När coronapandemin härjade under våren ville Region Västmanland hitta ett sätt att snabbt kunna åtgärda problem som hade med viruset att göra. Lösningen var enkel – de började med regelbundna och centrala sökningar i avvikelsesystemet.
– I vanliga fall har verksamheter fyra veckor på sig att hantera avvikelser. Men när det är kris blir avvikelserna lätt liggande.
Det berättar Emelie Condén Mellgren, chefsjuksköterska vid Centrala patientsäkerhetsteamet i Region Västmanland. Hon poängterar att det är viktigt att avvikelserapporter som kommer in faktiskt blir omhändertagna.
– De är ju medarbetarnas mandat att berätta vad som händer.
I en kris blir det dessutom extra viktigt att det går snabbt att hitta och åtgärda återkommande avvikelser, för att kunna avlasta situationen.
Slog ihop sina påsar
Det centrala patientsäkerhetsteamet började därför jobba med avvikelserna, och snabbt blev en sak tydlig: många av dem inte gick att sortera in under antingen patientsäkerhet eller arbetsmiljö, eftersom områdena överlappar. Därför slog de ihop sina påsar med HR-staben – något som visade sig vara framgångsrikt.
Tillsammans fick de stöd av den avdelning som har hand om avvikelsesystemet, som varje vecka gjorde fritextsökningar i systemet på orden ”corona” och ”covid-19”.
Den lista som då kom fram skickades tillbaka till patientsäkerhetsteamet och HR-staben, och analyserades av bland andra HR-strategen Malin Lohela Karlsson:
– En återkommande brist som vi kunde se handlade om information och kommunikation. Det kunde handla om att medarbetare utsattes för smittrisker när de tog emot patienter från en annan verksamhet, på grund av att det inte fanns information om att patienten de skulle ta emot var misstänkt smittad med covid-19.
När de upptäckte att det här problemet återkom mer än någon enstaka gång agerade de snabbt. De uppdaterade ett redan existerande kommunikationshjälpmedel: SBAR. Hjälpmedlet består bland annat av kort som personalen har i fickan, där det står vad man ska säga vid överlämning av patienter.
– Vi skrev in i SBAR att det skulle vara obligatoriskt att berätta om smitta, men också att det skulle bli obligatoriskt att fråga om det. Så vi använde en väl etablerad metod och kompletterade den, säger Emelie Condén Mellgren.
För mycket information i inkorgen
En annan sak som de upptäckte under arbetet var att många medarbetare fick alldeles för mycket information i sin mailkorg, vilket gjorde att de missade viktig information. Det resulterade i ett uppdrag att strama åt informationsflödet. Och när brist på skyddsutrustning rapporterades från avdelningarna kunde patientsäkerhetsteamet vara på tårna och meddela avdelningarna direkt när ny skyddsutrustning fanns att hämta ut.
En annan fördel var att HR kunde börja arbeta proaktivt och uppsökande, och påminna chefer om att eventuella incidenter behöver anmälas till Arbetsmiljöverket, Försäkringskassan och AFA Försäkring. De uppdaterade också sina riskbedömningar på organisationsnivå.
En av de bästa sakerna med det här arbetet har varit att vi har skapat ett givande samarbete mellan patientsäkerhetsteamet och HR
– En av de bästa sakerna med det här arbetet har varit att vi har skapat ett givande samarbete mellan patientsäkerhetsteamet och HR. Jag hoppas att medarbetarna tycker att det underlättar att vi samarbetar. Det säger Emelie Condén Mellgren och fortsätter:
– Jag upplever att det här också har gjort att det finns en ökad tilltro till systemet för avvikelser. Medarbetarna ser att den tid de lägger på att skriva avvikelser faktiskt ger avkastning.
Till för allas arbetsmiljö
Hon får medhåll av Arne Amundsen, huvudskyddsombud för Vision:
– Jag tycker att det har blivit en stor skillnad i hur man registrerar avvikelser nu jämfört med tidigare. Förut var många lite osäkra på vad som skulle registreras, och hur. Men nu har hela systemet fått ett lyft. Alla har insett att det är till för att få bättre arbetsmiljö.
Även om han tycker att det fortfarande finns utrymme för att utveckla metoden vidare, så rekommenderar han andra organisationer att använda den.
– Ja, det känns att det händer saker när avvikelserna analyseras så här. Vi har bland annat lärt oss att hantera smittade medarbetare mycket bättre.
Malin Lohela Karlsson säger att nu, när verksamheterna står inför en andra våg, är de beredda att snabbt aktivera arbetssättet igen om det behövs.
– Vi kan snabbt återanvända det som vi lärde oss i våras, och också fånga upp sådant som vi inte lyckades åtgärda då. Det blir ett sätt att kunna se centralt vad som händer ute i våra verksamheter. Det blir också ett sätt att se till att sådant som hände under våren inte återkommer.
Malin Lohela Karlsson, Emelie Condén Mellgren och Arne Amundsen tycker att det nya arbetssättet har blivit ett lyft för avvikelsesystemet.
