Lappar på alla anslagstavlor där man enkelt kan skriva upp risker och tillbud, chefer på golvet som är ombytta och redo att hjälpa till – och inplastade bullar. Det är några saker som medicinkliniken i Västerås har gjort under pandemin, för att säkra upp arbetsmiljön. Nu har de fått pris för sitt arbetsmiljöarbete.
Bakom de grå betongväggarna på Västmanlands sjukhus i Västerås ligger medicinkliniken. Här finns fem olika avdelningar, plus mottagningar och andra verksamheter, med totalt 550 medarbetare. Och de blev alla involverade, på ett eller annat sätt, när coronapandemin slog till våren 2020.
Då öppnade sjukhuset två covidavdelningar, som båda blev bemannade med personal från medicinkliniken. Omställningarna blev många – både för dem som bytte till covidvården och för dem som blev kvar på sina ordinarie arbetsplatser.
– Det blev otroligt mycket omställningar. En ny sjukdom, nya arbetsuppgifter, skyddsutrustning och så vidare. Och det gick snabbt – vi hade i princip patienterna i dörren samtidigt som vi skulle fatta beslut.
Det berättar Milena Sundstedt, överläkare och verksamhetschef på medicinkliniken.
Tydlig information
För att hantera situationen agerade klinikens chefer snabbt. En sak som de gjorde direkt var att skapa tydliga arbetsbeskrivningar, som sedan dess har hållits uppdaterade. Här står det vad medarbetarna ska göra under arbetspasset, med information om till exempel nya rutiner. Man har också sett till att det hela tiden har varit tydligt vem som är arbetsledare på varje pass och var medarbetare kan vända sig med frågor.
I samma veva började också Milena Sundstedt att regelbundet skicka ut mejl till hela personalen. I början kom de varje dag. Då handlade de om allt man visste – och inte visste – om viruset och vad det innebar för kliniken.
– Det blev en trygghet att få mejlen varje dag. Alla träffar ju inte sina chefer varje dag – speciellt inte de som jobbar natt.
Det säger Judith Jacobson, skyddsombud för Vårdförbundet och sjuksköterska på klinikens diabetes- njur- och lungavdelning.
Efter ett tag började mejlen komma ut mer sällan. Nu kommer de ett par gånger i veckan, och handlar mycket om framgångar och sådant som sjukhuset gör bra.
– Den här sortens mejl kommer jag att fortsätta med även efter pandemin. Det är ju jätteviktigt med information och feedback, och jag vill lyfta det som fungerar. Det sprider energi, säger Milena Sundstedt.
Delaktighet
En annan sak man gjorde direkt från start var att involvera medarbetarna i arbetsmiljöarbetet. Ett konkret sätt var att sätta upp lappar på alla anslagstavlor, där medarbetarna uppmuntrades att skriva upp alla risker och tillbud som de kunde hitta.
Lapparna – som fortfarande används – tas sedan med till veckovisa riskbedömningsmöten med bland annat chefer och skyddsombud. De bestämmer vad som ska åtgärdas på plats, vad som ska lyftas till central nivå och vad som redan är avklarat. Allt förs sedan in i det digitala incidentrapporteringssystemet och görs tillgängligt för alla medarbetare.
– Det har varit ett otroligt fint utvecklingsverktyg. Jag tror att om man ser att det händer något när man skriver upp risker så föder det att man vill skriva ännu mer, säger Milena Sundstedt.
Närvarande chefer och samverkan
Hon har också, under hela pandemin, poängterat vikten av närvarande chefer. Chefer som är ute på golvet, ombytta och redo att hjälpa till.
– Jag tror mycket på närvarande ledarskap och jag uppmuntrar cheferna att vara ute på golvet. Även jag prioriterar att vara närvarande i verksamheten. Jag går runt i korridorerna och känner av läget; stannar ofta till och lyssnar in medarbetarna.
En annan viktig komponent har varit en fungerande samverkan mellan chefer och skyddsombud.
Vi stångas inte, utan vi arbetar oss igenom frågor tillsammans
– Vi stångas inte, utan vi arbetar oss igenom frågor tillsammans, säger Judith Jacobson.
Hon får medhåll av Milena Sundstedt.
– Det är kreativt när vi tycker olika. Skyddsombuden är jätteviktiga för mig i att utföra mitt uppdrag. Vi vill ju samma sak, men med olika infallsvinklar.
Samtidigt har kliniken också jobbat för att förbättra arbetsmiljön i det lilla. Milena Sundstedt har till exempel skickat hem brev till alla medarbetare med ett tack för deras insats. Och så ordnar avdelningarna fika i smågrupper, nu när inte alla kan ses tillsammans, med ”inplastade bullar och godis med papper på”.
Belönades med arbetsmiljöpris
För allt detta belönades medicinkliniken nyligen med region Västmanlands arbetsmiljöpris Solrosen. I motiveringen stod det bland annat att:
”Kliniken har genom sitt arbetssätt visat att de lyckats anpassa verksamheten utifrån de förändringar som uppstått för att bidra till en säker och trygg arbetsmiljö under rådande pandemi”.
– Jag tror att vi fick priset för att vi får arbetet att fungera fast vi är så många. Det spelar ingen roll var man jobbar – vi hjälper varandra. Vi har burit en del av covidvården tillsammans och jag känner en stor stolthet. Vi har gjort något jättebra, säger Judith Jacobson.
Milena Sundstedt tror att en annan hemlighet bakom framgångarna är synsättet att arbetsmiljö och patientsäkerhet är ”extremt integrerat”.
– Arbetsmiljön är ingen sidovagn utan allt hänger ihop. Får medarbetarna goda förutsättningar blir det bättre vård, och det är verkligen en dubbel vinst.
Milena Sundstedt och Judith Jacobson berättar att de ska använda prispengarna till en personalfest, så fort det är möjligt att genomföra.
