Jobba på nya sätt

Jobba på nya sätt

Om att jobba och leda på distans samt planera återgång till arbetsplatsen

  1. Hem
  2. Verktyg
  3. Arbetsmiljöarbete i tider av corona
  4. Jobba på nya sätt

Återgång till arbetsplatsen  

Vaccinationen mot covid-19 pågår och restriktionerna lättas successivt. Här finns tips om vad som är bra att tänka på vid omställningen till det “nya normala” arbetslivet. 

Coronapandemin har förändrat arbetssättet för de allra flesta, både för de som har kunnat jobba hemifrån och de som inte har det. När allt fler kommer tillbaka till arbetsplatsen är det viktigt att tänka igenom situationen för alla. Hur ska smittrisker hanteras och hur ska framtida arbetssätt se ut?
Här finns fler tips för en säker återgång.

Det nya normala arbetslivet

Forskare vid Karolinska Institutet och Lunds universitet ger råd om vad man kan tänka på vid omställningen till det ”nya normala” arbetslivet. Tipsen är hämtade från ett pågående forskningsprojekt om att arbeta hemifrån under pandemin, men även från tidigare forskning om distansarbete och arbetsmiljö. Läs mer om forskningen.

Vid omställningen är det viktigt att ta hänsyn till följande perspektiv: verksamhetens strategier och mål, arbetsmiljö, organisatoriska förutsättningar, ekonomiska aspekter, arbetsgivarens attraktivitet, kompetensförsörjning, lagar, avtal och regelverk.

Tips på dialogfrågor

  • Hur når vi bäst verksamhetens mål och strategier?
    • Vad har det för betydelse om arbetet görs på arbetsplatsen eller i hemmet för att nå verksamhetens mål? På kort och lång sikt?
  • Vad händer med arbetsmiljön när distansarbete blir vanligare?
    • Vad får det för konsekvenser för andra om jag är på arbetsplatsen eller inte? Finns det arbetsuppgifter som inte går att utföra på distans? Vem utför dem? Är det arbetet synliggjort och erkänt?
  • Hur utvecklar vi ny kunskap och idéer i vår organisation?
    • Vad händer med lärande och kunskapsdelning mellan medarbetare när arbetet sker på distans? Hur kan arbetet organiseras så att kunskapsutveckling inte går förlorad? Hur introducerar vi nyanställda i arbetet och i gemenskapen? Hur gör vi för att vara en attraktiv arbetsgivare?
  • När passar det bra att arbeta på arbetsplatsen?
    • För vem passar det bra – individen, gruppen eller organisationen? Vilka arbetsuppgifter gör vi bäst på arbetsplatsen och varför? Varför görs de sämre på distans? Hur kan kontorsmiljön stödja arbetet och skapa en god ergonomisk och social arbetsmiljö?
  • När passar det bra att arbeta på distans?
    • Varför då? Hur kan vi och ska vi ta hänsyn till de anställdas privatliv? Vad händer med ergonomin vid distansarbete och vem har ansvaret?
  • Många chefer upplever att det är mer utmanande att leda på distans – vad får det för konsekvenser för chefer och verksamheten på sikt?
    • Om en chef inte får träffa sina medarbetare, vad händer med engagemanget och möjligheten att utöva ett bra ledarskap? Hur ska arbetsprestationen följas upp på distans respektive på kontoret? Hur kan chefen säkerställa att medarbetarna mår bra och trivs med jobbet?

Jobba hemifrån   

Distansarbete ställer andra typer av krav på ledning, arbetsmiljön och gränsdragning mellan arbete och privatliv.  

Ta en paus och rör på dig

För att behålla en god arbetsmiljö vid distansarbete är det bra att variera arbetsställningen och ta regelbundna pauser. Här är fem enkla rörelseövningar som ger energi under arbetsdagen. Ladda ned en affisch med rörelserna här

Fixa bra ergonomi när du jobbar hemifrån

Film från Gilla Jobbet 2020 med ergonom Jan-Erik Ståhl.

Fixa bra ergonomi när du jobbar hemifrån
Titta på filmen
Längd på video: 04:00

Leda på distans

Under coronapandemin, och även efter pandemin, behöver många chefer leda på distans. Det innebär nya utmaningar i ledarskapet.  

    Tips till dig som är chef

    • Ha en tät kommunikation med dina medarbetare. 
    • Skapa en struktur för arbete och möten som är flexibel utifrån dina medarbetares behov. 
      • Behåll den struktur och de rutiner ni har och som fortfarande fungerar 
      • Korta avstämningar för dialog 
      • Tillåt arbete på andra tider om det fungerar  
      • Gör överenskommelser i gruppen 
    • Använd digital teknik på bästa sätt för att mötas och stämma av.
    • Gör det tydligt vad du förväntar dig av dina medarbetare.  
    • Hjälp till att prioritera om det behövs. 
    • Var lyhörd och intresserad av hur dina medarbetare mår och har det just nu. 
    • Ta ansvar för dina medarbetares arbetsmiljö.
    • Var beredd att göra anpassningar och att vara flexibel. 
    • Tipsa om ergonomi, pauser, promenader för återhämtning, med mera. 
    • Tydliggör var och hur medarbetarna kan få support vad gäller den digitala utrustningen.  

    Läs mer: 

    Checklista distansarbete - individ (Prevent)
    Checklista distansarbete - grupp (Prevent)

    Skyddsombud på distans – hur går det?

    Att arbeta på distans ställer nya krav på alla. Här finns tips till dig som är skyddsombud.

