På Sjötäppan seniorcenter i Nacka täcker personalen upp för varandra vid korttidsfrånvaro. Kommunen har få timvikarier på sina äldreboenden. Det har skapat ökad trygghet och minskad stress för både boende och personal.
Personalen på Sjötäppan har flyt. Det heter så, de timmarna i schemat som är till för att täcka upp för frånvaro – ”flyt”. Det innebär att 20 procent av arbetstiden är tillgänglig för att använda när någon kollega är frånvarande.
– Det minskar stressen. Med många korttidsvikarier blir det stressigare för de ordinarie. Då får de ta på sig ett extra ansvar för att hjälpa vikarien med introduktion och rutiner, säger verksamhetschefen på Sjötäppan, Katarina Centerdal.
Det är upp till varje verksamhet hur mycket man ska bemanna upp, men tumregeln är tjugo procent för korttidsfrånvaro. För annan frånvaro som semester, utbildning eller planeringsdagar, tar hon in vikarier på minst fem veckor.
Sju procent timvikariat
Bara omkring sju procent av den totala andelen arbetade timmar inom omsorgen i Nacka är timvikariat. Det visar en undersökning som SVT nyligen gjort av en och samma månad under tre olika år. Det är inte ovanligt att den siffran i andra kommuner ligger omkring 30 procent.
– Under pandemin 2020 låg vi som lägst på tre procent. Men då tog vi verkligen i, berättar Elias Roos, verksamhetschef för Stab kompetensförsörjning.
I botten ligger ett lokalt avtal från 2010 som säger att personalen har rätt till heltid, ska få välja sysselsättningsgrad en gång om året, och att verksamheterna ska ha tillräckligt mycket ordinarie personal för att täcka upp för frånvaro.
– Vi har en uttalad målsättning att timvikarieanvändningen ska bli mindre. Det handlar inte om att dra in på timmar, utan om att ha ett långsiktigt tänk i vår personalplanering där vi strävar efter kontinuitet. Vikarier behövs alltid, men vi arbetar främst med månadsanställningar, förklarar han.
Stöttar med rekrytering
Navet för bemanningen är staben för kompetensförsörjning. 2010 var den en bemanningsenhet där timvikarierna samordnades. Under åren har den utvecklats till en kompetensförsörjningsenhet, som stöttar kommunens verksamheter med rekrytering. Inom vård och omsorg sköter staben även bemanningen.
– Att få arbeta med vana kollegor som kan verksamheten gör att medarbetarna trivs. Vi får bättre arbetsmiljö, lägre personalomsättning och förhoppningsvis lägre sjuktal. Men det innebär också att vi får mer tid att utveckla verksamheten, och att vi blir attraktiva som arbetsgivare. Vi ser många fördelar.
Att få arbeta med vana kollegor gör att medarbetarna trivs.
Elias Roos anser att erfarenheterna under pandemin har gett ett kvitto på att det är värdefullt att täcka upp med ordinarie personal.
– Förra året behövde vi begränsa den interna rörligheten ännu mer, för att minska risken för smitta. Jag upplever att värdet och nyttan av att vi har tillräckligt med personal verksamheter har blivit tydligare för alla i organisationen.
Får en tryggare verksamhet
Sjötäppans seniorcenter är den verksamhet som har kommit längst i arbetet med att ha tillräckligt mycket personal för att klara frånvaro. Här finns 62 boende och omkring 70 anställda, inom vård, omsorg, kök och vaktmästeri. Katarina Centerdal har varit verksamhetschef här i fyra år.
Hon håller med Elias Roos. Under pandemins smittotoppar var det tufft för personalen, men det faktum att man fick arbeta med personer man känner gjorde situationen betydligt lättare att hantera.
– Vi får en tryggare verksamhet. Det är tufft för personalen att arbeta med ständigt nya timvikarier, eftersom de är ovana och inte känner kunderna. Mycket tid går åt till att introducera.
Systemet bygger på delaktighet. Enligt Katarina Centerdal är alla i personalen väldigt angelägna om att det ska fungera, och samarbetar bra för att täcka luckor som uppstår.
– Personalen lägger själva ut 80 procent av sin arbetstid i ett tolvveckorsschema. Sen korrigerar personal och bemannar schemat innan chefen fastställer det. 20 procent är ”flyt”. De timmarna lägger medarbetarna ut i en annan mapp, och när någon är sjuk tar vi från dem, berättar hon.
Kan få jobba på annan enhet
Under flytet kan medarbetare bli bokade på sin egen enhet eller något av de fyra kommunala äldreboenden som har gemensamma rutiner för bemanning. Den som inte blir bokad är hemma, men får ändå tillgodoräkna sig tiden i flytet som arbetad tid. Nu händer det sällan – flytet brukar som regel gå åt.
– Vi behöver ha koll från dag till dag. Samtlig personal är med på morgonmöte då vi går igenom hur dagen ser ut. Ibland har många sjukanmält sig. Om inte ”flyten” räcker till löser vi det tillsammans, vi fördelar om resurserna.
Om det behövs så går en förfrågan om vikarier ut, men ofta klarar personalen det genom att samarbeta och prioritera.
– Vår personal är väldigt bra på det, konstaterar hon.
Asmahan Ahmed Saeed är skyddombud på Sjötäppan. Hon påpekar liksom Katarina Centerdal att inget system är heltäckande, men att personalen kommer långt med att hjälpas åt.
Vi har en tydlig prioriteringslista.
– Det händer ibland att vi inte lyckas fylla luckor. Den som har symtom måste stanna hemma, så det är oftare kortidssjukfrånvaro nu. Det är klart att det kan bli stressigt sådana dagar, men vi har en tydlig prioriteringslista att gå efter när bemanningen inte är tillräcklig.
Känner sig lugnare
Fördelarna hon ser är trygghet. Kunderna får se samma ansikten hela tiden och som personal råkar hon aldrig ut för att vara en av få ordinarie på arbetsplatsen.
– Jag känner mig lugnare när vi bara har ordinarie personal som känner kunderna, och som känner rutinerna. Jag behöver inte ta för mycket ansvar, jag slipper hjälpa, vägleda och visa samtidigt som jag sköter mitt jobb. Det är en trygghet för mig.
En lärdom på Sjötäppan är att det inte är farligt att ha för mycket personal. I början var det lite ovant, och grundbemanningen ökades successivt från en lägre nivå för att komma fram till dagens läge.
– Mellan femton och och tjugo procents flyt är en bra nivå. Sen ser sjukfrånvaron ungefär likadan ut år från år. Vi vet var pucklarna finns och planerar för det – nu kommer vabbruari. Då kan vi lägga oss på tjugofem procent ”flyt”.