. Hade jag varit chef just nu skulle jag ha satsat resurser på att inrätta en akut-support-linje. Se till att erbjuda support som verkligen är medkännande, för att inte ytterligare öka på teknikstressen.

Tydligare mötesledarskap

En annan som ser både fördelar och nackdelar med den uppkomna situationen är Lena Lid Falkman, forskare vid Handelshögskolan och lektor i arbetslivsvetenskap vid Karlstads Universitet. Hon har också skrivit en bok om virtuella möten.

Lena Lid-Falkman– En sak att tänka på är att digitala möten behöver tydligare mötesledarskap. Man behöver vara extra pedagogisk och ibland övertydlig. Guida genom dokument, visa exakt var deltagarna ska läsa och så vidare.

Dessutom är det viktigt att hedra digitala överenskommelser. I vanliga fall kan man bygga en relation genom att träffa människor, men nu behöver man istället göra det genom att hålla löften, tider och överenskommelser.

– Idag använder många digitala möten lite slarvigt. Men vi måste göra klart att digitala möten är lika viktiga som fysiska möten.

Flexibilitet i deltagande

Den stora fördelen som hon ser är att digitala möten erbjuder en mycket större flexibilitet i deltagande.

– I normala fall kommer alla in i ett möte och sedan stänger man dörrarna. Nu kan man kalla in en person i ett möte för att vara med på en eller ett par punkter, och sedan kan den personen lämna mötet igen. Det är så enkelt att vara flexibel.

Precis som vanliga möten har digitala möten också har en social aspekt.

– De flesta upplever att digitala möten blir lite snabbare, effektivare och lite tråkigare. Men vi är ju sociala varelser. Varför inte klicka igång mötet lite innan starttiden, och småprata lite medan man tar en kaffe. Det går att skapa utrymme för sociala interaktioner även digitalt.

Och så finns det en sak till att komma ihåg.

Ha tålamod med att det kan krångla

– Lek med tekniken, testa den och ha tålamod med att det kan krångla. Ibland kommer det att skita sig – försök då att se det roliga i situationen. En gång hade jag videomöte med FN precis när Skype höll på med en uppdatering. Då var jag upp och ner under hela mötet. Det var svårt att göra ett seriöst intryck då, men det gick bra ändå. Och så här i efterhand är det ju jätteroligt.

Text: Anna Wettergård, 30 mars 2020

Senaste artiklar

Nu kan ni få Bättre möten

Ingen vill sitta på möten där bara en pratar, eller där deltagarna inte törs säga vad de tycker. Nej, det man vill ha är möten som är effektiva och meningsfulla,…

Luleås förskolor satsar på sina äldre anställda

Vad behöver äldre medarbetare för att stanna kvar längre i yrkeslivet? För förskolepersonalen i Luleå är det stöd och kompetensutveckling inom IT. Och de har själva hittat flera enkla och…

Så ska sjuktalen ned i tre kommuner

Suntarbetslivs resursteam ger stöd för att skapa friska arbetsplatser där medarbetarna trivs och mår bra. Vindeln, Söderhamn och Orust är tre av de kommuner som tagit vara på möjligheten att…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?