Riktlinjer som ska följas och uppdrag som ska redovisas – för många kommunala chefer ger expertfunktioner som HR, ekonomi och kommunikation bara ytterligare arbetsuppgifter. Hur kan expertfunktionerna istället bli ett stöd för cheferna? Det har en grupp forskare undersökt.
Kommunala chefer har många olika arbetsuppgifter och behöver stöd i sitt arbete från experter inom bland annat HR, ekonomi och kommunikation.
Men yrkesrollerna för linjechefer och expertfunktioner har förändrats i offentlig sektor. I många kommuner brottas man med en otydlig ansvarsfördelning mellan rollerna.
Det har en grupp forskare tittat närmare på. De har intervjuat linjechefer och experter inom stödfunktioner som HR, ekonomi och kommunikation. En annan grupp har fått svara på enkäter. Totalt åtta kommuner har ingått i den delen av studien. Forskarna har också använt sig av data från egen tidigare forskning om arbetsvillkoren för kommunala chefer.
– Vi har tittat på hur linjecheferna uppfattar experterna i förhållande till sig själva. Och på hur experterna uppfattar sig själva i förhållande till varandra och till linjecheferna.
Det berättar Anna Cregård, docent i företagsekonomi. Hon har gjort studien tillsammans med Tina Forsberg, filosofie doktor i sociologi, och Erik Berntson, docent i psykologi.
Mer konkret stöd tidigare
Tidigare var experterna ett mer konkret stöd för cheferna. De servade med system och administrativt stöd av olika slag för att få vardagen att flyta för cheferna. Då satt många av stödfunktionerna ute på de arbetsplatser där cheferna befann sig.
Experterna på HR, IT, ekonomi och annan administration hade ingen egen agenda. Men med New Public Management, nya styrsystem och krav på mer slimmade organisationer förändrades experternas roll.
– Nu sitter stödfunktionerna ofta centralt och arbetar strategiskt med att utveckla stöd på en mer abstrakt nivå. Stödet består av till exempel policyer, checklistor och interna webbplatser med övergripande råd, säger Anna Cregård.
För lite tid till kärnverksamheten
Cheferna hade många tankar om det här i de intervjuer som forskarna gjorde. De tyckte det var ”för många datasystem att knappa runt i”, och för mycket ”rutor och matriser”. Cheferna tyckte att de hade för lite tid för kärnverksamheten och att för mycket tid måste läggas på arbetsuppgifter som egentligen borde göras av till exempel vaktmästare, städare eller IT-experter.
För mycket rutor och matriser
Cheferna tyckte också att stödfunktionernas experter drog åt olika håll och inte alltid var samspelta i vad de ville att linjecheferna skulle göra. Dessutom drog de gränser gentemot cheferna: ”Det där gör inte vi” eller ”Det finns en instruktion på hemsidan om det” eller ”Nej, så får man inte göra för det har vi en policy emot”.
Otydligt mandat för experterna
Experterna å sin sida tyckte bland annat att deras mandat var otydligt. De hade ibland svårt att få linjecheferna att göra det de bad dem om.
”Cheferna har väldigt många saker på sin agenda och behöver drivas på för att de ska fokusera på experternas frågor – ofta gör de sånt med vänsterhanden.”
Men experterna inom stödfunktionerna kunde också känna sig stressade av linjecheferna. Cheferna hade för stora förväntningar på att få stöd, menade de.
– Experterna har krav på sig att göra allt professionellt. Samtidigt ska de vara ett stöd i vardagen för att hantera allt från GDPR till olika IT-system, säger Anna Cregård.
Experterna ser som sin uppgift att utveckla sin egen men också chefernas verksamhet mer strategiskt. Problemet är att ingen finns kvar som kan göra den där vardagsadministrationen.
– Ingen vill registrera sjukfrånvaro, planera bemanning, attestera fakturor, säger Anna Cregård.
Börjat prata med varandra
Men kanske har pendeln börjat svänga tillbaka igen, menar hon. I studien såg forskarna flera exempel på kommuner där chefer och experter hade börjat prata med varandra om sina roller och om hur de kan samarbeta bättre.
– En chef berättade att plötsligt var det bara stödfunktionernas frågor som stod på agendan vid personalmötena. Chefen och medarbetarna hade ingen tid för att prata om den egna kärnverksamheten. ”Men det blev ju tokigt” sa faktiskt personalchefen då.
Plötsligt var det bara stödfunktionernas frågor på agendan
Där hade experterna på stödfunktionerna börjat fråga cheferna vad de behövde hjälp med. Det var kommunens ledningsgrupp som gav stödfunktionerna det uppdraget.
Det handlar om att skapa ett samspel mellan cheferna och experterna som arbetar på kommunernas stödfunktioner, menar Anna Cregård. Hur kan man då förbättra det samspelet? Forskarna listar ett par faktorer:
- Ett öppet bemötande och dialog mellan de anställda i de olika funktionerna
- Att båda parter tar ansvar för både det strategiska och det vardagliga administrerandet
- En tydlig formell ansvarsfördelning
Studien är inte klar ännu. Forskarna kommer också att analysera sitt material utifrån ett genusperspektiv – hur påverkas samspelet mellan chefer och experterna på stödfunktionerna av om det är mest kvinnor eller män i verksamheterna. Den analysen blir färdig hösten 2019.