      Tips till dig som är skyddsombud

      • Det är alltid bra att ha en ersättare utsedd om du snabbt behöver byta skyddsområde.   
      • I tider av stora förändringar behöver du säkerställa att du har ditt mandat som skyddsombud kvar. Det som avgör är oftast om du jobbar kvar inom samma skyddsområde.  
      • Kom ihåg att det är arbetsgivaren och inte du som har ansvar för arbetsmiljön. Påminn dig om det om många hör av sig till dig och vill påtala brister i arbetsmiljön. Din roll är att representera medarbetarna.  
      • Ta stöd i din roll. Din chef, ditt huvudskyddsombud eller HR kanske kan bidra? Ditt eget fackförbund kan också erbjuda stöd.   
      • Flera fackförbund har egna sidor där det finns särskilt stöd under coronapandemin.   
      • Läs mer om Arbetsmiljö och coronavirus på Arbetsmiljöverket

      Gränsen mellan arbete och fritid utmanas

      Vi människor är olika och har olika behov av att upprätthålla gränsen mellan arbete och fritid. Det finns sju strategier som forskare identifierat som bygger på två olika huvudgrupper: de som har ett behov av att särskilja arbete och fritid, de så kallade separerarna, och de som låter arbete och övrigt liv gå in i varandra mer, de så kallade integrerarna.  I filmen får du höra forskarna berätta om de olika strategierna

      Reflektera

      • Vilken strategi brukar du använda?   
      • Vilka strategier kan du utveckla nu när du arbetar mycket hemma? 
      • Har du ett behov av att hålla isär arbete och övrigt liv?    

      Arbetsmiljö för hemarbetare

      Att jobba hemma ställer inte bara krav på att kunna sätta gränser mellan arbete och övrigt liv, det handlar också om att kunna skapa ett mentalt utrymme för arbetet i en miljö som kanske får dig att tänka på allt annat än jobb. Ergonomin kan också behöva ses över.    

      Tips till dig som är chef eller skyddsombud  

      • Regelbundna och korta avstämningar med de som arbetar hemma ökar känslan av involvering och samhörighet. 
      • Undersök om det finns behov av ergonomiska hjälpmedel för att skapa en bra arbetsmiljö hemma.  
      • Lyssna in vilka behov som kommer upp och prata om hur ni kan lösa dem. 
      • Skapa strukturer som involverar både de som är på arbetsplatsen och de som arbetar på distans 
      • Planera in digitala fikastunder där ni pratar om annat än jobb 

      Tips och råd från Prevent om hur du skapar en bra arbetsplats hemma. 

      Digitala möten – så lyckas du   

      Coronapandemin har lett till att många möten nu genomförs digitalt. På kort tid har många fått en god erfarenhet av att genomföra digitala möten. Tips från Luleå Tekniska Universitet  om hur du lyckas med digitala möten.

      Ta vara på kompetensen

      Under  coronapandemin utmanas många verksamheter till dess yttersta gräns för vad som är möjligt. Då gäller det att så långt det går tänka i nya banor och använda de resurser man har på bästa sätt.   

      Arbetsväxling i coronatider

      Möjligheten att byta arbetsuppgifter är en av friskfaktorerna för en god arbetsmiljö. Arbetsväxling är högaktuellt. Samtidigt är det förstås viktigt att värna kvalitet och säkerhet i arbetet. Det kan behövas utbildning eller en introduktion för att kunna byta arbetsuppgifter.

      Så här kan du göra

      • Involvera arbetsgruppen. I kristider behöver vi hjälpas åt och tänka nytt. Hur kan ni använda resurserna på bästa sätt och ta tillvara på den kompetens som finns i teamet?   
      • Viljan att bidra och utvecklas är en drivkraft – ta vara på den. Bygg på frivillighet så långt det går. Att ha kontroll och handlingsutrymme är viktigt för att vi ska må bra.    
      • Använd era styrkor och var lyhörd för olikheter! Får vi arbetsuppgifter som vi är bra på och mår bra av ökar produktivitet och glädje.   
      • Inventera kompetens och avsätt tid för att planera.    
      • Följ upp hur det går och var beredd på att göra förändringar.      

      Arbetsanpassa i tid

      Det är alltid viktigt att förebygga ohälsa och sjukskrivningar. Inte minst under coronapandemin då alla resurser behövs för att vi ska klara krisen så bra som möjligt. Ett sätt att ta tillvara på resurser och arbetsförmåga är att snabbt göra arbetsanpassningar om det finns tidiga signaler på att någon inte orkar eller om det finns medarbetare som tillhör någon riskgrupp eller är gravida. Då kan ni minska risken för sjukskrivning och ta tillvara arbetsförmåga.    

      För att hitta arbetsanpassningar som är träffsäkra, alltså gör nytta utifrån den situation medarbetaren befinner sig i,  är det viktigt att ni tar er tid till dialog.  

      I Prehabguiden finns stöd för arbetet med arbetsanpassningar.

      Så här kan du göra

      • Vad skulle kunna vara ett stöd just nu, för att ta vara på arbetsförmåga och inte riskera sjukskrivning?    
      • Finns det arbetsanpassningar som skulle kunna vara till hjälp?    
      • Finns det arbetsuppgifter eller miljöer som är extra ansträngande? Kan du göra mindre av dem? Eller hantera det på ett annat sätt?    
      • Vad fungerar bra att göra, utan risk för försämring? Kan du göra mer av det? 

      Summera det ni pratat om, bestäm om ni ska testa någon arbetsanpassning och under hur lång tid. Boka tid för en kort avstämning för att ta reda på effekten. Arbetsanpassningar ska göra nytta.   

      Här finns ett stöd för dig i arbetet med arbetsanpassningar som är utvecklat av forskare vid Umeå Universitet, Metodbok ADAPlus (pdf).